Upphandlingslagarna
Varje år köper den svenska offentliga sektorn varor och tjänster för minst 800 miljarder kronor. Den stora skillnaden mot inköpsprocesser inom den privata sektorn är att upphandlingar som utförs av myndigheter och andra skattefinansierade verksamheter är noggrant reglerade. Inte minst när det gäller sådant som anbudsunderlag, annonsering, utvärdering och tilldelning av kontrakt.
Värdet av upphandlingen avgör om myndigheten eller enheten kan direktupphandla varorna och tjänsterna eller om den behöver annonsera i hela EU eller bara i Sverige. Det finns tröskelvärden som anger när upphandlingen ska annonseras i EU.
Om myndigheten inte följer upphandlingsreglerna kan upphandlingen avbrytas av domstol. Ingångna avtal kan ogiltigförklaras, och myndigheten kan tvingas att betala skadestånd.
Upphandlingsförfaranden
Det finns olika former av upphandlingar. Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdet kan den upphandlande myndigheten eller enheten välja mellan ett öppet och ett selektivt förfarande. Under vissa villkor är även förhandlat förfarande med föregående annonsering, konkurrenspräglad dialog och förhandlat förfarande utan föregående annonsering möjliga alternativ.
För värden som understiger tröskelvärdena kan följande upphandlingsförfaranden vara aktuella för myndigheten eller enheten, beroende på förutsättningarna och vad det är som ska upphandlas: förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog samt i vissa fall även direktupphandling.
Den vanligaste typen av upphandling över det så kallade tröskelvärdet är ett öppet förfarande, som innebär att alla leverantörer är välkomna att lämna anbud. Det går till så att myndigheten annonserar ut uppdraget på Visma Opic, som är Sveriges största upphandlingsdatabas, eller någon annan sajt eller databas.
Till en sådan annons hör ett så kallat upphandlingsdokument, eller förfrågningsunderlag, som beskriver vad myndigheten vill köpa. Av detta dokument ska också framgå vilka krav som ställs på leverantören och på den efterfrågade varan, tjänsten eller entreprenaden. De anbud som lämnas in måste vara skriftliga, och myndigheten får inte acceptera anbud som inte lever upp till kraven och villkoren i underlaget. Någon förhandling får inte genomföras.
Leverantören är bunden av sitt anbud under hela anbudstiden, och möjligheterna att komplettera ett inlämnat anbud är ytterst begränsade. Däremot kan myndigheten i efterhand välja att begära in förtydliganden eller kompletteringar.
Anbuden utvärderas
Efter anbudstidens utgång prövar myndigheten inkomna anbud. Det innebär att myndigheten kontrollerar att anbudsgivarna har uppfyllt ställda krav, besvarat alla frågor och lämnat in efterfrågade dokument. Anbuden utvärderas också utifrån de kriterier som har angetts i förfrågningsunderlaget. Myndigheten kan välja att anta ett eller flera av anbuden. Den får dock inte skriva kontrakt förrän tidigast tio dagar efter att alla anbudsgivare har fått ta del av myndighetens så kallade tilldelningsbeslut.
Detta beslut innehåller bland annat information om vem eller vilka som har fått kontrakt och varför. Det ska också berätta vad den upphandlande myndigheten har tagit hänsyn till och under vilken period som avtal inte får ingås, den så kallade avtalsspärren.
Förlorande anbudsgivare har rätt att begära en motivering från myndigheten, och den som är missnöjd med beslutet kan välja att begära överprövning i domstol. Om en sådan blir aktuell förlängs tidsfristen tills ärendet av avgjort. Värt att notera är att i och med att tilldelningsbeslutet skickas ut hävs sekretessen för inkomna anbud.
Upphandling på engelska
Procurement, Public procurement
