Hylte kommun inbjuder er att lämna offert på direktupphandlingen av kassasystem.
Allmän information
Kommunen har idag ett 10-tal olika försäljningsställen med olika förutsättningar och behov. Initialt rör det sig om minst sex kassor med tillhörande kortläsare men kan komma att öka under avtalsperioden. Omsättningen är inte så hög på alla försäljningsställen men förvaltningen ser försäljningen som en viktig service till medborgarna.
Nu söker kommunen efter lätthanterliga och automatiserade kassasystem. Man ska kunna administrera kassorna centralt och kassarapporterna ska finnas tillgängliga.
Kort beskrivning av varan/tjänst
Leverantör ska tillhandahålla ett komplett kassasystem för hantering av kort-, kontant- och swish-betalningar.
Kassasystemet ska vara webbaserat och fungera på kommunens datorer alternativt ipads/smartphones.
Det ska vara möjligt för enheter inom kommunen att under avtalets gång kunna ansluta sig till avtalet. Det ska finnas angivet i anbudet vad detta medför för kostnad.
Kassasystemet ska vara kompatibelt med kommunens redovisningssystem Visma RoR och det ska finnas möjlighet att överblicka och administrera alla transaktioner från kommunens centrala ekonomiavdelning.
Kassasystemet kommer ingå i kommunens gemensamma IT-nätverk.
Avtalstid
Avtalets planerade avtalstid är tre (3) år. UM har möjlighet att säga upp avtalet, utan specifik orsak, med en uppsägningstid av sex (6) månader. Avtalet löper dock minst under ett (1) år.
Vid den planerade avtalstidens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet gäller från det att det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med planerad avtalsstart. Leverantören ska skriftligen bekräfta att uppsägningen är mottagen.
Obligatoriska krav på varan:
1. I anbudet ska det ingå ett kassasystem som ska kunna ta emot swish, kontant -och kortköp samt hantera återköp. Felslag och återköp ska kunna åtgärdas av personal på plats.
2. Fysiska kvitton ska kunna skrivas ut via kvittoskrivare. Även digitala kvitton ska kunna erbjudas.
3. Kassasystemet ska vara enkelt och användarvänligt. Leverantör ska tillhandahålla lättbegripliga manualer på svenska. Leverantör ska erbjuda svenskspråkig support.
4. Kassasystemet ska ge möjlighet till enkla redovisningsrutiner inom verksamheten. Dvs. rapporter som uppfyller Skatteverkets redovisningskrav ska enkelt kunna tas fram för såväl var dag, vecka, månad som år. Kassasystemet ska kunna hantera/redovisa olika kategorier av varugrupper med olika momssatser. Kassasystemet ska kunna redovisa intäkter på olika kostnadsställen inom verksamheten.
5. Systemet ska automatiskt kunna leverera en bokföringsfil med sju koddelar i RoR-format som kan integreras med vårt ekonomisystem Visma Enterprise.
6. I anbudet ska det ingå obegränsat antal personliga användare som alla ska kunna använda kassasystemet samtidigt.
Krav på leverantör
Hylte kommun ska få kassasystemet levererat och installerat av leverantören. Den första installationen skall vara klar senast 2024-09-30 och resterande kassor innan januari 2025. Kassasystemet ska testköras av leverantör innan det tas i bruk. I samband med att försäljningsställen fått systemet installerat ska användare fått en enklare utbildning och instruktioner för att kunna ta systemet i bruk.
Efter införandet av kassasystemet ska leverantören kunna tillhandahålla service veckodagar ska leverantör kunna nås via telefon, chatt eller mail för support vid problem. Vid problem med utrustning ska servicetekniker vid behov kunna vara på plats inom 24 timmar.
Leverantör ska i anbud, på ett tydligt och specificerat sätt, redovisa för kostnader och utgifter för hård- och mjukvara, support, licens samt övriga kostnader och utgifter som kan uppkomma i samband med användandet av Leverantörens kassasystem. Leverantör ska inneha, och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta ska framgå av anbudet som ska innehålla en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget.
Leverantör ska på begäran kunna bistå med ett informationsmöte gällande produkten och dess funktioner innan offerten ska vara oss tillhanda.
Leverantören skall kunna skicka en faktura per kassasystem med specifik referens.
Leveranstid:
Påbörjas löpande efter avtalets tecknande, genomfört och godkänt innan 2025.
Pris:
Vi vill både ha pris på installation/implementering samt pris per enhet (kassa respektive kortläsare).
OBS ange pris för en kassa med kortläsare i rutan för pris och bifoga offert med resterande priser.
Anges i SEK exklusive moms.
Frågor och svar
Sista dagen för frågor och svar är 2024-05-15
Alla frågor och svar ska ställas/lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.
Sista dag för att lämna offert
Offerten ska vara oss tillhanda senast 2024-05-22
Offerten lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.
Offertens giltighet
Offerten ska vara giltigt i tre månader från dag för sista anbudsdag.
Upphandlande myndighet
Hylte kommun (org.nr. 212000-1207). Den upphandlande myndigheten benämns "beställaren" i detta underlag.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.
Offertprövning
Utvärderingsgrund bästa förhållandet mellan pris och kvalitet:
Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda.
Val av leverantör sker genom en helhetsbedömning av pris och kvalitet som är kopplat till tidigare genomförda uppdrag av liknade art där erfarenhet och kvalitet är avgörande.
Krav på registreringar mm
Offertlämnare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.
Kommunen inhämtar och bedömer offertlämnarens kreditvärdighet med hjälp av Betalkontroll. Offertlämnaren ska inneha en riskklass/rating motsvarande minst rating 40 enligt Creditsafe.
Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Offertlämnare ska inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta ska framgå i en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget och kan begäras på anmodan.
Offertlämnare ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag. Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren. Detta kan komma att begäras in på anmodan.
Avtal
Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan beställaren och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.
Genom att lämna anbud i denna upphandling godkänner man även villkoren i Bilaga 1. Avtalsvillkor, som är avtalet som ska undertecknas vid avtalsskrivning.
Uppförandekod
Hylte kommun lägger stor vikt vid social och etisk hänsyn.
Därför har kommunen som krav att följande krav ska uppfyllas för att få bli leverantör till Hylte kommun
- Arbets- och anställningsvillkor ska vara i enlighet med svenska kollektivavtal.
- Leverantören ska ge lika lön för lika arbete, gäller så väl kön som etnicitet.
- Ingen diskriminering får förekomma, varken vid rekrytering eller arbetsuppgifter.
- Arbetstagare ska ha rätt att gå med i föreningar så som t.ex. fackliga förbund (föreningsfrihet).
- Leverantören ska arbeta enligt ILO:s kärnkonventioner gällande socialt och etiskt ansvarstagande.
- Leverantören ska arbeta enligt FN:s Global Compact grundprinciper gällande mänskliga rättigheter och arbetsrätt.
- Leverantören ska erbjuda praktik eller traineeplats till personer som står långt ifrån arbetsmarknaden.
Genom att lämna offert i denna direktupphandling accepterar samtidigt offerlämnaren att samtliga krav enligt uppförandekoden efterlevs under hela avtalstiden.
9 dagar kvar (2024-05-22)
Direktupphandling
2024-04-18
Direktupphandling
Hallands län
2024 KS0167
Genom att logga in i Opic får du tillgång till den kompletta annonsen. Har du inte ett konto kan du enkelt skapa ett gratis gästkonto.
Missa inga affärer inom offentlig sektor med Opic Upphandlingskoll: