Vad är skillnaden på privat och offentlig upphandling?
I grunden bygger offentlig sektors inköp och upphandlingar på användning av allmänhetens pengar, främst skatteintäkter. Således är upphandlingar som utförs av myndigheter och andra skattefinansierade verksamheter mer noggrant reglerade. Inte minst när det gäller sådant som anbudsunderlag, annonsering, utvärdering och tilldelning av kontrakt. Till exempel:
Om ett privat företag har goda erfarenheter av en tidigare leverantör kan de helt enkelt välja att vända sig till samma leverantör igen, En myndighet å andra sidan måste alltid förhålla sig till upphandlingslagarna.
Offentliga upphandlingar regleras av upphandlingslagar - som kan vara till din fördel
Det finns fyra olika lagar som reglerar offentliga upphandlingar. Den vanligast förekommande av de fyra är LOU. Vidare finns LUF, LUK och LUFS. Synonymt för de fyra är att de bygger på de fem upphandlingsprinciperna. - som må låta krångligt, men som du kan vända till din fördel.
En av de fem upphandlingsprinciperna säger nämligen att en upphandling ska präglas av förutsägbarhet och transparens. Det innebär att att alla offentliga upphandlingar också är offentliga handlingar - så det finns gott om data att tillgå för den som önskar ge sig in på marknaden.
Reglerna är dessutom så pass viktiga att efterleva att en upphandling som inte följer lagarna kan avbrytas av domstol. Vidare kan ingångna avtal ogiltigförklaras, och myndigheten kan tvingas att betala skadestånd.
Är inköp och upphandling samma sak?
Ibland används begreppen inköp och upphandling synonymt. Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket skiljer på begreppen genom att offentliga inköp innebär just inköp av varor och tjänster, medan offentlig upphandling är de åtgärder som en myndighet vidtar i syfte att anskaffa dessa varor och tjänster.
Anbuden utvärderas
På upphandlingar som företag fått lämna anbud på så prövar myndigheten inkomna anbud för att hitta bästa möjliga leverantör. Det innebär att myndigheten kontrollerar att anbudsgivarna har uppfyllt ställda krav, besvarat alla frågor och lämnat in efterfrågade dokument. Anbuden utvärderas också utifrån de kriterier som har angetts i förfrågningsunderlaget. Myndigheten kan välja att anta ett eller flera av anbuden. Den får dock inte skriva kontrakt förrän tidigast tio dagar efter att alla anbudsgivare har fått ta del av myndighetens så kallade tilldelningsbeslut.
Detta beslut innehåller bland annat information om vem eller vilka som har fått kontrakt och varför. Det ska också berätta vad den upphandlande myndigheten har tagit hänsyn till och under vilken period som avtal inte får ingås, den så kallade avtalsspärren.
Förlorande anbudsgivare har rätt att begära en motivering från myndigheten, och den som är missnöjd med beslutet kan välja att begära överprövning i domstol. Om en sådan blir aktuell förlängs tidsfristen tills ärendet av avgjort. Värt att notera är att i och med att tilldelningsbeslutet skickas ut hävs sekretessen för inkomna anbud.
Upphandlingsförfaranden - Olika typer av upphandlingar
Det finns olika former av upphandlingar. Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdet kan den upphandlande myndigheten eller enheten välja mellan ett öppet och ett selektivt förfarande. Under vissa villkor är även förhandlat förfarande med föregående annonsering, konkurrenspräglad dialog och förhandlat förfarande utan föregående annonsering möjliga alternativ.
För värden som understiger tröskelvärdena kan följande upphandlingsförfaranden vara aktuella för myndigheten eller enheten, beroende på förutsättningarna och vad det är som ska upphandlas: förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog samt i vissa fall även direktupphandling.
Den vanligaste typen av upphandling över det så kallade tröskelvärdet är ett öppet förfarande, som innebär att alla leverantörer är välkomna att lämna anbud. Då annonserar upphandlande myndighet ut uppdraget i ett upphandlingsverktyg, som då plockas upp av till exempel Mercell Opic - Sveriges största upphandlingsdatabas.
Till en sådan annons hör ett så kallat upphandlingsdokument, eller förfrågningsunderlag, som beskriver vad myndigheten vill köpa. Av detta dokument ska också framgå vilka krav som ställs på leverantören och på den efterfrågade varan, tjänsten eller entreprenaden. De anbud som lämnas in måste vara skriftliga, och myndigheten får inte acceptera anbud som inte lever upp till kraven och villkoren i underlaget. Någon förhandling får inte genomföras.
Leverantören är bunden av sitt anbud under hela anbudstiden, och möjligheterna att komplettera ett inlämnat anbud är ytterst begränsade. Däremot kan myndigheten i efterhand välja att begära in förtydliganden eller kompletteringar.
Upphandling på engelska
Procurement, Public procurement
