Terminal - och skyddsglasögon till medarbetare i Ulricehamns kommun

1.Allmän orientering

1.1 Allmän information

Ulricehamns kommun inklusive kommunala bolag inbjuder till att lämna anbud på terminal- och skyddsglasögon.

Upphandlingen avser ramavtal som omfattar terminal- och skyddsglasögon för kommunens medarbetare inklusive synundersökning, genomförd av legitimerad optiker, samt utprovade glasögon och glasögonbågar.

Med terminalglasögon avses sådana glasögon som anges i Arbetsmiljöverkets föreskrift, Arbete vid bildskärm, AFS 1998:5, med senaste ändring.

Med skyddsglasögon avses CE-märkta skyddsglasögon enligt EU-förordningen 2016/425 med senaste ändring samt AFS 2001:3.

Avrop kommer att ske löpande efter behov.

1.2 Upphandlande myndighet

Ulricehamns kommun org.nr: 212000-1579, (kallad Beställaren).

Följande av kommunens bolag deltar i upphandlingen;

Stubo Aktiebolag – Stubo org.nr: 556528-9054 (kallad Beställaren).

Ulricehamns Energi AB - UEAB org.nr: 556456-5389 (kallad Beställaren).

Ulricehamns Energi Elnät AB org. nr: 559425-3659 (kallad Beställaren).

1.3 Avtalstid

Ramavtalet planeras gälla fyra (4) år från och med 2024-03-01 till och med 2028-02-29 och upphör att gälla efter giltighetstidens utgång utan föregående uppsägning. Beställaren har ensidig rätt att dessförinnan säga upp avtalet med en uppsägningstid om tre (3) månader. Avtalet löper dock minst två (2) år från ikraftträdande.

Om upphandlingen skulle bli överprövad, förskjuts avtalsstarten med den tiden det tar för överprövningen att vinna laga kraft.

Att avtalet upphört att gälla inte påverkar giltigheten av beställningar som gjorts under avtalets giltighetstid. Beställningar kan emellertid inte göras efter det att avtalets avtalsperiod har upphört. Detta hindrar dock inte att utförande kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att beställningar gjorts inom avtalets giltighetstid.

1.4 Volymer

Det totala uppskattade värdet för denna upphandling uppgår till ca 400.000 SEK exklusive moms och grundar sig på tidigare års statistik.

Takvolymen/takvärdet för detta ramavtal som upphandlingen avser är tröskelvärdet för direktupphandling enligt LOU.

Angiven volym är uppskattad och är inte bindande för Beställaren. De volymer som kommer att avropas kan därför både under- respektive överstiga angiven volym och leverantören är skyldig att leverera Beställarens faktiska behov.

Om ramavtalets omsättning uppnår angiven takvolym eller detta förhållande förväntas inträffa inom en snar framtid har Beställaren rätt att säga upp ramavtalet till omedelbart upphörande. En sådan uppsägning påverkar inte giltigheten av kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet.

Beställaren reserverar sig för att avtalets omfattning kan komma att förändras pga. organisationsförändringar och/eller annan huvudman och/eller förändrade politiska beslut.

1.5 Avbrytande av upphandling

Beställaren kan komma att avbryta upphandlingen helt om det finns sakliga skäl.

1.6 Antal avtalsparter

Beställaren har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör.

2. Administrativa villkor

2.1 Anbudets form

Anbud ska lämnas via direktupphandlingsmodulen. Frågor och svar hanteras via direktupphandlingsmodulen.

2.2 Krav på dokument

Anbudsgivare ska lämna/bifoga följande information/dokumentation i sitt anbud som styrker samtliga ställda krav i denna upphandling i form av:

- Svar på obligatoriska krav på varan/tjänsten enligt avsnitt 4.3 och 4.5

- Bifogad prisbilaga ska fyllas i och bifogas till anbudet

- Sanningsförsäkran ska signeras av behörig företrädare hos anbudsgivaren och bifogas

- Referensuppdrag enligt krav 3.7, ska bifogas

- Övrig relevant information

2.3 Pris

Pris per position anges i SEK i bilaga 1 ”Terminal- och skyddsglasögon prisbilaga”. Anbudssumma anges exklusive moms i därför avsedd prisruta. Inga ytterligare kostnader får tillkomma. 

Samtliga glasögon ska levereras med fodral och putsduk vilket ska ingå i offererade priser.

2.4 Anbudets giltighetstid

Anbud ska vara bindande tre (3) månader efter sista anbudsdag. Vid en eventuell överprövning i förvaltningsdomstol är leverantören bunden av sitt anbud i en (1) månad efter att överprövningen avslutats genom lagakraftvunnen dom. Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald leverantör trots meddelande om tilldelningsbeslut. Avtal kommer till stånd när båda parter undertecknat avtalet.

2.5 Helt eller delat anbud

Anbud ska lämnas på hela upphandlingen. Reservationer i anbudet accepteras inte.

2.6 Sekretess

Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.

3. Prövning av anbud

3.1 Anbudsprövning och utvärdering

Beställaren kommer att anta det anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav och som har lägst anbudssumma. Om två eller fler anbud får samma anbudssumma kommer särskiljning ske genom lottning.

3.2 Uteslutning

Anbudsgivaren ska försäkra att skäl för uteslutning för deltagande i upphandlingen ej föreligger enligt 13 kap. 1- 3 §§ LOU.

3.3 Krav på intygande från anbudsgivare

EU:s sanktioner mot Ryssland och Belarus pga. kriget i Ukraina innebär vissa förbud som berör den aktuella upphandlingen. De sanktioner som berör den aktuella upphandlingen är följande:

I rådets förordning (EU) nr 833/2014 av den 31 juli 2014 om restriktiva åtgärder mot bakgrund av Rysslands åtgärder som destabiliserar situationen i Ukraina (konsoliderad version) finns följande sanktioner:

- Importembargon enligt artiklarna 3g, 3i och 3j

- Transaktionsförbud enligt artikel 5aa

- Förbud att tilldela och fullgöra vissa offentliga kontrakt enligt artikel 5k

I rådets förordning (EG) nr 765/2006 av den 18 maj 2006 om restriktiva åtgärder med anledning av situationen i Belarus och Belarus inblandning i Rysslands aggression mot Ukraina (konsoliderad version) finns följande restriktioner:

- Importembargon enligt artiklarna 1h, 1i, 1o, 1p, 1q och 1r

- Förbud att ställa tillgångar eller ekonomiska resurser, direkt eller indirekt, till förfogande för 

eller göras tillgängliga till förmån för objekt upptagna i bilaga I enligt artikel 2

I rådets förordning (EU) nr 269/2014 av den 17 mars 2014 om restriktiva åtgärder med avseende på åtgärder som undergräver eller hotar Ukrainas territoriella integritet, suveränitet och oberoende (konsoliderad version) finns följande sanktioner:

- Förbud att ställa penningmedel eller ekonomiska resurser, direkt eller indirekt, till förfogande för eller göras tillgängliga till förmån för objekt upptagna i bilaga I samt objekt förbundna med dem enligt artikel 2

Anbudsgivaren/Leverantören har skyldighet att följa sanktionerna och villkoren kopplade till sanktionerna ska följas under avtalets och avropade kontrakts fullgörande samt Beställaren ska hållas informerade om någon förutsättning kopplat till sanktionerna förändras.

Anbudsgivaren ska bifoga undertecknad Bilaga – Sanningsförsäkran till anbudet.

Om flera parter lämnar anbud tillsammans ska respektive part bifoga undertecknad Bilaga - Sanningsförsäkran till anbudet.

Bilagan ska undertecknas av behörig företrädare hos anbudsgivaren/leverantören.

3.4 Anbudsgivaren ska vara:

- registrerad i bolags-, handels- eller föreningsregister

(Om anbudsgivaren är en privatperson ska denne registrera en enskild firma senast vid avtalsstart).

- registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter.

- godkänd för F-skatt

3.5 Anbudsgivarens ekonomiska- och finansiella ställning

Anbudsgivaren ska vid tiden för anbudets inlämnande och vid avtalstecknandet inneha lägst ratingen "Kreditvärdig" (40 poäng) enligt Creditsafe eller på annat sätt bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar krav ställda för denna grad av rating.

Kontroll sker genom Beställarens försorg med Skatteverket samt Creditsafe.

3.6 Teknisk- och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska ha sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att anbudsgivaren kan fullgöra sina åtaganden enligt uppdraget/avtalet.

Anbudsgivaren ska säkerställa att uppdraget utförs med tillräcklig kapacitet och driftsäkerhet. Med detta avses att anbudsgivaren ska ha tillräckliga personalresurser med rätt kompetens för att garantera att utförande och kvalitet upprätthålls och levereras enligt Beställarens behov.

3.7 Referenser

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av området som upphandlingen avser och visa detta genom att ange referensuppdrag där uppdraget har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling.

Erfarenheten ska styrkas genom att Anbudsgivaren ska ange minst ett (1) referensuppdrag.

Uppdraget får inte vara äldre än 3 år från sista anbudsdag.

För referens ska anges:

- Namn på referensperson och dennes kontaktuppgifter

- Referenspersonens arbetsgivare. Referenspersonens arbetsgivare/företag ska vara det samma som referensuppdraget avser

- En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning

- Tidpunkten för referensuppdragets genomförande

Referensuppdrag ska avse olika uppdragsgivare/kunder/företag (olika organisationsnummer). Beställaren förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte. Referensuppdrag ska inte vara från Beställarens organisation.

Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna för uppdraget/-en är vidtalade och går att nå på angivna kontaktuppgifter samt har möjlighet att bekräfta referensuppdraget.

Efter sista anbudsdag gör Beställaren två (2) försök att kontakta referenten inom sju (7) dagar. Om svar ej erhålls inom denna tid utesluts anbudsgivaren.

Vid referenstagning ska angivna referenser anse att projektet vara godkänt.

Beställaren kommer vid behov kontakta referenserna för att kontrollera uppgifterna.

3.8 Informationssäkerhet och GDPR

Anbudsgivaren ska ha en informationssäkerhetsstyrning och kontroll för att GDPR efterlevs.

Personalen ska väl känna till rutiner så att Beställarens information ges rätt skydd under hela leveransen. Anbudsgivarens arbete ska vara organiserat på så sätt att informationssäkerhet, It-säkerhets- och personuppgiftsincidenter förebyggs.

Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat informationssäkerhetsarbete som minst omfattar följande delar;

- informationssäkerhetspolicy,

- integritetspolicy,

- rutin som säkerställer att Beställarens krav tillgodoses inom Anbudsgivarens organisation,

- rutin för hantering av informationssäkerhet, It-säkerhets- och personuppgiftsincidenter som omfattar identifiering av orsak, åtgärder och kommunikation med Beställaren.

Anbudsgivaren ska lämna namn och kontaktuppgifter på informationssäkerhetsansvarige vid anmodan.

3.9 Personuppgiftsbiträdesavtal

I samband med avtalsstart är Leverantören skyldig att ingå, av Beställaren framtaget, personuppgiftsbiträdesavtal enligt bilaga 3, i syfte att parterna ska uppfylla sina skyldigheter enligt gällande lagstiftning.

4. Obligatoriska krav på varan/tjänsten

4.1 Krav på varan/tjänsten

Terminalglasögon och skyddsglasögon som är särskilt utprovade av en legitimerad optiker räknas som arbetsredskap.

Arbetsgivaren bekostar glasögonbåge upp till 500 SEK exklusive moms, gäller för både terminalglasögon och skyddsglasögon som ska vara antireflexbehandlade. Summan är fast under hela avtalsperioden och gäller endast bågar. Kostnad för glas tillkommer.

Om medarbetaren väljer en dyrare glasögonbåge betalar medarbetaren privat den summa som överstiger 500 SEK exklusive moms, direkt till Leverantören i butik.

Eventuell reparation på båge utanför avtalad prisklass bekostas av medarbetaren.

Det är leverantörens ansvar att se till att kostnader utöver de avtalade priserna betalas av medarbetaren.

Om det finns behov av specialslipning eller annan behandling av glaset som är det enda alternativet för att korrigera medarbetarens synfel ska kostnadsförslag lämnas till medarbetarens chef för godkännande innan beställning.

4.2 Optiker

Samtliga optiker ska vara legitimerade enligt de krav som framgår av 4 kap. 1 § patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om optikerns legitimation ska finnas i Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP).

Synundersökning för terminal- och skyddsglasögon ska ske av legitimerad optiker. Optikern ska kunna avgöra vilket slags korrektionsglas som krävs för berörd medarbetare utifrån dennes arbetssituation.

Optikern ska i bedömningen beakta om medarbetarens eventuella privata glasögon kan fungera tillfredsställande. I de fall synundersökningen visar att medarbetaren enbart behöver glasögon för normalt bruk ska kommunen endast debiteras för själva synundersökningen.

4.3 Lokal/butik och öppettider

Förutsättningen för uppdraget är att det ska vara enkelt och lättillgängligt för kommunens medarbetare att ta sig till lokalen så att arbetstid som avsätts för detta minimeras.

Leverantören ska senast vid avtalsstart och under hela avtalstiden inneha lokal (butik) i Ulricehamns kommun. Leverantören ska erbjuda i lokalen synundersökning av optiker, provning av bågar och utlämning av glasögon m.m.

Det ska vara möjligt att göra besök i lokalen/butiken alla helgfria arbetsdagar under dagtid (ordinarie öppettider) för synundersökning och hämtning av färdiga glasögon.

Tidsbokning för synundersökning ska kunna ske via telefon, e-post eller direkt i lokalen/butiken.

All personal ska kunna kommunicera på svenska språket i både tal och skrift. Personalen ska ha god kännedom om innehållet i tecknat ramavtal samt ha kunskap om varor och tjänster som omfattas av ramavtalet.

Ange i anbudet uppgifter om lokalens/butikens öppettider och kontaktuppgifter så som adress, telefonnummer, e-mailadress och en eventuell webbsida.

4.4 Beställning, leverans och underhåll

Avrop sker via medhavd rekvisition undertecknad av närmaste chef.

En synundersökning och utprovning av bågar ska kunna genomföras inom två (2) veckor.

Glasögonen ska kunna levereras inom tre (3) veckor från beställning.

Leverantören ska, om inget annat överenskommits, meddela medarbetaren per telefon, e-post eller SMS att glasögonen är klara för hämtning. I samband med att glasögonen levereras ska leverantörens personal tillse att glasögonen justeras så att de passar medarbetaren. Leverantören ska även informera om handhavande och skötsel av glasögonen samt den garanti som gäller för glasögonen.

Underhåll så som efterjustering, byte av skruvar, byte av sadlar och byte av skalmtoppar ska ingå i offererade priser.

4.5 Bågar

Terminalglasögon:

Leverantören ska erbjuda ett standardsortiment av minst 20 stycken olika moderna bågmodeller passande olika ansiktsformer och huvudstorlekar i prisklassen 500 SEK exklusive moms eller lägre. Olika färger av samma modell av bågar räknas inte som olika modeller. Nickelfria alternativ ska finnas.

Skyddsglasögon:

Slipade skyddsglasögon ska kunna utföras i enlighet med gällande lagstiftning/författningar.

Bågar med sidoskydd ska finnas i olika modeller, utföranden, passande olika ansiktsformer och huvudstorlekar och i prisklassen 500 SEK exklusive moms eller lägre. De ska vara anpassade efter specificerade arbetsmoment.

Nickelfria alternativ ska finnas.

Olika färger på samma båge räknas inte som olika modeller.

Bågarna ska ingå i leverantörens ordinarie sortiment, vara CE-märkta och uppfylla gällande lagar, krav och standarder och vara ändamålsenliga. Om medarbetaren önskar en dyrare båge än avtalat sortiment ska medarbetaren betala mellanskillnaden direkt till Leverantören i butik.

Leverantören ska bifoga, i sitt anbud, förslag på sortiment.

4.6 Garanti

Garantitid vid normal användning ska vara minst två (2) år för bågar, glas och antireflexbehandling från godkänd leverans.

Leverantören ska stå för samtliga kostnader i samband med garantiåtgärder. Garantiärenden ska åtgärdas inom femton (15) helgfria arbetsdagar från reklamationstillfället.

Har varan bytts ut löper ny garantitid från det att felfri vara levererats till beställaren. Har varan reparerats, eller del i varan bytts ut, löper ny garantitid för den reparerade eller utbytta delen.

Garantin omfattar alla fel som framkommer under garantitiden. Garantin omfattar dock inte fel som beror på att varan har använts i strid med användningsinstruktionerna eller på något annat felaktigt sätt.

Om leverantören inte uppfyller sina garantiförpliktelser inom en skälig tid efter att beställaren har reklamerat felet, har beställaren rätt att låta annan göra nödvändiga reparationer och kräva de uppkomna merkostnaderna från leverantören.