Trotjänarmiddag

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Pernilla Roslind

pernilla.roslind@vanersborg.se

0521-72 21 40

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Uppdragsbeskrivning

Vänersborgs kommun delar årligen ut trotjänargåvor till anställda och förtroendevalda med lång tjänstgöringstid. Det görs under högtidliga former vid en middag. Årets middag 2020 är preliminärt planerad att äga rum den 5/11, 12/11eller 19/11. Vi beräknar runt 80 gäster. Exakt antal gäster blir klart under september 2020. Vänersborgs kommun önskar anbud på anordnande av middagen.

Uppdraget avser

Lokal, middag och servering vid trotjänarnas middag. Avtalets löptid gäller för år 2020-2021, med möjlighet till förlängning av avtalet ett (1) år. Förläningen sker automatiskt om inte Beställaren avser att säga upp avtalet. Avtalet upphör efter tre år utan föregående uppsägning.

Lokalerna ska vara tillgänglighetsanpassade. Lokal för mottagande av trotjänarna där alkoholfri välkomstdrink serveras. Lokal för middagen där hela sällskapet ska kunna sitta gemensamt och där det även ska finnas plats för musik och dansunderhållning. Lokalen ska vara avskild utan genomströmning av andra än inbjudna gäster.

Det ska även finnas lokal avsedd för gruppfotografering i nära anslutning till lokalen där välkomstdrinken serveras. Det ska också finnas ett rum där arrangörerna kan förvara värdesaker, personliga tillhörigheter och byta om i och en lokal där artisterna kan byta om och förbereda sig i.

Middagen ska bestå av en festlig trerättersmeny, förrätt, varmrätt och efterrätt. Anbudsgivaren kan lämna flera olika menyförslag. Vegetariska/specialkostalternativ ska kunna erbjudas och ska bekräftas i anbudet. Alkoholfri dryck, såsom lättöl/dricka och vatten ska ingå till middagen.

Till artisterna serveras enklare mat, exempelvis wraps, sallad, liten buffé, med dryck. De äter i den lokal de byter om/förbereder sig i eller i närheten. 

Vegetariska/specialkostalternativ ska kunna erbjudas och ska bekräftas i anbudet.

Vin (vitt, rött, rosé) och öl ska kunna köpas till av gästerna på plats, ange rutin för det. Pris för dessa drycker ska anges i offerten men kommer inte att utvärderas på grund av att eget utlägg sker.

Dukningen ska vara högtidlig och festlig, vita dukar, servetter och dekorerade bord.

Vid hela middagen ska det vara bordsservering och i anbudet ska det framgå antal serveringspersonal som kommer att tjänstgöra under kvällen utifrån uppskattat antal gäster. All personal ska vara van att servera vid större tillställningar.

För mingelmusik och tal ska ljudanläggning och mikrofon med stativ finnas tillgängliga i både lokalen där välkomstdrinken serveras och i lokalen för middagen.

I kuvertpriset för middagen ska samtliga kostnader ingå. Lokaler, ljudanläggning, dukning, mat med alkoholfri dryck (lättöl/dricka eller vatten), personal och serveringspersonal.

Pris på mat och dryck till artisterna lämnas per person (uppskattat antal, 15 personer) och inkluderas inte i kuvertpriset för middagen.

Anbudsgivaren har inte rätt till ytterligare ersättning om det inte är skriftligen överenskommet mellan parterna.

Val av anbud

Inför val av anbud ska möjlighet ges att se lokal, exempel på dukning och träffa leverantören.

De områden som kommer att utvärderas vid val av anbud är:

-       -Lokalernas lämplighet för middagens program.

-       -Serveringspersonalens erfarenhet.

-       -Dukning.

-       -Menykomposition

-       -Pris

Sammanfattning vad anbudet ska innehålla

-       Ange vilken/vilka datumen 5/11, 12/11, 19/11 som bokning är möjlig.

-       Beskrivning av lokalerna.

-       Menyförslag till gästerna och till artisterna

-       Antal serveringspersonal och beskrivning av deras erfarenhet av servering.

-       Beskrivning av borddukning.

-       Pris per kuvert, 3-rättersmenyn. Samtliga kostnader ska ingå, lokaler, ljudanläggning, dukning, mat med alkoholfri dryck (lättöl/dricka eller vatten), personal och serveringspersonal.

-       Pris per person, mat och dryck till artisterna.

-       Pris för vin/öl (kommer inte utvärderas).

Använd gärna bifogad mall för att få med alla områden som anbudet ska innehålla.