Isbana 2022-23

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Håkan Ek

hakan.ek@vanersborg.se

0521-72 12 50

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet om företaget är registrerat i annat land.

I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, ska aven detta företag uppfylla dessa krav och på begäran kunna verifiera uppfyllelse.

Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda.

Anbudsgivaren ska inneha, F-skattsedel, eller motsvarande för utländska anbudsgivare.

Teknisk och yrkesmässig kapacit

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Uppdragsbeskrivning

Uppdraget avser hyra av en isbana med placering i "Plantaget" i Vänersborgs kommun under perioden vecka 47, 2022 - vecka 10, 2023. Ska levereras komplett med montering, installation och isläggning av isrinken inklusive kylanläggning samt demontering.

Sammanfattning av projektet: 

I avsaknad av evenemang i kommunen under 2022p.g.a. COVID-19 så ser Samhällsbyggnadsförvaltningen en möjlighet att genomföra ett projekt i form av en isbana i Plantaget (november 2022 till februari 2023) till förmån för allmänheten. Vidare också för att möjliggöra för föreningar och organisationer att anordna mindre evenemang i anslutning till och på isbanan.

Fördjupad beskrivning av projektet: 

Samhällsbyggnadsförvaltningen tillsammans med Kultur- och fritidsförvaltningen vill uppmuntra till rörelse och aktivitet med lekfulla upplevelser för alla åldrar. Samhällsbyggnadsförvaltningen vill skapa en inkluderande mötesplats under årets mest kalla och mörka dagar. Satsningen är en del av vårat mål att öka livskvalitén och välbefinnandet för våra kommuninvånare och bidra till ökad attraktionskraft. Plantaget ska vara ett starkt besöksmål och en levande mötesplats året runt.

Dagtid som kvällstid kan allmänheten åka skridskor eller deltaga i eventuella vintersportaktiviteter som föreningarna och organisationer tillåts anordna.

Arbetet med drift och underhåll kommer att göras i samarbete med Kultur- och fritid för att säkerställa att anläggningen och dialogen med föreningar och andra organisationer sköts på bästa sätt.

Krav för mobil isbana och kylsystem

- Storlek på isbana: 10 x 20 m

- Montering ska ingå

- Isläggning ska ingå i hyran upp till dess att sargfötterna är fastfrusna. Ange cm som ingår till färdig is.

- Demontering ska ingå

- Frakt och transport till och från monteringsplatsen 

- Flexibla/mjuka kylmattor ska ingå för att möjliggöra att isbanan ska kunna förläggas runt lyktstolpen ”Mandråparen” i Plantaget samt möjliggöra lagning av ev. läckage utan specialkunskaper. 

- Sarg ska ingå och frysas fast, ange höjd och utseende. Sargen ska ha en överliggare som utgör sittmöjlighet för skridskoåkare. Ca. 50 cm över isen. 

- Runt ”Mandråparen” ska sarg och staket uppföras som ett skydd, med så lite ianspråktagande av isen som möjligt. Se illustration. 

- I sargen och staketet ska det finnas en sektion som skall fungera som öppning för in- och utpassering, se illustration.

- Komplett kylsystem och kylaggregat ska ingå och kunna monteras till användbart bruk inklusive alla delar samt demonteras. Komplett fyllning av kylsystemet med glykol ska ingå vid leverans. Kylsystem ska vara konstruerat med flexibel EDPM-rörmatta, eller annan som anbudsgivaren bedömer likvärdig och uppfyller dess funktion och krav. Bifoga funktionsbeskrivning för offererad produkt

- Ange teknisk beskriving för strömtillförseln till kylaggregatet där Watt- och Amperebehov framgår

- Ange en uppskattad driftkostnad för hyresperioden mellan v.47 och v.10

- Mått på kylaggregat

- Ange hyreskostnaden för perioden vecka 47, 2022 - vecka 10, 2023

- Ange hyreskostnaden för en eventuell förlängning av hyresperioden per vecka efter vecka 10

- Ange era krav på platsytan för att er produkt ska fungera. 

Övrigt:

- Ange vad som gäller för drift, underhåll och support under hyrestiden

- Utbildning för hantering av kylsystemet och spolningen av isen ska ske på plats i samband med montering, isuppbyggnad och överlämning 

Tidplan/Leveranstid: Levererad och åkbar senast vecka 47

Referens:

Leverantören ska ha tidigare erfarenhet av isbanor för skridskoåkning. Leverantören ska också ha erfarenhet av installation, montering och driftsättning, antingen i egen regi eller via underleverantör.  

För att säkerställa att leverantören har erfarenhet av efterfrågad vara och tjänst ska en kortfattad redovisning över referensuppdrag enligt nedan skickas till kommunen vid begäran.

Vid begäran från kommunen ska minst tre (3) referensuppdrag under de fem (5) senaste åren anges med information om kundens namn, e-postadress och telefonnummer anges.

Förutsättningar:

- Om inte erforderliga medel tillskjutes, kommunens kostnad för ett kommande avtal överstiger budgeterad nivå eller politiska beslut inte fattas kan upphandlingen komma att avbrytas. Detsamma gäller även om det sker väsentliga verksamhets- eller organisationsförändringar som gör att behovet inte kvarstår.