Bokslutsprogram
Västerviks kommun, Västervik
Västerviks kommun direktupphandlar ett bokslutsprogram.
Bokslutsprogrammets främsta uppgift ska vara att digitalisera bokslutsprocessen. Här ingår främst kontoavstämningar och insamling av dokumentation för att styrka posterna.
Värdet på tjänsten är cirka 600 000 kronor.
Inbjudan
Västerviks kommun, nedan kallad Beställaren, genomför en upphandling av bokslutsprogram, och inbjuder härmed anbudsgivare, nedan kallad leverantör, att lämna anbud helt i enlighet med detta förfrågningsunderlag.
Upphandlingen administreras av Upphandlingsenheten i i Västerviks kommun.
Beskrivning av programmet
Bokslutsprogrammets främsta uppgift ska vara att digitalisera bokslutsprocessen. Här ingår främst kontoavstämningar och insamling av dokumentation för att styrka posterna. Bokslutsprogrammet ska på ett enkelt sätt ge en överblick över hela kommunens bokslutsarbete.
Programmet ska även vara det huvudsakliga underlaget för revisorerna att granska materialet som är underlag för årsredovisningen.
Beställarna använder idag Visma Redovisning och reskontra för bokföring.
Krav på programmet
Kraven på programmet. Det:
Ska ha utrymme för minst 25-30 st användare inom Västerviks kommun
Ska ha utrymme för minst tre användare i Förvaltningsbolaget.
Ska finnas möjlighet för externa användare, tex revisorer, att logga in i båda organisationerna..
Ska vara möjligt att fördela uppgifter, huvudsakligen kontoavstämningar, till användarna i programmet.
Ska vara möjligt att ha delat ansvar för ett konto.
Ska vara möjligt att ge olika användare olika typer av behörighet.
Ska finnas funktion för administratör att följa upp färdigställandegrad, exempelvis genom attest eller signatur av kontoansvariga som är färdiga med sin uppgift.
Ska vara möjligt att läsa in saldon från bokföringsprogram, antingen via integration eller via Excel import. Om saldon överförs via Excel ska det vara möjligt att läsa in nya saldon flera gånger per dag när bokföringen uppdateras.
Ska finnas möjlighet att ladda upp specifikationer till alla konton (excel, word och pdf).
Ska finnas möjlighet att ladda upp dokument, utöver kontospecifikationer, i någon form av mappstruktur (excel, word och pdf).
Ska finnas support vardagar.
Lagring av uppgifter ska göras under hela avtalsperioden. Därefter ska leverantören bidra till en enkel och smidig överföring av lagrade uppgifter till eventuell ny leverantör.
Support
Leverantören ska tillhandahålla support, helgfria veckodagar kl 9.00-15.00.
Mervärde för programmet - en del av utvärderingen
Följande är önskemål om vad som bör finnas med i tjänsten för att helt uppfylla beställarens behov:
Bör finnas möjlighet att skicka notiser via mejl från programmet.
Bör vara möjligt att få ut resultat- och balansräkningar.
Bör finnas möjlighet att kopiera uppgifter från tidigare perioder, exempelvis specifikationer till konton eller namn på kontoansvariga.
Leverantören svarar nedan om ni uppfyller önskemålen eller inte.
(2023-02-03)
Direktupphandling
2023-01-24
Direktupphandling
Kalmar län
O-032-2022