TGIF – från en upphandlares perspektiv

Jag vill inte vara dryg och påstå att jag inte uppskattar fredagar, men i min roll som upphandlare går veckorna för snabbt för att jag ska hinna längta till helgen.

En upphandlare kan ha många olika projekt igång samtidigt. Projekt som, oftast, befinner sig i helt olika faser i upphandlingsprocessen. Beroende på i vilken fas projektet är utförs olika aktiviteter. Det är viktigt att kunna hantera flera saker samtidigt mellan de olika projekten och samtidigt brinna för att driva dessa framåt. Den goda affären ska alltid vara i fokus.

En vanlig dag på min arbetsplats är inte så glamorös som en kan tro. Förmiddagen består oftast av att svara på mejl. Mejl från leverantörer som exempelvis aviserar prisjusteringar eller aviserar att ett antal produkter utgår från det upphandlade sortimentet och erbjuder därför ersättningsprodukter. Många gånger handlar det om ärenden som jag själv inte kan ta ställning till utan får skicka vidare till våra interna beställare och de i sin tur får ta beslut om att ersättningsprodukter är likvärdiga med utgående eller ej. Inkorgen består dock mestadels av meddelanden från medarbetare inom staden. Frågor som exempelvis; Har vi avtal på denna tjänst/vara? Varför hittar jag inte artikeln jag vill köpa i leverantörens webbshop? Frågor som innebär ett visst detektivarbete för att jag ska kunna återkoppla rätt information. Det känns bra att kunna ge denna service.

Under eftermiddagarna är det oftast möten som gäller. Möten med leverantörer, möten med min enhet (Inköpsenheten i Helsingborgs stad) och möten med referensgrupper (även kallade projektgrupper och avtalsgrupper). Vid mina möten med stadens interna beställare får jag många svar på både mina och leverantörers/potentiella anbudsgivares frågor. Jag brukar därför avsätta några timmar under eftermiddagen för att uppdatera kravspecifikationer, svara på frågor som har kommit in från potentiella anbudsgivare via upphandlingssystemet och besvara de nya mejlen som har landat i min inkorg.

För att kort sammanfatta en upphandlares vardag, eller åtminstone min, går den mestadels ut på att vara spindeln i nätet. Att försöka hjälpa leverantörer komma vidare i deras arbete genom att förmedla de interna beställarnas behov.

 

Petras tips till anbudsgivare!

Påbörja arbetet i tid, läs igenom upphandlingsdokumenten noggrant och våga ställa frågor om någonting känns oklart.

 

 Petra Fernebring

  Upphandlare på Inköpsenheten i Helsingborgs stad