Direktupphandling jubilemunsgåvor 2021

Anbudsförfrågan

Trollhättans Stad inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling av jubileumsgåvor

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Trollhättans kommun (org.nr. 212000-1546). Den upphandlande myndigheten benämns "staden" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages.

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Frågor och svar/Kompletteringar förfrågningsunderlaget

Alla frågor ska ställas via systemet. Vid problem med systemet kontaktas TendSign på telefon 0771-440 200. I samband med eventuella förtydliganden/ svar på frågor skickas meddelande till samtliga anbudsgivare som har bevakning på upphandlingen.

Alla frågor om förfrågningsunderlaget ska ställas senast onsdagen den 6 oktober 2021.

Ersättning för anbudsarbete

Ingen ersättning utgår för nedlagt arbete med anbudsgivning.

Offentlighet och sekretess

Enligt kapitel 19 paragraf 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan uppgifter i anbud sekretessbeläggas, men bara om det av särskild anledning kan antas att Anbudsgivaren skadas om uppgifterna röjs. Den Anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Vi vill betona att om Upphandlade myndighet gör en bedömning av att sekretess föreligger kan Upphandlade myndighet beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Anvisning till anbudsgivaren

Ska-krav

Samtliga ska-krav ska vara uppfyllda för att ett anbud ska gå vidare till utvärdering.

Anbudsavlämnande

Sista anbudsdag är: 2021-10-08

Språk

Anbudet ska vara skrivet på det svenska språket. All kommunikation under avtalsperioden ska vara på det svenska språket.

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt minst i tre månader efter sista dag att lämna in anbudet.

Krav på anbudsgivaren

Krav på registreringar mm

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I de fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska vid behov kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget.

Krav på varan

1.1 Minnesgåva av varaktig karaktär

Trollhättans Stad har för avsikt att uppmärksamma personer med 25 års anställning i vår organisation genom att utdela minnesgåva av varaktig karaktär.

Minnesgåvan ska vara av varaktig minneskaraktär som har ett bestående värde. Om gåvan innehåller flera delar ska delarna tillsammans utgöra en sammanhängande helhet.

Gåvans värde får uppgå till högst 5000 SEK butikspris brutto inklusive moms. Bifoga anbudet vilka delar av ert sortiment som anbudet omfattar.

Anställd har möjlighet att välja t.ex. smycke, guldklocka, konstverk, glas/konstglas, exklusivare service etc. Om jubilaren önskar välja gåva som inte uppräknas här måste staden kontaktas för godkännande.

Presentkort, cyklar, elektronik, möbler, hushållsmaskiner, förbrukningsvaror eller liknande är inte godkända som jubileumsgåva.

Till de gåvor som kan graveras ska detta ingå om så önskas av jubilaren.

Gåvorna ska kunna levereras inslagna i presentförpackning med band till jubilaren enligt överenskommelse.

Totalt handlar det om ca 50 personer som har rätt till en gåva 2021.

1.2 Garanti

 Garantibevis ska bifogas gåvan vid leverans

1.3 Service

Anbudet ska innehålla vilka serviceåtaganden som anbudslämnaren åtar sig vid en eventuell beställning. Var anbudslämnaren är belägen och öppethållandetider ska framgå av anbudet.

1.4 Varuprover

Varuprover ska kostnadsfritt tillhandahållas efter stadens begäran. Returleverans av eventuella varuprover sker på anbudsgivarens bekostnad.

1.5 Leveranstid

Jubilaren kommer att tillsändas brev i slutet av oktober 2021 om att de har möjlighet att få välja minnesgåva.

Val av minnesgåva ska vara gjort senast 30 november 2021 och leverans bör ske snarast möjligt efter detta.

Gåvorna ska kunna levereras till jubilar senast den 7 december 2021.

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris

Pris ska anges exklusive moms och bifogas anbudet.

Eventuella rabattsatser per produkt/produktgrupp ska bifogas anbudet.

Anbudspriset får högst uppgå till 5000 :- SEK inklusive moms.

Produkternas värde får vara högre men Köparen kommer maximalt att betala 5000 :-.

Garanti, allriskförsäkring, gravyr (vid önskemål), etui, presentinslagning samt emballagekostnad och frakt ska ingå i priset.

Avbrytande av upphandling

Om anbud inkommer och prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel kan upphandlingen komma att avbrytas.

Prövning av anbud

Prövning av anbud

1. Kvalificering- se Krav på registreringar

2. Prövning av anbud - bedömning av Teknisk och yrkesmässig kapacitet samt hur väl man uppfyller krav på varan. Uppfylls kraven går anbudsgivaren vidare till utvärdering.

3. Utvärdering av anbud mot angivna utvärderingskriterier. Här prövas den kvalitet och det pris som anbudet erbjuder.

Tilldelning av kontrakt

Anbud kommer i upphandlingen att antas från mer än en leverantör.

Anbudsgivare kan lämna anbud på hela eller delar av sitt sortiment. Avtal kan därför komma att tecknas med flera leverantörer.

Antagna leverantörer kommer inte att rangordnas utan varje antagen leverantörs produkter kommer att vara valbara på samma villkor.