Upphandlare och beställare

I alla vardagliga situationer finns det mängder av relationer. En del betyder lite mer och alla har en viktig funktion för att allt ska fungera.

När man upphandlar är det lika viktigt att ha en god relation till beställarna som det är viktigt att vara tydlig med vad som förväntas av alla berörda parter. En tydlig processkarta är A och O i samarbetet. Kan du dessutom utläsa ansvarsfördelningen är du på god väg. Många utav oss upphandlande myndigheter har tagit fram upphandlingsprocesser som vi arbetar efter och det är då lätt att kunna visa för beställarna vilka uppgifter som är deras samt vad vi upphandlare tillhandahåller i upphandlingen.

I min organisation arbetar jag riktat mot en förvaltning och detta innebär att jag ofta träffar samma beställare fast i olika projekt. Något som i sin tur gör att jag lär känna de ansvariga beställarna, och för varje upphandling vi gör gemensamt lär vi oss lite mer om hur varje part vill jobba och vad vi vill stäva efter. För att det ska bli en bra upphandling förväntas många saker av alla parter, vi behöver sträva mot samma mål och ha en gemensam bild av att vi gör jobbet tillsammans för att det ska ge ett bra resultat och goda affärerna för samtliga berörda parter.

Som upphandlare märker jag att jag ofta hamnar som spindeln i nätet, den som håller i många trådar på samma gång och som samtidigt ska få allt att hålla ihop. Men samtidigt krävs det att alla parter är med på sina delar.

Jag har en önskan om att beställarna redan kopplar in mig när de inser att de har ett behov, inte efter att de redan gjort hela upphandlingsdokumentet. Jag vill att vi gör en marknadsundersökning gemensamt och kommer fram till vad det faktiskt är vi behöver, det är inte alltid säkert att vi kommer fram till samma resultat som vi trodde från början. För inte ens i de bästa världar kan jag som upphandlare göra ett bra upphandlingsdokument själv, jag vet väldigt lite om behovet och kan därför inte ställa de rätta kraven. Det är upp till mina beställare att ta fram kraven och jag frågar sedan om motiveringen till varför de valt dem. Precis som det är upp till mig att kunna lagen och rekommendera dem hur vi ska göra med de delarna.

Många beställare väljer att fokusera mer och mer på kvalitet i utvärderingen. Det är därför viktigt att man ser att beställarna är med i själva utvärderingsarbetet och mer och mer ofta ser vi utvärderingar som kräver att beställarna är delaktiga. Det är modeller där beställarna ska sitta med i utvärderingsgrupper och även vid anbudspresentationer. En utvärdering av lägsta pris kan man som upphandlare klara av själv.

När vi väl har ett avtal på plats är det av största vikt att vi har en dialog med varandra och inte bara vid eventuella problem. Att följa upp avtalen kräver att vi tittar från alla infallsvinklar. Avtalsuppföljningen hjälper oss inte bara under nuvarande avtal utan inför framtiden när vi ska upphandla på nytt och vi kan ta med oss den kunskapen.

Det är viktigt att man ser både beställarens och upphandlarens kompetens och knyter samman det för om vi arbetar tillsammans blir det de goda affärerna som vi alla strävar efter och inte bara ett inköp.

Ett tips: Dialog. Man får prata med upphandlaren!

Sara Mårtensson

Upphandlare Ystads Kommun