Så tycker experterna i heta upphandlingsfrågorna
Under årets Mercell LIVE introducerades en ny, spännande programpunkt: LIVE Battles! Där möttes två debattörer, en från inköparsidan och en från företagssidan, för att diskutera tre heta upphandlingsämnen inför publik. Här har vi sammanfattat dessa viktiga frågor – och vad som debatterades.
Är det säljarens eller köparens ansvar att driva en dialog?
Debattörer: Magnus Johansson, Företagarna och Ann-Heléne Klasson, Falkenbergs kommun
Magnus Johansson menar att offentlig upphandling fungerar som en trestegsraket. I det första steget är det inköparens uppgift att starta en dialog, när det är dags att undersöka vad som har hänt på marknaden sedan det tidigare avtalet skrevs. I det andra steget, när upphandlingen annonseras, är det företagens ansvar att initiera en dialog genom att ställa frågor om upphandlingen. I det tredje steget måste båda parter ta ansvar för att driva dialogen.
– Då handlar dialogen om att båda tar ansvar för att man får det man betalar för och för att man håller sig inom avtalets ramar, säger Magnus.
Ann-Heléne håller till stora delar med i Magnus resonemang, men hon påpekar att även om det är inköparens ansvar att prata med marknaden inför en upphandling är det ofta omöjligt att ha vetskap om alla aktörer som finns tillgängliga.
– Anbudsfasen är också ganska begränsad, men jag hoppas att den kan utvecklas. Jag upplever att upphandlingar blir mer och mer tillgängliga, och det är leverantörens ansvar att ta tillfället i akt och gå på seminarium och sådant som anordnas, säger Ann-Heléne.
På det svarar Magnus att det är självklart att leverantörer har ett eget ansvar i att driva dialogen.
– Om man vill göra affärer finns det massor av verktyg att ta hjälp av, konstaterar han.
Vad krävs för att nå social hållbarhet i inköp och upphandling?
Debattörer: Christina Ridderström, Samhall och Ida Larsson, HBV
För Christina och Samhall är reserverade kontrakt en upphandlingsform som fungerar bra för att nå social hållbarhet i inköp. Det innebär att vissa leverantörer får en positiv särbehandling och kan bland annat användas för att stödja integration av personer med funktionsnedsättning.
– Ett annat sätt är att jobba med partnerskap, säger Christina.
Ida håller med om att det finns flera sätt att gå till väga för att nå social hållbarhet. Hon menar att det krävs att den upphandlande myndigheten sätter upp tydliga utvärderingskriterier för avtalet.
– Kraven på samarbetet behöver vara tydliga och då måste man välja ut vilka delar man ska fokusera på. Att börja arbeta med social hållbarhet kan börja smått med ett avtal och sedan öka i omfång.
Christina avslutar med ett tips till inköpare:
– Bjud in lokala leverantörer och ta en dialog om vilka behov de fyller. Forma sedan upphandlingskraven på ett sätt som gynnar dem.
Kommer AI att förbättra eller försämra den offentliga affären?
Debattörer: Magnus Nilsson, Peak Procurement och Jimmy Carnelind, MAQS Advokatbyrå
För att ge en bild av hur ett samarbete med AI kan se ut målade Magnus och Jimmy upp ett scenario där anbudsgivaren tar hjälp av Chat GPT för att skriva ett anbud, och därefter tar leverantören hjälp av Chat GPT för att skriva en beskrivning baserat på nyckelorden. Efter en period märker man att leverantören inte riktigt lever upp till kraven.
– Det här är ett scenario som händer redan idag. Som leverantör måste vi förutsätta att alla våra konkurrenter kommer att använda sig av AI och där finns ett problem. Hur ska myndigheten kunna se vad som är genuint? säger Jimmy.
Enligt Magnus kan problemet stävjas av att upphandlaren gör mycket research själv för att skriva en upphandling som är förankrad i verkligheten.
– Ju mer jag som upphandlare kan desto mindre kan anbudsgivaren lura mig med hjälp av AI, säger Magnus och tillägger:
– En upphandling kan också vara mer än ett papper och med inslag som intervju blir det enklare att se sanningen.
LIVE Battles var ett energifyllt inslag i den fullspäckade agendan under Mercell LIVE. Argumenten duggade tätt från debattörerna och publiken ställde också flertalet frågor som besvarades från scenen.
– Det vore fint att utveckla idén om LIVE Battles och ta den till nästa nivå på kommandekommade Mercell LIVE, konstaterar Fredrik Kristiansson, Group Director på Mercell Commerce.
Sälj rätt till offentlig sektor
Nu bjuder vi på en digital kurs för dig som är Opic-kund och som vill göra affärer med Sveriges största marknad. Målet med kursen är att ge dig tillräckligt med kunskap för att ta första steget mot att lämna anbud till offentlig sektor.