Processtöd arkitekttävling

1. Allmän information

Ulricehamns kommun har avsikt att arrangera en arkitekttävling för ett nytt kulturhus. Kommunen har behov av projektstöd av en eller flera konsulter inför upphandlingen och under arkitekttävlingen. Tjänsten kan komma att omfatta stöd i programskrivning, mål- och visionsformulering, inbjudningar till tävlingen, kvalitetsgranskning av tävlingens utformning/underlag samt stöd under urvalsarbete och juryarbete. Uppdraget beräknas att starta efter avslutad upphandling och pågå fram till våren 2025.

2. Obligatoriska krav på tjänsten

Anbudsgivaren ska redovisa svar i sitt anbud med hänvisning till respektive krav enligt nedan;

2.1 Krav på anbudsgivare

Anbudsgivaren ska ha erforderlig erfarenhet av processleda och kvalitetssäkra arkitekttävlingar minst under fem (5) år samt erhålla, teknisk- och yrkesmässig kapacitet för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska tillse att konsulten följer etablerade normer, standarder och regler, utvecklingen i branschen samt metoder och arbetssätt inom byggsektorn motsvarande upphandlingens krav. Anbudsgivaren ska ha kapacitet att hantera uppdraget från avslutad upphandling till att en vinnare kan utses senast vecka fem (5) våren 2025.

- Anbudsgivare ska bifoga i sitt anbud en kort beskrivning av organisationen, nyckelpersoner och kompetens/erfarenhet

- Anbudsgivare ska bifoga i sitt anbud ett utkast på en preliminär tidsplan för projektet med aktiviteter som behöver genomföras.

- Preliminär tidsplan ska även innehålla en beskrivning hur en tävling kan arrangeras av de personella resurserna (konsult/konsulter) som kommer att genomföra uppdraget och hur de kan vara kommunens stöd under projekttiden.

- Anbudsgivare ska bifoga i sitt anbud en beskrivning hur tävlingsprocess kan kvalitetssäkras så att ett brett deltagande skapas.

2.2 Krav på konsult/konsulterna

Konsult/konsulterna ska ha lång erfarenhet av motsvarande uppdrag samt beskriva hur deras tjänst säkerställer att tävlingen genomförs i enlighet med de branschöverenskomna tävlingsreglerna, Byggsektorns gemensamma tävlingsregler för svenska tävlingar inom arkitekternas, ingenjörernas och konstnärernas verksamhetsfält enligt Bilaga 1.

Anbudsgivaren ska offerera minst två kompetensnivåer på konsult/konsulter. Samma person kan inneha båda rollerna:

- Arkitekt SAR/MSA, LAR/MSA eller likvärdigt, samt ha erfarenhet av att processleda och

kvalitetssäkra tävlingar från programskede till färdigt resultat

- Inköpare/upphandlare alternativt jurist som har dokumenterad kunskap/erfarenhet av LOU och projekttävlingar.

                                  - Anbudsgivare ska bifoga i sitt anbud konsultens/konsulternas CV som

                                    styrker konsultens arbetslivserfarenhet, utbildningar, kurser och

                                    övriga kompetenser och lämplighet för uppdraget

2.3 Uppdragets omfattning

Anbudsgivare ska:

- Ge råd om, granska och godkänna tävlingsprogrammet så att kvalitetssäkring sker i enlighet med tävlingsreglerna. Två granskningar av tävlingsprogrammet ska ingå. 

- Ge råd om och granska prekvalificeringshandlingen (enligt LOU). Två granskningar av prekvalificeringshandlingen ska ingå.

- Utse för tävlingen lämpliga juryledamöter.

- Tillhandahålla rådgivning och dialog under hela tävlingsförloppet. Vilket innebär bland annat minst en uppstartsworkshop med tävlingens arbetsgrupp på plats i Ulricehamn.

- Exponera tävlingens inbjudan och dess resultat via kanaler som når större delen av branschen: hemsida, sociala medier, nyhetsbrev och prenumeranter.

- Efter avslutad tävling tillhandahålla en webbaserad, permanent/offentligt åtkomlig dokumentation av samtliga förslag som publiceras på hemsida.

Beställaren kan komma att avropa vid behov konsulterna för:

- Processledning som planerar för och deltar i samtliga jurymöten.

- Arbetet omfattar förutom processledning att sammanställa juryutlåtande.

2.4 Referenser

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av området som upphandlingen avser (offentliga byggnader) och visa detta genom att ange tre (3) referensuppdrag där uppdraget har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling.

Referensuppdragen får inte vara äldre än fem (5) år från sista anbudsdag och vara relevanta i storlek och komplexitet. Uppdrag ska vara genomförda innan sista anbudsdag.

För varje referens ska anges:

Namn på referent/kontakt

Referensens arbetsgivare ska vara det samma som referensuppdraget

Telefonnummer

E-postadress

En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning

Tidpunkt för uppdragets genomförande.

Referensuppdraget ska avse olika uppdragsgivare/organisationer/företag/kunder. Beställaren förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte.

Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna för uppdragen är vidtalade och går att nå på angivna kontaktuppgifter samt att de har möjlighet att bekräfta referensuppdraget. Efter sista anbudsdag kommer Beställaren att göra två (2) försök att kontakta referenten inom fem (5) arbetsdagar.

För att Anbudsgivare ska anses ha uppfyllt kravet på erfarenhet av området som upphandlingen anser och därmed kvalificera sig för vidare utvärdering, ska referenterna anse att referensuppdragen har genomförts på ett för referenten tillfredställande sätt (=godkänt) genom att svara på ”godkänt” samtliga sex (6) utvärderingsfrågor.

2.5 Krav på dokument

Anbudsgivare ska lämna följande information/dokumentation i sitt anbud som styrker samtliga ställda krav i denna upphandling i form av:

- Kort beskrivning av anbudsgivarens organisation (2.1)

- Preliminär tidsplan (i förhållande till beställarens fastställda tidplan, se leverans) inklusive

  beskrivning av offererade konsulter/konsulterna (2.1)

- Beskrivning av uppdraget (2.1)

- Beskrivning av kvalitetssäkring av tävlingsprocess (2.1)

- Offererade konsulternas CV (2.2)

- Referensuppdrag 3st (2.4)

- Broschyrer i förekommande fall

- Offert

- Övrig lämplig information i förekommande fall

3. Finansiell ställning

Anbudsgivaren ska vara:

- registrerad i bolags-, handels- eller föreningsregister.

  Om anbudsgivare är en privatperson ska denne ha registrerat en enskild firma senast vid

  avtalsstart. 

- registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt

  och arbetsgivaravgifter.

- godkänd för F-skatt.

Granskningen omfattar följande:

- Anbudsgivarens ekonomiska- och finansiella ställning.

Anbudsgivaren ska vid tiden för anbudets inlämnande och vid avtalstecknandet inneha lägst ratingen "Kreditvärdig" (40 poäng) enligt Creditsafe eller på annat sätt bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar krav ställda för denna grad av rating.

Kontroll sker genom Beställarens försorg med Skatteverket samt Creditsafe.

4. Uteslutning

Anbudsgivaren ska försäkra att skäl för uteslutning för deltagande i upphandlingen ej föreligger enligt 13 kap. 1- 3 §§ LOU.

5. Pris

Totalpris anges exklusive moms i därför avsedd prisruta och ska inkludera samtliga åtaganden enligt upphandlingsunderlaget. Inga ytterligare kostnader får tillkomma utan Beställarens skriftliga godkännande.

- Anbudsgivare ska ange totalpris för genomförandet av uppdraget i sin helhet exklusive moms

- Anbudsgivare ska ange pris/timma för eventuellt tillkommande tjänster

6. Specifikation

Efterfrågade uppgifter i upphandlingsdokumentet ska anges i därför avsedd ruta alternativt bifoga efterfrågade uppgifter som bilaga till anbudet.

7. Anbudets form

Anbud ska lämnas via direktupphandlingsmodulen. Frågor och svar hanteras via direktupphandlingsmodulen. 

8. Anbudsprövning

Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas.

Kontraktet tilldelas den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Beställaren kommer att anta det anbud som har bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

9. Utvärderingskriterier

Endast de anbud som uppfyller upphandlingens obligatoriska krav kommer att utvärderas.

Bästa förhållande mellan kvalitet och pris på inkomna och kvalificerade anbud kommer att utvärderas enligt Mervärdesmodellen.

Vid referenstagning ska angivna referenser besvara nedan 6 st. frågor enligt en tregradig skala 1 = underkänt, 2 = godkänt; 3 = med beröm godkänt. Anbudsgivare som erhåller högst medelpoäng från referenserna utan att fått bedömning underkänt på någon av frågorna kommer att få tillgodoräkna sig ett mervärdesavdrag på 30 000 kr i den slutliga utvärderingen och kommer att vinna utvärderingen därmed och tilldelas kontrakt.

1. Har samarbetet med leverantören/anbudsgivaren fungerat bra?

2. Har leverantören/anbudsgivaren motsvarat era förväntningar i kontakter med er?

3. Har leverantören/anbudsgivaren säkerställt att uppdraget har genomförts enligt överenskommelser/avtalet?

4. Har leverantören/anbudsgivarens tjänst hållit tillräcklig kvalitet?

5. Har leverantören/anbudsgivaren lämnat förslag och förbättringar som har lett till förbättringar i projektet?

6. Har leverantören/anbudsgivaren hanterat fel/avvikelser på ett bra sätt?

Anbudsgivare/konsult ska vara beredd på att bli intervjuad vid behov.

10. Informationssäkerhet och GDPR

Anbudsgivaren ska ha en informationssäkerhetsstyrning och kontroll för att GDPR efterlevs.

Personalen ska väl känna till rutiner så att Beställarens information ges rätt skydd under hela leveransen.

Anbudsgivarens arbete ska vara organiserat på så sätt att informationssäkerhetsincidenter förebyggs.

Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat informationssäkerhetsarbete som minst omfattar följande delar;

- informationssäkerhetspolicy,

- integritetspolicy,

- rutin som säkerställer att Beställarens krav tillgodoses inom Anbudsgivarens organisation,

- rutin för hantering av informationssäkerhetsincidenter som omfattar identifiering av orsak, åtgärder och kommunikation med Beställaren.

Då Anbudsgivaren kommer hantera personuppgifter för Beställarens räkning kommer personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) att tecknas enligt Bilaga 2.

11. Leverans

Uppdraget ställer krav på att tävlingen ska genomföras och anpassas till politiskt fastställd tidplan.

Det innebär att inbjudan till prekvalificering för tävling ska publiceras under vecka 16 och därför behöver konsulten vara tillgänglig senast i början av mars. För stöd till skrivning av tävlingsprogram ska konsulten vara behjälplig under våren och fram till tävlingens startvecka 36.

Däremellan ska urvalsarbete genomföras som är planerat att genomföras under veckorna 22 och 27. Konsulten förväntas att vara behjälplig i juryarbete från tävlingsbidragens inlämning vecka 47 till tävlingens avslut och offentliggörande av vinnare vecka 5 2025.

12. Sekretess

Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.