Beställarstöd för administration av stödprojekt för bredbandsutbyggnad

Allmän information

Inbjudan

Ystad Energi AB inbjuder intresserade leverantörer till anbudsgivning gällande Beställarstöd för administration av stödprojekt för bredbandsutbyggnad.

Denna direktupphandling ska leda till ett (1) avtal som tecknas med en (1) leverantör.

Anbudsgivning sker enligt villkor i detta förfrågningsunderlag.

Ystad Energi AB garanterar inga volymer.

Bakgrund

Ystad Energi AB har ansvar för att utveckla tillgången till bredband i Ystads kommun. Ystad Energi AB bygger därför ut och driver ett omfattande fibernät i kommunen. Verksamheten drivs under namnet Öppet Stadsnät i Ystad.

Utbyggnaden på landsbygden möjliggörs med stödmedel från Länsstyrelsen. För administration kring dessa stödprojekt och ansökningar upphandlas nu konsultstöd.

Upphandlande myndighet / Beställare

Ystad Energi AB

Fridhemsgatan 24

271 45  YSTAD

Organisationsnummer 556527-2936

Upphandlingens referensnummer är 2020-03-02 / JF

Avtalsperiod

Avtal tecknas för perioden 2020-06-01- 2024-05-31, fyra (4) år med möjlighet till förlängning i upp till fyra (4) år, två (2) + två (2) år, dock längst till 2028-05-31.

Eventuellt beslut om att inte förlänga befintligt avtal bör träffas senast tre (3) månader före avtalstidens utgång, annars förlängs avtalet skriftligen, till samma villkor, ytterligare en period. Om avtalet inte medger ytterligare förlängning, upphör avtalet automatiskt, utan någon förestående uppsägning.

Om det sker en överprövning eller om upphandlingen av andra skäl blir försenad förskjuts avtalstiden i den omfattning upphandlingen blivit försenad.

Administrativa villkor

Upphandlingsförfarande

Denna upphandling genomförs i enlighet med lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), med tillämpning av upphandlingsformen Direktupphandling.

Elektronisk anbudsgivning

Anbud lämnas via systemet Visma Direktupphandling.

Anbud ska lämnas på hela uppdraget som beskrivs i detta förfrågningsunderlag.

Alternativa anbud och sidoanbud accepteras inte.

Frågor o svar / kompletteringar

Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att beställaren kontaktas via systemet Visma Direktupphandling, så att missförstånd kan undvikas.

Frågor under anbudstiden sker via Frågor- och svar funktionen i systemet Visma Direktupphandling.

Svar på frågor, förtydligande eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att delges anbudslämnarna via systemet Visma Direktupphandling.

Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter har tillkommit för upphandlingen, då publicerade kompletteringar och svar på frågor utgör en del av förfrågningsunderlaget.

Sista dag att lämna anbud / anbudsöppning

Anbud ska vara systemet Visma Direktupphandling tillhanda senast 2020-04-13.

Anbudsöppning kommer att ske preliminärt 2020-04-14.

Anbudets giltighetstid

Leverantören är bunden av sitt anbud i nittio (90) dagar, räknat från sista anbudsdagen, om ingenting annat är överenskommits under upphandlingsprocessen. Anbudets giltighetstid förlängs till att omfatta hela perioden vid en eventuell överprövning.

Språk

Anbudet ska vara på svenska. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla avseende som rör uppdraget och gäller under hela avtalsperioden.

Krav på registrering

Leverantören ska vara registrerad i organisationsregistret (Bolagsverket) samt inneha för organisationsformen lagenlig skattesedel. För utländska företag gäller motsvarande. Leverantören ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget är registrerat i annat land. Leverantör ska vara registrerad för mervärdesskatt, undantaget skattefria verksamheter, samt inneha Fskattebevis.

Ystad Energi AB samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta.

Leverantör ska på begäran kunna uppvisa motsvarande dokumentation.

Ovanstående krav ska upprätthållas under hela avtalsperioden. Om så inte är fallet, äger beställaren rätt att häva avtalet i dess helhet.

Ekonomisk ställning

Anbudsgivaren ska ha ekonomisk ställning som är tillräckligt god och stabil för att säkerställa att uppdraget med rimlig sannolikhet kan genomföras utan risk för störningar pga. ekonomiska problem. Kravet är uppfyllt om anbudsgivaren är kreditvärdig motsvarande en kreditbedömning som visar lägst riskklass 3 hos SYNA. Intyg på finansiell och ekonomisk ställning kontrolleras av beställaren. Intyg kan också efterfrågas av beställaren och ska kunna uppvisas av anbudsgivaren.

Krav på tjänst

Den kompetens och erfarenhet som speciellt efterfrågas är:

​* Upplägg för administration av stödprojekt med hänsyn till del- och slutredovisningar avseende upphandling, avrop, leverantörsfakturahantering.

* Del- och slutredovisningar av stödprojekt.

* Förberedelse för slutbesiktning av stödprojekt.

* Erfarenhet och vana av upphandling av resurser till stödprojekt.

Anbudet ska innehålla CV för den person som är tilltänkt för uppdraget. Av CV ska framgå att personen har relevant utbildning och erfarenhet för uppdraget.

Hänvisning bilaga anbudsformulär.

Anbudet ska innehålla två (2) referensuppdrag , i syfte att påvisa erfarenhet avseende uppdraget.

Referensuppdraget ska ha genomförts av tilltänkt person och vara slutfört under de tre (3) senaste åren räknat från anbudstidens utgång.

​Ystad Energi AB kan utgöra som en av dessa referensuppdrag om ett samarbete funnits/finns enligt de krav som föreligger.

Hänvisning bilaga anbudsformulär.

Beställaren gör en bedömning utifrån lämnade uppgifter, att erfarenhet och kompetens uppfyller de krav som krävs för uppdraget.

Beställaren kan komma att kontrollera lämnade uppgifters riktighet.

Ersättning / pris 

Timpris ska anges i anbudet för uppdraget, sek exklusive mervärdesskatt. Fast pris ska inkludera allt som beskrivs i detta förfrågningsunderlag även

med uppdraget förenade kostnader, såsom resor, restid, semesterersättning, lagstadgade avgifter mm.

Timpriser kan räknas upp med max 2 % vid varje ny förlängning start. Begäran om prisjustering bör vara beställaren tillhanda, skriftligen, senast trettio (30) dagar

innan den träder i kraft för att äga giltighet. Prisjustering ska anges i sek. Retroaktiva prisjusteringar godkänns inte.

Anbudet ska innehålla timpris för den person som är tilltänkt för uppdraget. 

Hänvisning bilaga anbudsformulär.

Utvärdering

En helhetsbedömning av inkomna anbud kommer att göras och Ystad Energi AB kommer att välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. I bedömningen kommer kompetens, erfarenhet och pris vara viktiga. Det är således av väsentlig betydelse att anbudet är slutgiltigt och komplett vid inlämnandet och att leverantören i sitt anbud lämnar lägst pris, sina mest fördelaktiga villkor. 

Obligatoriska  och frivilliga uteslutningsgrunder

Leverantör kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om förhållanden enligt LUF 13 kap. 1-4 § föreligger.

Är leverantören en juridisk person, ska denne uteslutas om en person som ingår i leverantörens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för sådant brott.

Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera leverantören. Ystad Energi AB kommer att begära intyg eller bevis vid grundad misstanke att obligatorisk uteslutningsgrund föreligger.

För att säkerställa att inte oseriösa anbudsgivare deltar i upphandlingen kan beställaren komma att inhämta uppgifter för kontroll av ovanstående avseende den eller de leverantörer som är aktuella för tilldelning.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som lämnat det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt, bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Meddelande om beslut meddelas samtliga anbudsgivare via systemet Visma direktupphandling.

Avslutad upphandling

Avtalshandling undertecknas av behörig företrädare för båda parter.

Beställaren avser att signera avtalet elektroniskt (e-signering).

Signeringen sker med e-legitimation och ett email skickas till leverantören via Visma Addo till den person som är behörig avtalstecknare.