Vädertjänster

Offertförfrågan/direktupphandling                      

Inledning

Haninge kommun, Stadsbyggnadsförvaltningen/ Park och Teknik, organisationsnummer 212000-0084 (”Kommunen”) bjuder in till en direktupphandling av Vädertjänster

Krav på leverantören

Kvalificering av leverantör

Anbudsgivaren ska intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 1–2 § första stycket inte föreligger vid anbudslämnandet. Leverantören ska också intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 2 § andra stycket och 3 § inte föreligger vid anbudslämnandet.

Ekonomisk ställning

Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll.

Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget. Anbudsgivaren ska på begäran utan dröjsmål inkomma med uppgifter som styrker det systematiska kvalitetsarbetet.

Resurser och kompetens

I Anbudsgivarens åtagande ingår att allt arbete ska vara fackmässigt utfört av yrkeskunnig personal det är därför viktigt att Anbudsgivaren har tillräckliga resurser och kompetens för att kunna tillgodose Beställarens behov framställda i detta förfrågningsunderlag

Omfattning av uppdraget

Tillhandahållande av väderinformation med främsta fokus på beslutsunderlag för vinterväghållnig, men som även innefattar vattenrelaterad infomation och klimatinformation samt bearbetning eller prognos baserad på sådan information.

Haninge kommun är fokusområde och tonvikten läggs centralorten.

Automatiska prognoser ska erhållas även för övriga orter i kommunen, liksom för övriga Sveige

Vinterväghållning i Produktportal, enligt nedan ska tillhandahållas årligen under perioden: 15/10- 15/4.

Konsultationstjänsten kan vid behov kostnadsfritt utsträckas till hela oktober och april om väderläget så kräver.

Sommarwebb: 16/4 – 14/10.

Ska-krav:

- En produktportal för vinterväghållning med:

   - "On-demand" teknik: för att säkerställa att det alltid levereras senaste prognos- eller observationsdata

   - Flexibel kartmodul, zoom- och panorerbar

   - Kartbilder med olika kartlager, b.la radar och nedebörd

   - Sökfunktion

   - Kontrollerad databas

- Webbväder:

   - Väderöversikt, zoombar. Larmöversikt som via färgkoder tydligt indikerar risk för halka

   - 30-timmarsprognos, som uppdateras löpande, zoombar i minst fem nivåer

   - 10-dygnsprognos, som uppdateras minst två gånger/ dygn

   - Kartor med prognosdiagram, radarbilder (som uppdateras), satellitbilder och pronosfält för oliak typer av nederbörd

   - Möjlighet till övervakning av b.la radarbilder

   - Väderobservationer både i diagram och tabellform med fem dygns historik

   - Väderstatistik, observationer och statistik, historik 10 år bakåt

   - RoadWizard med larmöversikt

   - Halkriskkarta

   - Nivåvarningar

   - Loggbok, digital utskriftsvänlig.

- Plustjänster under vinterperioden, utöver ovan angivet:

   - Branchkommentar för vinterväghållare som komplement till 30-timmarsprognosen.

     Uppdateras minst tre gånger/ dygn och ska finnas både på webben och i mobilapplikation

   - Mobil applikation som fungerar både för iPhone/ iPad, IOS och Android

   - Konsultationstjänst, alla dagar, dygnet runt för rådgivning vid tveksamma väderlägen

   - Larmtjänst. Vid stora avvikelser i prognoser gällande snömängder, vid oväntad underkyld

     nederbörd eller oväntad uppklarning med risk för is/frosthalka ska larm skickas via SMS till av B angivet telefonnummer.

     Med stor avvikelse avses i första hand sådan avvikelse som kräver ändrad

     väghållningsåtgärd. Annan larmgräns ska kunna ske efter överenskommelse.

   - Mesanstatistik: väderstatistik med tretimmarsupplösning framräknad för kommunens

     centralort avseende temperatur, snönederbörd (cm), smält snönederbörd och total nederbörd (mm),

     vindriktning, vindstyrka och maxvindstyrka (m/s)

   - Meteorologiska varningar.

     Ska kunna skickas om t.ex snö/ blötsnö >15cn/ 12 timmar, kraftiga åskoväder, hög eller låg temp m.m väntas inträffa inom de kommande           sju dygnen

- Sommarwebb:

    - Väderöversikt, zoombar över skaninavien inklusive radar- och satellitbilder med nederbördspronoser

   - 30-timmarsprognos, som uppdateras löpande, zoombar i minst fem nivåer

   - 10-dygnsprognos, som uppdateras minst två gånger/ dygn

   - Kartor med prognosdiagram, radarbilder (som uppdateras), satellitbilder och pronosfält för oliak typer av nederbörd

   - Möjlighet till övervakning av b.la radarbilder

   - Väderobservationer både i diagram och tabellform med fem dygns historik

   - Väderstatistik, observationer och statistik, historik 10 år bakåt

   - RoadWizard med larmöversikt

   - Nivåvarningar

   - Meteorologiska varningar, sju dygn

   - Mobilapplikation som fungerar både för iPhone/ iPad, IOS och Android

- Leverantören ska ha alla relevanta och godkända tillstånd för verksamhetens bedrivande inför avtalsstart.

- Leveranser enligt ovan ska göras tillgängliga på internet, för smarta telefoner (iPhone och Android) och via applikationer

- Inloggning till de olika typer av tjänster ska kunna ske både via unika användarnamn och lösenord och personlig inloggning

- Konsultationstjänst enligt ovan ska kunna ske muntligt via ett direktnummer som kommuniceras till B

- Mesanstatistik ska levereras via mail till av B angivna mailadresser, och ska levereras enligt överenskommen tidsintervall

- Meteorologiska Varningar 7 dygn framåt levereras till av B angiven e-post.

- Leverantören ska kunna tillhandahålla utbildning för vinterväghållare. På förfrågan ska dessa kunna hållas på plats hos B

Ett ska-krav är det krav som måste uppfyllas för att gå vidare i bedömningsprocessen.

Kontroll av leverantör och lämnad offert

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på varan och/eller tjänsten samt leverantören. Den offert som bäst uppfyller ställda krav och bedömningspunkterna i enlighet med offertförfrågan kommer att få uppdraget.

Utvärdering

Förutsatt att inkomna offerter uppfyller samtliga krav kommer den offert som innehåller bäst pris att antas. Offerten kommer att bedömas utifrån

- Lägsta pris

- Ska krav (alla ska krav måste vara uppfyllda)

Kommunen kan komma att kalla representanter för offerten till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra offerten. Ersättning för detta utgår inte.

Offertens innehåll

Offerten ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i offertförfrågan.

Leverantören ska i sin offert ange följande:

- Leverantörens företagsnamn

- Organisationsnummer

- Adress

- Telefonnummer

- Mejladress

- Kontaktperson

- Kontaktuppgifter till kontaktpersonen

- Prisuppgifter

- Efterfrågade dokument som styrker samtliga efterfrågade ska-krav enligt ovan

- Avtalstecknare (Fúllständgit namn, titel, mejladress)

Pris

Pris önskas per år, på samtliga efterfrågade ska-krav enligt ovan. 

Priserna är fasta under hela avtalsperioden, inklusive samtliga förlängninsoptioner.

Separat pris anges för eventuell option gällande anslutning och konfiguration av eventuella TrackIce-stationer

Fakturering ska ske årsvis, innan kommande vintersäsong, enligt bifogade Betalnings- och fakturavillkor

Sista dag för inlämning av offert

Offerten ska lämnas in genom TendSign senast 2024-06-18

Frågor och svar

Alla frågor rörande offertförfrågan ska ställas i TendSign senast 2024-06-11 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer.  

Avtalstid/köpets tillfälle

Köpet träder i kraft från och med 2024-10-01 och gäller till och med 2025-09-30, med möjlighet till fyra förlängningar á 12 månader dock högst fem år. 

Eventeulla förlängningar träder i kraft om ingen av parterna skriftligen sagt upp avtalet senast tre månader före avtalstidens utgång.

2029-09-30 avslutas avtalet automatiskt, utan föregående uppsägning

Om avtalets värde under avtalstiden överskrider 700 000 kommer avtalstiden löpa ut vid det tillfälle överskridandet sker.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Optioner

Om kommunen inför väderstationer, TrackIce-stationer, ska data från dessa kunna integreras i ovan efterfrågade tjänster.

Bilagor

Kommunens Betalnings och fakturavillkor

E-handelsbilaga Haninge- och Nynäshamns kommun

Sanningsförsäkran, vid direktupphandling över 100 000 kr

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag/varan eller inte.