Trotjänargåvor

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Pernilla Roslind

pernilla.roslind@vanersborg.se

0521-72 21 40

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Uppdragsbeskrivning

Upphandlingen omfattar den upphandlande myndighetens behov av minnesgåvor. Trotjänargåvan delas ut i form av en värdecheck till personer som varit anställda eller förtroendevalda inom Vänersborgs kommun under lång tid.

Värdechecken delas ut vid en högtidlig ceremoni i slutet av 2020 och därefter ska värdechecken vara giltigt i minimum en månad.

De anställda/förtroendevalda besöker själva de utvalda leverantörerna för att lösa in sin värdecheck till en minnesgåva från de utvalda produktgrupperna. Minnesgåvan ska vara av en varaktig minneskaraktär och värdebeständig. Den kan bestå av ett set, flera produkter som tillsammans blir en helhet.

Enligt prognosen för 2020 är det omkring 35 personer som får möjlighet att välja en minnesgåva. Antalet är endast en uppskattning och kan över- eller underskridas och är inte bindande för den upphandlande myndigheten. Som leverantör är du skyldig att leverera det verkliga behovet.

Den upphandlande myndigheten reserverar sig för att avtalets omfattning och struktur kan komma att förändras på grund av politiska beslut.

Uppdraget avser

Som leverantör ska du kunna erbjuda gåvor i utbyte mot värdechecken ur specifika produktgrupper som ryms inom värdet på checken.

Värdechecken för gåva år 2020 har ett värde av 5 800 kronor inklusive moms. Beloppet är preliminärt och kan komma att förändras innan inlösningsdagen. Beloppet kan även komma att förändras över åren.

I de fall trotjänaren önskar en gåva för ett högre belopp bekostas mellanskillnaden av trotjänaren själv.

Upphandlingen gäller för 2020, 2021 med möjlighet till förlängning ett år i köparens val. Avtalets löptid gäller för år 2020-2021, med möjlighet till förlängning av avtalet ett (1) år. Förläningen sker automatiskt om inte Beställaren avser att säga upp avtalet. Avtalet upphör efter tre år utan föregående uppsägning.

Krav på gåvan

Garanti

Garantitiden på minnesgåvan ska vara enligt sedvanlig garanti, dock minst ett år.

Ange i anbudet var service och reparation av gåvor kan ske under garantitiden. Garantibevis bifogas gåvan vid leverans.

Försäkring

Minst ett års allriskförsäkring (fullvärde) ska medfölja varje produkt och ska administreras av leverantören utan kostnad.

Produktgrupper:

Upphandlingen omfattar sex produktgrupper:

- Kvalitetsur

- Smycke/smyckeset

- Kamera

- Köksassistent/kaffemaskin

- Inredningsartiklar

- Inredningsartiklar textil

För mer information om respektive produktgrupp se bifogat dokument.

Du som leverantör ska ha butik inom rimligt avstånd från Vänersborg så att trotjänaren, lätt och utan större tidsåtgång, ska kunna besöka dig för val av gåva, justering med mera.

I anbudet

Som anbudslämnare ska du ange inom vilken/vilka produktgrupper värdechecken kan lösas in mot en gåva.

Ange också eventuell rabattsats som lämnas på respektive produktgrupp vid fakturering till kommunen.

Adress till butiken.

Val av anbud

Vi kommer att välja de leverantörer som kan leverera gåvor enligt nämnda krav, i texten ovan och i bifogat dokument ” Kravspecifikation på produktgrupper”, och som har butik inom rimligt avstånd från Vänersborg.

Praktisk information till leverantör

Inlösning av värdecheck

Värdechecken ska lösas in mot en gåva/gåvoset inom de angivna produktgrupperna vid ett tillfälle under en begränsad period specificerad på värdechecken. Varje trotjänare ska legitimera sig och du som leverantör ska försäkra dig om att det är rätt person.

Fakturering 

I fakturan anger du som leverantör trotjänarens namn och personnummer, gåva/gåvoset och angivet beställar-ID. Fakturan ska skickas elektroniskt till Vänersborgs kommun tillsammans med värdechecken/värdecheckarna som undertecknats av trotjänaren och dig som leverantör.

Mer information om elektronisk fakturering kan du läsa om på vår hemsida.

https://www.vanersborg.se/kommun--politik/kommunfakta/ekonomi/e-faktura-leverantor.html?vv_hit=true