Mattransport 2020

Allmän inbjudan

Ystads kommun inbjuder intresserade leverantörer till anbudsgivning gällande "Mattransport 2020"

Denna direktupphandling ska leda till ett 2 årigt avtal som tecknas med en leverantör. Gränsen för direktupphandling (615 312kr)

måste följas för totalsumman på 2 (två ) år. Anbudsgivning sker enligt villkor i detta underlag.

Ystads kommun, som är juridisk motpart, är fortsättningsvis benämnd upphandlande myndighet/Beställaren och potentiella anbudsgivare är benämnd Anbudsgivare.

Upphandlande myndighet

Ystads kommun

​Nya Rådhuset

271 25 Ystad

Organisationsnummer: 212000-1181

Upphandlingens referensnummer är 20200210

Beställande enhet och avtalstecknare

Beställare och avtalstecknare för avtalet är Kultur och utbildningsförvaltningen.

Detta är ett samarbete mellan 3 förvaltningar, samhällsbyggnadsförvaltningen (fortsättning kallade SAM), kultur och utbildningsförvaltningen (fortsättningen kallad KoU) samt socialförvaltningen (fortsättningen kallad SOC).

Allmän information om upphandlingen

Anbud ska lämnas på transport av mat inom Ystads kommun till enheter som förskolor, skolor, boende och dagcentral enligt en turlista, se bilaga "omfattning samt adressförteckning"  som beskriver leveransplatserna med start, slut samt hålltider. Upphandlingen är indelad i två paket, paket 1 och paket 2, anbud ska lämnas på båda.

Pris ska lämnas per paket: Km kostnad samt pris per stopp. Detta pris gäller även för extra turer som kan tillkomma i de två paketen eller plockas bort.

​Beställarens kontaktperson

Ansvarig under anbudstiden:

Paula Larsson Jarl

Tele nummer :   0709477718

mail adress:       paula.jarl@ystad.se

Upphandlingsavdelningen Ystads kommun  

Sista anbudsdag

Anbudet ska vara oss tillhanda 2020-02-21

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs till via systemet.

​Sista dagen för att ställa frågor är den 2020-02-18

​​Alternativa anbud

Alternativa anbud accepteras ej.

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt i tre (3) månader efter sista anbudsdag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som lämnat det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

​Krav på anbudet

Anbud ska omfatta hela förfrågningsunderlaget. Priset ska vara fast i SEK enligt prisregleringen i de kommersiella villkoren. Anbudet ska vara författat på svenska. Teknisk information och dokumentation som bifogas anbudet ska vara på svenska. När det gäller certifikat/intyg som är på annat språk, ska det finns med ett förklarande dokument på svenska där det framgår vad certifikatet/intyget står för.               

Anbudet ska innehålla dokumentation som styrker att de krav som angivits i kravspecifikationen uppfylls. Observera att anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att förkastas. Likaså kan anbudet förkastas om tjänsten inte uppfyller kraven i kravspecifikationen.               

Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud utan att ersätta kostnad i samband med anbudsgivningen om anbuden inte uppfyller ställda krav eller om upphandlingen skulle resultera i att kostnaderna skulle överstiga budgeterade medel eller om upphandlingen inte ger tillräcklig konkurrens. Upphandlingen kan då komma att avbrytas i sin helhet.

Ersättning för upprättande av anbud

​Ersättning för upprättande av anbud medges ej.

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.​

Teknisk förmåga, kapacitet och yrkeskunnande

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Anbudsgivaren ska ha ekonomisk kapacitet att fullgöra uppdraget under den tid som avtalet gäller. 

Anbudsgivare ska vid anmodan sända in företagets och i förekommande fall moderbolagets senaste balansräkning/årsredovisning inklusive revisionsberättelse.       

Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-,skatte- och avgiftsskyldigheter.                                    

Beställaren samarbetar med Skatteverket och kommer i samband med  kvalificeringsgranskningen att inhämta motsvarande uppgifter enligt blankett SKV 4820    

Anbudsgivaren ska ha en miljöpolicy som ska redovisas i bilaga och namnge en person som ansvara för Anbudsgivarens miljöåtagande.    

Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva företagets driftorganisation och leveransförmåga och personal, detta ska beskrivas i en bilaga

Anbudsgivaren ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag, denna eller dessa ska redovisas i en bilaga.

Angivna referenter ska vara vidtalade och ska kunna besvara på frågor angående Anbudsgivarens tekniska- och yrkesmässiga kapacitet som upphandlingen omfattar.  

Ystads kommun kan utgöra referent. 

Ystads kommun förbehåller sig rätten att kontakta annan referent om så skulle erfordra.

Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de två (2) senaste åren. 

Anbudsgivaren ska inneha erforderliga trafiktillstånd enligt Yrkestrafiklagen (SFS 2012:210) och uppfyller kraven i Yrkestrafikförordningen (YTF SFS 2012:237). Kopia ska skickas in som en bilaga   

Anbud ska innehålla: 

a)   Miljöpolicy med ansvarig person

b)  Beskriva företagets driftorganisation, leveransförmåga och personal         

c)  Ifylld och undertecknad referensblankett.      

d)  Kopia på trafiktillstånd.

e)  Prisbilaga   

Anbudsgivaren ska inneha samtliga tillstånd och godkännanden från myndigheter som behövs för att utföra trafikåtagandet. Anbudsgivaren ska svara för att samtliga lagar och förordningar som uppställs av myndigheter, däribland säkerhets-, miljö-, arbetsmiljö- och arbetarskyddskrav, uppfylls. Motsvarande gäller för av Anbudsgivaren anlitad underentreprenör.

Om förändringar i kommunens trafiksäkerhetspolicy resulterar i krav på förändringar av fordon, drivmedel eller annan del av verksamheten under avtalsperioden har parterna rätt att begära förhandling om hur de mer-/mindre kostnader som uppstår ska påverka ersättningsnivå.

Anbudsgivaren kommer att uteslutas om denne är dömd för brott enligt 10kap 1§ LOU och kan komma att uteslutas om man är föremål för omständigheterna under 10kap 2§ LOU.

Kontaktperson

Hos Anbudsgivaren ska det finnas en utsedd person som fungerar som kontaktperson i samtliga frågor som rör uppdraget.

Kravspecifikation

Anbudsgivaren ska följa av Beställaren uppgjorda tidplaner för planeringsarbetet, utan extra ersättning. 

Om Anbudsgivaren förorsakar att transport försenas eller helt uteblir åligger det Anbudsgivaren att i samråd med Beställaren finna en lösning där Anbudsgivaren står för eventuella kostnader.              

Vid brister i fordonets utrustning och skötsel ska, om Beställaren så påtalar, Anbudsgivaren omedelbart vidta åtgärder för att uppfylla gällande krav.                    

Vid allvarliga brister i utförandet, äger Beställaren rätt att förhindra att mattransporten fullföljs. Om ersättningstransport behöver tillkallas, ska denna bekostas av Anbudsgivaren.                

Anbudsgivaren eller dennes ersättare har skyldighet att kostnadsfritt och utan tidsbegränsning delta i uppföljningsmöten som Beställaren kallar till.      

Transporterna ska utföras med tillförlitlighet och tidsanpassning samt på ett trafiksäkert sätt.       

Lastning: Maten ska kunna lastas via lastbrygga och vid markplan, båda varianterna ska kunna utföras. Samtliga fordon ska således ha lift.

Packas: Maten packas i värme/kylskåp med hjul och separata lådor och väskor kan också förkomma.

Hygienkrav: Fordon och/eller containrar som används för transport av livsmedel ska hållas rena och i gott skick för att skydda livsmedlen mot kontaminering och ska när det är nödvändigt vara utformade och konstruerade på ett sådan sätt att erforderlig rengöring och/eller desinficering är möjligt enligt förordning (EG)nr 852/2004, bil 11, kapIV, punkt 1) , se bilaga "kvalitetskrav -hygienkrav"

Om fordon och/eller containrar har används för transport av annat än livsmedel eller för transport av olika livsmedel ska de rengöras grundligt mellan transporterna för att undvika risken för kontaminering enligt förordning  (EG)nr 852/2004, bil 11, kapIV, punkt 5).

När det är nödvändigt ska de fordon och /eller containrar som används för att transportera livsmedel kunna hålla livsmedlen vid rätt temperatur och göra det möjligt att kontrollera att temperaturen hålls enligt förordning  (EG)nr 852/2004, bil 11, kapIV, punkt71).

Högsta temperatur för livsmedel som kräver kylförvaring är +8grader. Detta ska kunna vidmakthållas under hela transporten.

Lägsta temperatur för varmhållning av livsmedel är +60grader. Detta ska vidmakthållas under hela transporten. Fordonen ska ha strömtillförsel så att det går att koppla upp vagnar.

Förstörd leverans på grund av oaktsamhet från Leverantören som medför extra arbete samt eventuella merkostnader för Beställaren ska Anbudsgivaren stå för.

Uppföljning och kontroller

Under avtalstiden avser Beställaren att genomföra uppföljningar för att kontrollera att Leverantören uppfyller sina åtaganden gentemot kunderna och Beställaren. Anbudsgivaren är skyldig att medge inspektion av säkerhet och utrustning i samband med köruppdrag.         

Om Anbudsgivaren inte har utfört tjänsterna enligt avtalet, äger Beställaren rätt att begära ekonomisk kompensation av Anbudsgivaren. Person som utför kontroller/inspektioner ska vara utsedda av Beställaren.         

Beställaren har rätt att:         

- när som helst ta del av dokumentation av fordon, förare och underhåll                 

- i egen regi eller genom anlitande av konsult företa slumpmässiga, oannonserade observationer/kontroller av till exempel kraven på temperatur efterföljs.         

- genom anlitande av konsult genomföra slumpmässiga, oannonserade alkohol- och drogtest bland berörd personal               

Vid brister i fordonets utrustning och skötsel ska, om inspektören så påtalar, Anbudsgivaren omedelbart vidta åtgärder för att uppfylla gällande krav.    

Krav på förare

-Alla förare som berörs av avtalet innehar rätt förarlegitimation för de fordon som används i avtalet.            

-Personalen ska vara behörig och ha erforderlig utbildning.            

-Personalen ska ha ett stort mått av servicekänsla.          

-Mattransporten ska överlämnas och godkännas av Beställarens personal.                      

-I största möjliga mån vidmakthålla kontinuitet hos de förare som kör mattransporten.               

-Förarna bär vårdad klädsel samt ha namnbricka.                      

-Om föraren av någon anledning lämnar förarstolen så ska fordonet stängas och nycklarna tagas med.           

-Beställaren har rätt att begära att förare avstängs från vidare uppdrag, om upprepade påpekande om brister, enligt Beställarens bedömning, i transporternas utförande och/eller i det personliga uppträdandet inte har lett till rättelse. Anbudsgivaren svarar för de arbetsrättsliga konsekvenserna av att en förare avstängs från uppdraget. 

-Förarna ska vara aktsamma med transportgodset, ett exempel är elanslutningar. 

Om det går att påvisa att skadan uppkommit på grund av slarv från Anbudsgivaren så ska ersättning utfalla till Beställaren.

Krav på fordon och drivmedel

Gällande regler för fordon ska följas.

Drivmedel som ska användas enligt beställarens framtida arbete mot fossilbränslefritt är någon av dessa nedan:

100% Fordonsgas

100% El

100%HVO

Försäkringar

Anbudsgivaren är ansvarig för att alla händelser som sker i samband med trafikens utförande.    

Anbudsgivaren ansvar omfattar alla de skador som kan uppkomma gentemot kommunen, egen personal, resenär, andra trafikanter samt tredje man.

Anbudsgivaren ansvarar för direkt skada som orsakats genom fel eller försummelse av anställd personal hos eventuella underleverantörer.    

Anbudsgivaren är skyldig att utöver trafikförsäkring inneha ansvarsförsäkring som täcker skador som orsakats av Leverantören.    

Anbudsgivaren ska ha sitt eget arbete till fyllest försäkrat.    

Anbudsgivaren övertar Beställarens betalningsskyldighet, för de skador som uppkommit till följd av Anbudsgivaren. Ansvarsförsäkring ska inkludera produktansvar för person- och sakskada.  

​Arbetsgivaransvar

Anbudsgivaren är i egenskap av arbetsgivare ansvarig för:

- att gällande lagar, författningar iakttas.

- att anställa, avlöna och säga upp personal.

- att skatter och sociala avgifter inbetalas.

Utvärdering

En helhetsbedömning av inkomna anbud kommer att göras och kommunen kommer att välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. I bedömningen kommer pris, kompetens och erfarenhet att vara viktiga, varför en tydlig beskrivning ska lämnas i anbudet.

Pris

Pris ska lämnas per paket:     

Km kostnad samt pris per stopp.

Detta pris gäller även extra turer som kan tillkomma i de två paketen, se bilaga "omfattning samt adressförteckning".    

Priset ska skrivas in bilagan med summorna uppdelade, km pris samt stopp pris.         

Priset ska innefatta samtliga kostnader för uppdraget. Inga kostnader utöver detta kommer att godkännas.

Totalpriset ska lämnas i systemet

Bilaga med km per paket (rutt) ska lämnas in av Anbudsgivaren.

Sanningsförsäkran uteslutningsgrunder

Genom att skicka en ett anbud försäkras det på heder och samvete att Anbudsgivaren eller dennes ställföreträdare inte är dömd för sådana brott enligt LOU (Lagen (2007:1091) samt Lag (SFS 2010:572) om ändring i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap 1 § som innefattar:        

- deltagande i en kriminell organisation        

- bestickning        

- bedrägeri        

- penningtvätt                 

Om Anbudsgivaren är en juridisk person, gäller ovanstående den som direkt eller indirekt har ett bestämmande inflytande i organisationen.                 

Vidare försäkras att Anbudsgivaren eller dennes ställföreträdare enligt vad som avses i LOU (Lagen (2007:1091) samt Lag (SFS 2010:572) om ändring i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) 10 kap 3 §        

- inte är i konkurs, i likvidation eller under tvångsförvaltning        

- inte är föremål för ackord eller för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande        

- inte har inställt sina betalningar        

- inte är underkastad näringsförbud (gäller ställföreträdare)        

- inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen (gäller ställföreträdare)        

- inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen (gäller ställföreträdare)                 

Om Anbudsgivare eller dennes ställföreträdare inte kan lämna försäkran enligt ovanstående ska en förklaring till detta bifogas.

Om försäkring inte kan lämnas kan detta medföra att anbudet förkastas.