Systemförvaltningsverktyg

Anbudsförfrågan

Trollhättans Stad inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling av Systemförvaltningsverktyg.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt minst i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Trollhättans Stad (org.nr. 212000–1546). Den upphandlande myndigheten benämns "staden" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages.

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Frågor och svar/Komplettering av förfrågningsunderlaget

Alla frågor ska ställas via systemet. Senaste datum för frågor 2018-11-02. Vid problem med systemet kontaktas TendSign på telefon 0771-440 200.

Ersättning för anbudsarbete

Ingen ersättning utgår för nedlagt arbete med anbudsgivning.

Offentlighet och sekretess

Enligt kapitel 19 paragraf 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan uppgifter i anbud sekretessbeläggas, men bara om det av särskild anledning kan antas att Anbudsgivaren skadas om uppgifterna röjs. Den Anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Vi vill betona att om Upphandlade myndighet gör en bedömning av att sekretess föreligger kan Upphandlade myndighet beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Uppdraget avser

Systemet staden söker ska bestå av olika styrmodeller/moduler som tillsammans ger kommunen möjlighet att arbeta systematiskt, strukturerat och metodiskt med stadens befintliga IT-portfölj, utveckling av och säkerhet kring denna. Systemet ska därför innehålla:

Modell för IT-förvaltning

Modell för informationssäkerhetsarbete/dataskyddsförordningen (GDPR)

Modell för digitaliseringsarbete/utvecklingsarbete

Ett system med dessa huvudfunktioner är en viktig del i stadens pågående arbete med framtagning av ett lednings- och informationssystem. Kraven på respektive modell beskrivs nedan.

Krav på varan/tjänsten

Allmänt

Anbudet ska inkludera utbildning av personal i anslutning till driftsättning.

Anbudet ska gälla kommunlicens som möjliggör att stadens alla verksamheter kan arbeta i systemet utan någon begränsning i antal licenser.

Modell för IT-förvaltning

Systemet ska innehålla metodstöd för IT-förvaltning (förvaltningsmodell) för att säkerställa att staden stödjer, underhåller, vidareutvecklar och supportar de system/applikationer/tjänster som används för att leverera värde till verksamheten.

Detta innebär att:

Systemstödet ska vara en färdig funktion och stöd för att skapa och dokumentera förvaltningsobjekt, huvudprocesser, delprocesser och informationstillgångar.

Kopplingen mellan förvaltningsobjekt, huvudprocesser, delprocesser och informationstillgångar ska kunna synliggöras i ett grafiskt gränssnitt.

Insatser kopplade till förvaltningsarbetet ska kunna planeras, dokumenteras och följas på förvaltningsobjektsnivå.

För beslutade insatser ska ansvarig kunna anges liksom start-och slutdatum och budget.

Kommunens samtliga planerade insatser, med utsedda ansvariga, ska kunna synliggöras i form av ett GANT-schema eller motsvarande visuellt schema med kalenderöversikt.

Det ska vara möjligt att följa upp status på beslutade insatser.

Systemstödet ska en färdig funktion och stöd för att, med utgångspunkt från planerade insatser, generera en förvaltningsplan.

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att kunna följa upp och också synliggöra respektive förvaltningsobjekts målsättningar, mätetal, målvärde, utfall och måluppfyllelse.

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att kunna dokumentera SLA:er kopplade till olika informationstillgångar och processer.

Modell för informationssäkerhetsarbete/dataskyddsförordningen (GDPR)

Systemet ska erbjuda ett färdigt stöd för processen kopplad till informationsklassificering och ett färdigt stöd för dokumentation av personuppgiftsbehandling.

Detta innebär att:

Systemstödet kan dokumentera klassificeringsbeslut.

Dokumentera risker och konsekvenser.

Beräkna och dokumentera riskvärden.

Planera och dokumentera riskåtgärder.

Generera ett protokoll från informationsklassificeringen med tillhörande godkännandefunktion.

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att dokumentera resultat från analys som sker med hjälp av SKL:s verktyg KLASSA.

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att kunna följa upp och också synliggöra respektive informationstillgångs risker, riskvärden, status för riskåtgärder och ansvarig.

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att kunna dokumentera personuppgiftsbehandlingar kopplade till processer eller informationstillgångar.

Modell för digitaliseringsarbete/utvecklingsarbete

Systemet ska innehålla ett färdigt stöd för processen att införa ny informationsteknologi (IT) i stadens verksamheter.

Detta innebär att:

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att dokumentera utfall av SKL:s eBlomlådan.

Systemstödet ska ha en färdig funktion och stöd för att planera och dokumentera aktiviteter kopplade till digitaliseringsarbetet.

Insatser kopplade till digitaliseringsarbetet ska kunna planeras, dokumenteras och följas på förvaltningsnivå.

För beslutade insatser ska ansvarig kunna anges liksom start-och slutdatum och budget.

Det ska vara möjligt att följa upp status på beslutade insatser.

Anvisning till anbudsgivaren

Ska-krav

Samtliga ska-krav ska vara uppfyllda för att ett anbud ska gå vidare.

Anbudsavlämnande

Sista anbudsdag är: 2018-11-12

Språk

Anbudet ska vara skrivet på det svenska språket. All kommunikation under avtalsperioden ska vara på det svenska språket.

Krav på anbudsgivaren

Krav på registreringar mm

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I de fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Krav på personbiträdesavtal

Leverantören ska acceptera stadens framtagna standard personbiträdesavtal.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska vid behov kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget.

Tidplan/Leveranstid

Stadens önskar leverans snarast möjligt.

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris

Pris ska anges exklusive moms.

Avbrytande av upphandling

Om anbud inkommer och prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel kan upphandlingen komma att avbrytas.

Prövning av anbud

Kvalificering- se Krav på registreringar

Prövning av anbud - bedömning av Teknisk och yrkesmässig kapacitet samt hur väl man uppfyller krav på varan/tjänsten.

Kontroll av anbud mot angivna SKA-krav.

Tilldelning av kontrakt

Anbud med lägst pris tilldelas kontrakt.