Konsultstöd avseende fastighetsinventering

Anbudsförfrågan

Orientering av uppdraget

Trollhättans Stad inbjuder er att lämna anbud på konsultstöd för framtagande av fastighetsinventering för idrotts- och fritidsanläggningar i Kultur-och fritidsförvaltningen, Trollhättans stad.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Anbudets giltighet

Anbudet ska följa förfrågningsunderlaget i sin helhet för att tas upp till prövning.

Upphandlande myndighet

Trollhättans Stad (org.nr. 212000-1546). Den upphandlande myndigheten benämns "staden" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages.

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlag erhålles via Tend Sign där även frågor ska ställas senast 10 arbetsdagar innan sista dag för anbudsinlämning. Uppdragsgivaren redovisar inkomna frågor med svar senast 6 arbetsdagar innan sista dag för anbudsinlämning. Frågor som inkommer senare riskerar att ej bli besvarade. Vid problem med systemet kontaktas TendSign på telefon 0771-440 200.

Förteckning över förfrågningsunderlag

Följande handlingar ingår i förfrågningsunderlaget:

1. Anbudsförfrågan

2. Basdatalista

3. Karta med lokalisering över aktuella anläggningar

4. Anbudsformulär

5. Frågeformulär för referenstagning

Ersättning för anbudsarbete

Ingen ersättning utgår för nedlagt arbete med anbudsgivning.

Offentlighet och sekretess

Enligt kapitel 19 paragraf 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan uppgifter i anbud sekretessbeläggas, men bara om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren skadas om uppgifterna röjs. Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs.

Vi vill betona att om upphandlade myndighet gör en bedömning av att sekretess föreligger kan upphandlade myndighets beslut överklagas, i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig ske i förväg.

Anvisning till anbudsgivaren

Ska-krav

Samtliga ska-krav ska vara uppfyllda för att ett anbud ska gå vidare till utvärdering.

Anbudsavlämnande

Sista anbudsdag är: 2022-10-09

Språk

Anbudet ska vara skrivet på det svenska språket. All kommunikation under avtalsperioden ska vara på det svenska språket.

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt i minst tre månader efter sista dag för anbudsinlämning.

Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning, förlängs anbudstidens giltighetstid med automatik tills dess att avtal tecknas, dock högst 180 dagar över angiven giltighetstid. 

Krav på anbudsgivaren

Registreringsskyldigheter, skatter och avgifter

Anbudsgivaren ska vara fri från skulder, betala sociala avgifter samt vara registrerad för mervärdesskatt och inneha F-Skattsedel. Uppdragsgivaren kommer att på eget initiativ kontrollera att anbudsgivaren uppfyller detta krav hos Skatteverket. Om anbudsgivaren inte uppfyller detta krav och inte kan lämna godtagbar förklaring kommer anbudet att förkastas i enlighet med 13 Kap 2§ LOU.

Utländska anbudsgivare ska överlämna sådan information som styrker att anbudsgivaren uppfyller ovanstående i sitt hemland. Om anbudsgivaren inte uppfyller kraven och inte kan lämna godtagbar förklaring kommer anbudet att förkastas.

Ekonomisk stabilitet

Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk stabilitet att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med upphandlande myndighet. Som utgångspunkt för bedömning av ekonomisk stabilitet gäller att anbudsgivarens riskklassificering/rating är grön dvs. kreditvärdig i Business Check, eller motsvarande krav från annat kreditvärderingsinstitut. Detta kontrolleras av upphandlande myndighet.

I de fall anbudsgivaren har en lägre riskklassificering/rating kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att:

a. Anbudsgivarens moderbolag eller annan garant uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, lämnar moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, i vilken anbudsgivarens fullgörande av sina åtaganden enligt ev. framtida ramavtal garanteras, eller:

b. Anbudsgivarens revisor lämnar en sådan förklaring att upphandlande myndighet kan anse att det är klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet och kompetens

Uppdragsorganisation ska bifogas anbudet. Från uppdragsorganisationen ska framgå samtliga offererade konsulter. Minst en konsult ska ska ingå i uppdragsorganisationen. 

Anbudsgivarens erfarenhet och kompetens ska verifieras genom att ange två referenser per offererad konsult som upphandlande myndighet kontrollerar. Frågeformulär för referenstagning enligt bilaga 5. Samtliga referenser ska avse uppdrag avseende driftskalkyler samt underhållsplaner av likvärdig omfattning och komplexitet som det uppdrag upphandingen avser. Samtliga uppdrag  ska vara uförda av offererande uppdragsansvarig konsult och utförda inom de senaste tre åren. För att referenstagningen ska anses godkänd ska genomsnittsbetyget från samtliga lämnade referenser vara minst 10 poäng per konsult. 

Upphandlande myndighet kommer kontakta de två uppgiftslämnare som anbudsgivaren angett för respektive konsult och be dem besvara frågeformulär för referensfrågor enligt bilaga 5. Om uppgiftslämnaren ej önskar avge betyg eller om referenssvar uteblir erhåller anbudet 0 poäng för aktuell referens. Kontakt kommer tas via telefon så snart som möjligt efter anbudsöppning, dock senast två veckor efter anbudsöppning. Upprepade försök till telefonkontakt med kontaktperson kommer att ske, men om svar inte erhållits inom 10 arbetsdagar från första uppringning anses referenssvaret uteblivit. Anbudsgivaren ansvarar för att korrekt telefonnummer lämnats. Upphandlande myndighet har ingen skyldighet att felsöka eventuellt felaktiga kontaktuppgifter eller eftersöka rättning av lämnat telefonnummer.

Samtliga offererade konsulter ska kunna uppvisa som lägst fullbordad gymnasial utbildning inom relevant teknikområde och därutöver inneha minst fem års yrkeserfarenhet inom likvärdigt uppdragsområde. Detta gäller även eventuella av leverantören anlitade underkonsulter. All kommunikation, både i tal och skrift, ska ske på det svenska språket och vid platsbesök ska personal uppträda korrekt med ett trevligt bemötande samt bära synlig identitetshandling. 

Uppdragsorganisation

Endast personal som framgår av aktuell uppdragsorganisation får användas för uppdraget.

Om konsulten under avtalstiden önskar lägga till eller byta ut personal för uppdraget ska först verifiering av utbildnings- och erfarenhetskrav enligt teknisk och yrkesmässig kapacitet överlämnas till upphandlande myndighet för kontroll. Endast sådan personal som upphandlande myndighet har godkänt får läggas till i uppdragsorganisationen.

Krav på uppdraget

Uppdragsbeskrivning.

Uppdraget avser köp av tekniska konsulter inom bygg-, miljö- och fastighetsteknik.

Kultur- och fritidsförvaltningen, Trollhättans Stad äger idag ett anläggningsbestånd bestående av fastigheter inom verksamheter kopplade till idrott- och friluftsliv. Beståndet omfattar 19 anläggningar och avser idrottsplatser, friluftsanläggningar, friluftsbad samt idrottshallar. Ansvaret för drift- och underhåll av fastigheterna är fördelat mellan föreningslivet och Kultur- och fritidsförvaltningen.

Syfte

Syftet med inventeringen av anläggningarna är att få en samlad bedömning per fastighet/objekt om nuvarande teknisk status genom statusbesiktningar samt därefter framtagande av planer på kort och lång sikt som ska utgöra beslutsunderlag för kommande drifts-, underhålls- och investeringsbehov. Inom ramen för uppdraget ingår även att lämna underlag avseende åtgärder för minskad miljö- och klimatpåverkan för att möta stadens framtidsutmaningar för hållbart resursanvändande samt ta i beaktande eventuella framtida lagkrav. 

Omfattning

Uppdraget omfattar 19 stycken statusbesiktningar av idrotts- och friluftsanläggningar ägda av Kultur-och fritidsförvaltningen, Trollhättans Stad enligt basdatalista bilaga 2.

Avgränsning

En nulägesbedömning av fastigheternas inre och yttre tekniska status ska ske genom statusbesiktning per fastighet/objekt. Besiktningsutlåtandet ska omfatta förslag på åtgärder för respektive objekt med redogörelser och prioriteringar inom 3-, 5-, 7-10-års period.

Genomförande

Besiktningen ska genomföras fysiskt genom platsbesök vid respektive anläggning enligt basdatalista, se bilaga 2. Genomförandet ska ske i samråd enligt överenskommelse, med av uppdragsgivaren utsedd kontaktperson. Statusbesiktningen ska omfatta genomgång av fastighetens aktuella tekniska status från grundstenen till taknocken, utsida som insida.

Detta innebär:

Stomme och grund

Omfattar byggnadens bärande konstruktion samt bottenplatta.

Stomkompletteringar/innerväggar

Omfattar icke bärande väggar, undergolv, innertak/undertak, invändiga dörrar och glaspartier, ytskikt, trappgångar, tvättstugor, köksstommar, förråd, omklädningsrum, städutrymmen, kontor, maskinrum, café- och kioskutrymmen, läktare.

Stammar och VS (värme, sanitet)

Omfattar avlopp, värmesystem (rör och element), vattenledningar och ventilationskanaler, installationer i apparatrum förutom styrutrustning, ytskikt och installationer i kök-,  toalett- och duschutrymmen. Fuktmätning i toalett- och duschutrymmen.

El

Omfattar byggnadens ledningsnät, el-centraler, kontakter, uttag och belysning.

Inre ytskikt och vitvaror

Omfattar ytskikt på innerväggar, målningsarbeten, golv och vitvaror

Fasad

Omfattar ytterfasad beklädnad, garageportar, hängrännor, stuprör samt ytterdörrar.

Fönster

Omfattar fönsterbågar, karmar och entrépartier.

Köksinredning

Omfattar all fast köksinredning.

Yttertak

Omfattar takpannor, papp och plåt samt skorsten.

Ventilation

Omfattar fläktar, ventilationsaggregat och ventilationstrummor.

Transport

Omfattar hissar.

Vinds- och källarutrymmen samt krypgrunder

Plan för genomförande

Konsulten ska upprätta förslag på tidsplan för uppdraget som ska godkännas av Kultur- och fritidsförvaltningen.

Tillhandahållande av handlingar

Utlämning av för uppdraget erforderliga handlingar lämnas på begäran.

Original som kvitteras ut av konsulten ska förvaras på ett betryggande sätt. Noteringar/markeringar får ej göras på orginal. Ev. papperskopior ombesörjs av konsulten. 

Färdigställandetid

Uppdraget ska påbörjas snarast möjligt efter avtalsskrivning och ska vara slutfört 6 månader därefter. 

Redovisning av resultat

Uppdraget ska redovisas skriftligt i såväl fysisk- som digital form och dokumentationen består i huvudsak av två delar. 

1. Besiktningsutlåtande per anläggning enligt basdatalistan ska redovisas med rekommendationer och prioritering av åtgärder. Dokumentationen ska innehålla beskrivningar i text, bild med gradering av skador, anmärkningar och risker. Vidare ska dokumentation finnas på delar som ej varit åtkomliga för kontroll samt orsak till detta.

2. Samtliga besiktningsutlåtanden ska redovisas i en sammanställd rapport. Denna ska innehålla en sammanvägd bedömning och prioriteringsordning med förslag till åtgärder/underhållsbehov inom en 3-, 5-, 7- 10-års period. Vidare ska förslag till åtgärder för minskad miljö- och klimatpåverkan redovisas, liksom eventuella framtida lagkrav beaktas. Den sammanvägda rapporten ska även redovisas muntligen fysiskt efter överenskommelse.  

Uppdragsgivaren kommer att kalla till ett uppstartsmöte så snart som möjligt efter avtalstecknande. Konsulten ska löpande hålla uppdragsgivaren informerad om uppdragets genomförande.

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan staden och leverantören undertecknat särskilt upprättat skriftligt avtal.

Avbrytande av upphandling

Om anbud inkommer och prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel kan upphandlingen komma att avbrytas.

Pris

Uppdraget ersätts mot fast ersättning som konsulten angivit i anbudsformuläret, bilaga 4. Pris ska anges exklusive moms.

Indexreglering medges ej. 

Eventuella tilläggsarbeten ska ersättas mot rörlig ersättning enligt timpris som anges i Anbudsformulär, bilaga 4.

Avgående/tillkommande arbeten

Under avtalstiden kan beställaren komma att avbeställa inventering av enstaka objekt. Detta ska endast ske om förutsättningarna ändras på sådant vis att inventering av objektet inte längre är nödvändigt (ex. att objektet försäljs, blir föremål för förstudie eller projektering om ändrad användning eller ombyggnation eller dylikt förhållande som har avgörande betydelse för objektets framtid). Vid avbeställning av objekt ska offererat pris för inventering av det aktuella objektet/objekten enligt Anbudsformulär bilaga 4 avgå från totalt pris.  

Eventuella tillkommande arbeten i direkt anslutning till det upphandlade uppdraget kan komma att beställas under avtalet. För sådana arbeten gäller prissättning enligt samma principer som leverantören tillämpat vid prissättning av det avtalade uppdraget. För eventuella tillkommande arbeten ska särskild kalkyl upprättas av leverantören innan dessa kan påbörjas, tillkommande arbeten anses beställda först då skriftlig beställning genomförts av beställarens kontaktperson. Tillkommande arbeten som utförs av leverantören utan föregående skriftlig beställning från beställarens kontaktperson anses ingå i det offererade anbudspriset.  

Särskild ersättning

Tillkommande kostnader för resor och traktamenten samt övriga administrativa kostnader ska ingå i anbudet. 

Betalning

Fakturering ska ske elektroniskt en (1) gång per månad efter utfört arbete. Till fakturan ska bifogas underlag som verifierar utfört arbete.

Faktureringsadress erhålls av Kultur- och fritidsförvaltningen i samband med tecknande av avtal.

Betalning sker mot faktura 30 dagar efter mottagande.

Rätt till uppdragsresultat

Kultur- och fritidsförvaltningen äger rätt att nyttja och överlåta uppdragsresultatet utan någon rätt till ersättning till konsulten.

Prövning av anbud

Anbudsprövning 

I denna upphandling tillämpas omvänd utvärdering vilket innebär att anbud prövas i nedanstående ordning.

1. Utvärdering

Mest ekonomiskt fördelaktigt anbud utvärderas i denna upphandling på följande grund: pris.

Följande steg genomförs först på det anbud som lämnat det bästa anbudet enligt Steg 1 Utvärdering (lägst pris), om det anbudet är godkänt efter samtliga steg nedan innebär det således att resterande anbud inte kommer kontrolleras.

2. Obligatoriska krav

I denna fas bedöms om anbudet uppfyller de krav som ställts på tjänsten.

3. Leverantörskvalificering

I kvalificeringsfasen kontrolleras att leverantören uppfyller de krav på förmåga som har bedömts nödvändiga för avtalets genomförande. De uppställda kraven på leverantören kan avse: - ekonomisk kapacitet - teknisk kapacitet - yrkesmässig kapacitet.

4. Uteslutning

I denna fas kontrolleras att inga uteslutningsgrunder föreligger.

5. Formella Krav

Här kontrolleras att anbud uppfyller de formella kraven, exempelvis att anbud är skrivet på svenska.

Om anbud inte godkänns enligt ovanstående kommer samma förfarande med nästa anbud att ske enligt utvärdering tills dess att anbudsgivare kan tilldelas avtal.

Tilldelning 

Anbud med lägst totalpris kommer tilldelas uppdraget. 

Om situationen uppstår att två eller flera anbudsgivare lämnar samma totalpris kommer lottning tillämpas. Lottdragning kommer att ske enligt följande: Vid ett lottningsförfarande deltar tre (3) tjänstemän från staden. Tjänsteman nr 1 ansvarar för att i lottningen deltagande anbudsgivares namn är helt dolda i de papperslotter, som används samt att dessa placeras i en behållare, som skakas om. Tjänsteman nr 2 drar en lott och läser upp namnet samt visar lotten för de två (2) andra tjänstemännen. Tjänsteman nr 3 noterar namnet i lottningsprotokollet, som vinnande anbud. Efter genomförd lottning tar tjänsteman nr 2 upp återstående lotter ur behållaren och kontrollerar att det inte är frågan om två eller fler identiska lotter.

Meddelande av beslut om tilldelning

Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut via Visma Tendsign.