Nyhetstjänst och omvärldsbevakning

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Gunbritt Reteike

gunbritt.reteike@vanersborg.se

0521-72 19 14

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Vänersborgs Kommun önskar upphandla:

1. Tjänst för omvärldsbevakning av publicering om Vänersborgs kommun och Vänersborg i nyhetsmedier och i sociala medier

Rapporterna ska vara dagliga och Vänersborgs kommun ska kunna lägga in ett valfritt antal e-postmottagare av rapporterna.

Omvärldsbevakningen ska omfatta all media, både lokal, regional och riksomfattande av betydelse, samt även omfatta sociala

medier. Mediabevakningen ska i efterhand kunna analyseras på ett tydligt och användarvänligt sätt. Det ställs höga krav på att rapporterna ska vara formade på ett lättillgängligt, strukturerat sätt och med full responsivitet för mobiler och läsplattor. Rapporterna ska vara lika tillgängliga, oavsett plattform.

2. Nyhetstjänst, det vill säga verktyg som exempelvis pressrum, för att nå ut till redaktioner, journalister och andra skribenter/debattörer, som skriver om områden och frågor som är viktiga för Vänersborgs kommun att nå ut med.

Verktyget ska innebära ett effektivt och användarvänligt sätt att kunna gå ut med pressmeddelanden och nyhetsbrev och ge

möjlighet att skapa olika mottagargrupper inom olika typer av media och specialområden. Tjänsten ska underlätta för media och

enskilda journalister att själva enkekt hitta relevanta nyheter från Vänersborgs kommun, som lagts ut i verktyget. Även här ställs höga krav på användarvänlighet och att enkelt och snabbt kunna skapa nyheter och pressmeddelanden i verktyget.

Anbud ska ges med:

• Ange pris för de två tjänsterna för ett(1) år, två(2) år, respektive tre(3) år.

• Om möjligt; en länk till demonstrationsmiljö på nätet för att åskådliggöra verktyget.

• Beskrivning hur verktyget fungerar och vilka möjligheter det erbjuder, utförlig beskrivning för vardera tjänsten 1 och 2 ovan.

Tjänst 1

-Beskriv hur tjänsten om omvärldsbevakningen fungerar.

-Beskriv hur många sökord som ingår i priset och vad eventuellt tillägg kostar om det finns en begränsning

-Beskriv om även utländska medier omfattas eller kan köpas till

-Beskriv hur många användare man kan ha som dagligen får e-post utskickat på sina sökord

-Beskriv om verktyget tillhandahåller tillgång till rapporter kopplade till omvärldsbevakningen. Rapporterna ska man lätt kunna producera och presentera digitalt, till exempel i Excel och PDF-format.

Tjänst 2

-Beskriv hur en nyhetstjänst med ett Pressrum kan tillhandahållas internt på kommunens sida eller externt hos er på företaget.

-Beskriv tjänsten och ge exempel på vilka man kan nå med nyhetstjänsten.

-Beskriv möjligheten att lägga ut obegränsat antal pressmeddelanden, text och bilder. Om det är begränsningar, ange antal.

-Beskriv på vilket sätt tjänsten ger tillgång till journalister, hur många och på vilket sätt når man dem. 

-Beskriv om det är möjligt att skapa e-postlistor i systemet och hur man arbetar med dessa. Om det är begränsningar, ange antal.

-Beskriv om verktyget tillhandahåller tillgång till rapporter som beskriver hur många som nåtts av de pressmeddelanden man lägger ut. Rapporterna ska man lätt kunna producera och presentera digitalt, till exempel i Excel och PDF-format.

-Hur många användare/licenser kan man ha?

-Kan flera vara inloggade i systemet samtidigt?

-Beskriv utbildningsförfarande när ny användare av systemet tillkommer.

-Kan våra kommunala bolag vara användare av samma system som vi? Kommunalt turistbolag, kommunalt fastighetsbolag osv. Beskriv möjligheterna och begränsningar och ev tilläggskostnader.

-Beskriv möjlighet att skapa egen E-postlista och hur man gör det.

-Beskriv om det finns möjlighet att lägga till rörlig media. 

-Grundpris, specificera vad som ingår

-Beskriv kostnad för support?

-Vad kostar utbildning?

-Vad kostar att bygga egna listor i systemet?

-Andra tilläggstjänster och kostnader?

Option med avtalsförlängning om två (2) år

Utvärdering kommer att göras enligt det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån:

• Tjänsternas funktion och effektivitet utifrån ovanstående krav

• Användarvänlighet utifrån ovanstående krav

• Pris

Vänersborgs Kommun förbehåller sig rätten att avgöra vad som är det mest effektiva och användarvänliga verktyget.