Rådgivningstjänst avseende leasing med tillhörande systemstöd

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Lotten Svensson

lotten.svensson@vanersborg.se

0521-72 23 79

INLEDNING

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess i anbudet innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

UPPDRAGSBESKRIVNING/KRAVSPECIFIKATION

Uppdraget avser rådgivning avseende leasing och hyra av lös egendom inklusive digitalt systemstöd för uppföljning och kontroll. De olika delarna i uppdraget inkluderar, men begränsas inte till; 

1. Kartläggning av samtliga leasing och hyresavtal

Leverantören ska självständigt kunna hämta avtal avseende leasing och hyra och dess tillhörande information samt registrera dessa i webbaserad databas. Detta gäller enskilda avtal såsom ramavtal och tillhörande avropsavtal/delavtal. I kartläggningen ingår avtalsanalys i syfte att optimera avtalsvillkor och identifiera besparingsmöjligheter. 

2. Kontinuerlig bevakning och kontroll

Leverantören ska utföra löpande kontroll av samtliga leasing- och hyresavtal i syfte att identifiera avvikelser från och förändringar i avtalsvillkor, möjliga besparingar, överdebiteringar etc. 

3. En webbaserad databas för samtliga leasing och hyresavtal

Leverantören ska erbjuda en webbaserad databas där samtliga leasing- och hyresavtal, nya som gamla, registreras och ordnas löpande, systematiskt och självständigt av leverantören för enkel och informationsrik översyn. Leverantören ska kunna skanna in och bifoga aktuella avtalskopior till avtalet. Varje avtal ska innehålla erforderlig information kring betalningar, avtalstid, restvärde, ägare av avtalet hos kommunen etc som är av vikt för effektiv uppföljning av leasing- och hyresavtal.

4. Rådgivning och stöd

Leverantören ska bistå beställaren med support och stöd på området leasing och hyra. Detta inkluderar, men begränsas inte till;

- upphandling, avtalstecknande och implementering av ramavtal såsom enskilda avtal i syfte att erhålla bästa möjliga villkor.

- upprättande och implementation av styrdokument

- framtagande av redovisningsunderlag anpassat efter gällande lagstiftning samt annan erforderlig ekonomisk och icke ekonomisk rapportering vid tidpunkt då beställaren så kräver

- Leverantören ska vara uppdaterad på förändringar i lagar och regler som påverkar hantering av leasing och hyresavtal inklusive redovisningen av densamma och informera beställaren härom

- Leverantören ska kunna vara direkt stöd i kontakt med leverantörer om beställaren så begär

5. Optimering av kostnader och besparingar

Leverantören ska löpande bistå beställaren med kunskap och information på området leasing och hyra samt förslag på åtgärder i syfte att genomföra förändringar som medför avtals- och kostnadsoptimering. Vidare ska leverantören vara ett stöd i valet av finansieringsform vid inköp/investeringar.

6. Oberoende

Leverantören ska vara oberoende. Leverantören får inte vara jävig eller ha koppling till, direkt eller indirekt till leverantör som erbjuder leasing som finansieringsform.

7. Informationssäkerhet

Beställarens krav på informationssäkerhet ska efterföljas. Om dessa krav inte uttryckligen ställts ska leverantören kunna uppvisa de rutiner kring informationssäkerhet som tillämpas hos leverentören. All information och material som uppkommer i samband med utförandet av tjänsterna ska förvaras på ett säkert sätt så att den inte kan skadas eller nås/ändras av obehöriga. Leverantören ska ha rutiner för att permanent radera information som inte längre är relevant för tjänsternas utförande. Varje användare till databasen ska ha en personlig och unik inloggning och leverantören ska ha en säker metod för distribuera lösenord till användarna utan att dessa röjs till obehöriga.

8. Hantering av personuppgifter

Vardera parten ansvarar för att personuppgifter hanteras enligt gällande lagstiftning och enligt separat tecknat personuppgiftsavtal mellan personuppgiftsansvarig (Vänersborgs kommun) och personuppgiftsbiträde (leverantören).

9. Utbildning

Leverantören ska erbjuda fortbildning på området leasing och hyra när beställaren så behöver och enligt överenskommelse. Uppskattat antal tillfällen är max 5 ggr/år. Delområden där utbildning ska kunna erbjudas inkluderar, men begränsas inte till redovisning, kostnadsoptimering, avtalsanalys, kalkylering etc. 

10. Avveckling av tjänst

I det fall tjänsten avvecklas äger beställaren rätt till data och information som skapats under avtalsperioden, leverantören äger motsvarande rätt till tjänst och programvara och dess tillhörande infrastruktur. 

Vid eventuellt avvecklande av tjänst ska en plan finnas för ett smidigt och kostnadseffektivt utförande. Leverantören ansvarar för att allt material som skapats under avtalsperioden förstörs på ett tillförlitligt sätt för egen del och hos eventuell tredje part.

PRIS

Leverantören lämnar pris, exklusive moms på alla fasta och rörliga tjänster som kan uppkomma i samband med utförandet av tjänsten. Uppskattat antal avtal som ska hanteras i tjänsten är ca 350 st. Beställaren garanterar inte att uppskattad volym kommer att avropas. 

UTVÄRDERING

Vid utvärdering kommer en sammvägning av pris och erbjudna tjänsterna att tas i beaktning. Detta innebär att anbud med lägsta pris inte nödvändigtvis kommer att antas. 

ANBUD

Komplett ifyllt anbudsformulär, se bifogad fil.