Cykelservice på plats

Offertförfrågan/direktupphandling                      

Inledning

Haninge kommun, Stadsbyggnadsförvaltningen/Park- och teknikavdelningen, organisationsnummer 212000-0084 (”Kommunen”) bjuder in till en direktupphandling av Cykelservice på plats.

Krav på leverantören

Kvalificering av leverantör

Anbudsgivaren ska intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 1–2 § första stycket inte föreligger vid anbudslämnandet. Leverantören ska också intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 2 § andra stycket och 3 § inte föreligger vid anbudslämnandet.

Ekonomisk ställning

Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll.

Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget. Anbudsgivaren ska på begäran utan dröjsmål inkomma med uppgifter som styrker det systematiska kvalitetsarbetet.

Resurser och kompetens

I Anbudsgivarens åtagande ingår att allt arbete ska vara fackmässigt utfört av yrkeskunnig personal det är därför viktigt att Anbudsgivaren har tillräckliga resurser och kompetens för att kunna tillgodose Beställarens behov framställda i detta förfrågningsunderlag

Omfattning av uppdraget

Uppdraget innefattar att leverantören ska utföra enklare cykelservice på plats hos utvalda verksamheter inom kommunen vid ungefär 1-2 tillfällen per år, någon eller några dagar per gång. Uppdraget kan vid behov utökas till ytterligare tillfällen per år. Med enklare cykelservice menas justering av bromsar, genomgång av kedja och växlar, pumpning av däck samt kontoll av säker cykel. Under en arbetsdag ska minst 20 stycken cyklar hinna servas. Cykelservicen kommer vanligtvis ske i samband med andra aktiviteter, exempelvis Bilfria veckan på kommunens skolor där elever på några skolor erbjuds att få sina cyklar servade. Ett bra upplägg för att hantera antalet cyklar som lämnas in för service kommer Kommunen och Leverantören överens om gemensamt. 

Minimumkrav (ska-krav) som leverantören ska uppfylla:

- Leverantören ska ha tillgång till utrustning och verktyg för att kunna utföra en enklare cykelservice på av kommunen föreslagna platser (tex. på skolor och vid andra verksamheter) inom Haninge kommun

- Leverantören ska vara lokaliserad inom Haninge kommun

- Leverantören ska kunna avsätta tid för att utföra tjänsten dagtid under en arbetsvecka på våren och en på hösten

- Leverantören ska kunna leverera tjänsten 3 veckor från det att en beställning görs 

- Leverantören ska kunna leverera tjänsten med start under maj 2024

Ett ska-krav är det krav som måste uppfyllas för att gå vidare i bedömningsprocessen.

Kontroll av leverantör och lämnad offert

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på varan och/eller tjänsten samt leverantören. Den offert som bäst uppfyller ställda krav och bedömningspunkterna i enlighet med offertförfrågan kommer att få uppdraget.

Utvärdering

Förutsatt att inkomna offerter uppfyller samtliga krav kommer den offert som innehåller bäst pris att antas. Offerten kommer att bedömas utifrån

- Lägsta pris

- Ska krav (alla ska krav måste vara uppfyllda)

Kommunen kan komma att kalla representanter för offerten till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra offerten. Ersättning för detta utgår inte.

Offertens innehåll

Offerten ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i offertförfrågan.

Leverantören ska i sin offert ange följande:

- Leverantörens företagsnamn

- Organisationsnummer

- Adress

- Telefonnummer

- Mejladress

- Kontaktperson

- Kontaktuppgifter till kontaktpersonen

- Prisuppgifter

- Avtalstecknare (Fullständigt namn, titel, mejladress)

- Ifylld sanningsförsäkran

Pris

Pris ska anges som pris per timme, exklusive moms, för arbetsinsatsen, transportkostnader samt den materialåtgång som krävs. 

Möjlighet ges att justera priset tre månader innan avtalstiden löper ut. 

Fakturering sker efter varje avslutat sammanhängande cykelservicetillfälle, till exempel efter en period om fyra dagar. 

Sista dag för inlämning av offert

Offerten ska lämnas in genom TendSign senast 2024-04-30

Frågor och svar

Alla frågor rörande offertförfrågan ska ställas i TendSign senast 2024-04-26 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer.  

Avtalstid/köpets tillfälle

Avtalet träder i kraft från och med 2024-05-13 och gäller till och med 2025-05-13 med möjlighet till förlängning 1+1+1 (totalt fyra år).

Om avtalets värde under avtalstiden överskrider 700 kkr kommer avtalstiden löpa ut vid det tillfälle överskridandet sker.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Bilagor

Betalnings- och fakturavillkor Haninge 20220425 

E-handelsbilaga Haninge- och Nynäshamns kommun. Gäller för avtal som ska avropas och beställning ska utföras i Proceedo.

Sanningsförsäkran, vid direktupphandling över 100 000 kr (kvalificering av leverantören)

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag/varan eller inte.