Förvaltning e-arkiv

Bakgrund

Avtal avseende e-arkiv har slutits (e-arkivleverantör) för 14 kommuner, dvs UM. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas.

En temporär förvaltningsfunktion finns idag som hanterar såväl anslutningar av verksamhetssystem, arkiveringar och drift av tjänsten.

Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering.

Upphandlad molntjänst omfattar:

Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering.

Hantera löpande produktion (arkivering).

Drift av tjänst inklusive underhåll, övervakning och support samt rådgivning kring tjänsten.

Upphandlingsförfarande

Öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

Bakgrund

Avtal för e-arkiv har slutits mellan Ida Infront AB (e-arkivleverantör) och 14 kommuner, dvs UM. E-arkivleverantör kommer fortsatt ha en betydande roll i delar av processen. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas.

Införandet av iipax och anslutning av verksamhetssystemen PMO och EDP för Strömstads kommun har avslutas. Tjänsten (iipax) är ansluten till de 14 kommunerna.

En temporär förvaltningsfunktion finns idag som hanterar såväl anslutningar av verksamhetssystem, arkiveringar och drift av tjänsten.

Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Utbildning av personal i kommunerna har genomförts. Anslutning av PMO för övriga kommuner pågår. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering.

Omfattning

Nedanstående bild beskriver övergripande upphandlingens omfattning.

Upphandlad molntjänst omfattar:

Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering.

Hantera löpande produktion (arkivering).

Drift av tjänst inklusive underhåll, övervakning och support samt rådgivning kring tjänsten.

Utföra uppdrag inom området.

Varje kommun har ett antal verksamhetssystem som ska anslutas och sen arkivera till e-arkivet.

Teknisk anslutning av dessa verksamhetssystem samt att bistå vid kommande arkivering ingår i omfattningen. Dock kan vissa verksamhetssystem komma att packas upp av e-arkivleverantören.

Anslutning av verksamhetssystem görs enligt leveranshandboken (bilaga). Leverantörens uppdrag är del av fas 3 och 4. Observera att leveranshandboken inte är helt färdigställd.

I tjänsten ingår konsultstöd som avropas separat.

Projekteringen av verksamhetsanslutning är kommunernas ansvar och är ej en del av upphandlingen.

Upphandlingsförfarande

Öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

Leveransprocess

Nedanstående bild beskriver leveransprocessen och den del av den som ingår i den upphandlade tjänsten.

Molntjänsten omfattar:

Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering.

Hantera löpande produktion (arkivering).

Drift av tjänst.

Utföra uppdrag inom området.

Anslutning av verksamhetssystem görs enligt leveranshandboken (bilaga). Där leverantörens uppdrag är del av fas 3 och 4.