Trollhättans Stad Valadministrativt system

Valadministrativt system

Vänersborgs kommun

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet.

Kontaktperson för upphandlingen:

Olof Borgmalm

olof.borgmalm@vanersborg.se

0521 - 72 23 92

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada hen skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Beskrivning

Vänersborgs kommun avser att direktupphandla ett valadministrativt system.

Systemet ska:

Verka som komplement till Valmyndighetens valportal och stödja valadministration enligt kommunallagen, vallagen samt lagen om folkomröstningar,

Stödja genomförandet och den praktiska planeringen av de allmänna valen,

Kunna hantera bemanning,utbildning, lokaler samt material/utrustning,

Stödja kommunikation och information via internet i t.ex. rekryteringsprocessen av valarbetare,

Stödja utskick via e-post och sms till till valarbetare,

Kunna exportera rapporter och statistik,

Ha funktion för inloggning via e-legitimation för administration och valarbetare,

Vara informationssäkert då det behandlar personuppgifter.

Beställarens organisation

Vänersborgs kommun har drygt 39 000 invånare och ungefär 3 600 anställda.

I kommunen finns nio nämnder (inklusive kommunstyrelsen) och sju förvaltningar.

För mer information om kommunen, se kommunens hemsida: www.vanersborg.se.

Resultat

Ett modernt, användarvänligt, effektivt och säkert valadministrativt system.

Tidplan/Leveranstid

Implementering av systemet ska kunna startas omgående efter beslut om tilldelning.

Systemet ska kunna erbjudas från det att avtalet tecknas under 2021 t.om. 2024-12-31 med möjlighet till årsvisa förlängningar. Parterna ska vara överens om förlängning av avtalet. Överenskommelsen ska vara skriftlig och ske senast tre månader före avtalsperiodens slut.

Utvärdering av anbud

Anbuden kommer utvärderas med utgångspunkt i en bedömning av det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (ekonomiskt mest fördelaktigt). Den anbudsgivare som lämnar det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet och uppfyller samtliga krav enligt kravspecifikationen kommer erhålla avtalet.

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2021-05-07)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2021-04-22

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Västra Götalands län

Diarie-/referensnummer

VAL 2021/2