Inkassotjänster

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Erik Österlund

erik.osterlund@vanersborg.se

0521-72 11 56

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet om företaget är registrerat i annat land.

I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, ska aven detta företag uppfylla dessa krav och på begäran kunna verifiera uppfyllelse.

Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda.

Anbudsgivaren ska inneha F-skattsedel, eller motsvarande för utländska anbudsgivare.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Bakgrund

Inkassoverksamheten i Vänersborgs kommun omfattar hela kommunen, det vill säga för samtliga förvaltningar, men inga bolag eller kommunalförbund.

Inkassoverksamhet sköts av ekonomikontoret för alla förvaltningar förutom avdelningen Kretslopp och Vatten.

Upphandlingen omfattar Vänersborgs kommun behov exklusive Kretslopp och Vatten. Kretslopp och Vatten ska ha en ensidig option att teckna separat avtal.

Uppskattade volymer

Volympuppgifter är ungefärliga och lämnas utan förbindelse. I volymen ingår inte Kretslopp och Vatten.

År                       Antal inkassokrav                                              Antal påminnelser

2020              995                                                            1 971

2021              1 011                                                         1 898

2022              1 120                                                         2 225

Beställarens ekonomisystem

Vänersborgs kommun använder affärssystemet Raindance (CGI) och all fakturahantering sker centralt på ekonomikontoret. Dock använder Kretslopp och vatten affärssystemet Future och sköter fakturering och betalning via detta system.

Allmänna krav på tjänsten

Leverantören ska vara innehavare av inkassotillstånd utfärdat av Integritetsskyddsmyndigheten. Leverantören ska följa inkassolagen (SFS 1974:182) samt Integritetsskyddsmyndighetens föreskrifter och allmänna råd om inkassoverksamhet samt annan reglering som kan vara relevant för verksamhetsområdet.

Implementeringsplan

Implementeringsplan för uppstart ska tas fram tillsammans med Beställaren. Leverantören ska påbörja arbete med detta i samband med avtalstecknandet och ansvarar för att bjuda in representanter från Beställaren i arbetet. Den från Leverantören som deltar i implementeringsfasen ska ha tidigare erfarenhet av detta. Leverantören ska i god tid före avtalsstart säkerställa att efterfrågade tjänster kan levereras tillfredsställande vilket även inkluderar tester av IT-integration.

Process för ärendehantering

Registrering och komplettering av ärenden i Leverantörens webbtjänst ska kunna ske i webbaserat gränssnitt.

I de fall utsänt inkassokrav kommer i retur till Leverantören ska denne vidta efterforskningsåtgärd för framtagande av korrekta uppgifter på gäldenären och därefter skicka ut nytt inkassokrav med nya aktuella uppgifter.

Inkassokrav ska i normalfallet skickas ut senast arbetsdagen efter den dag då Leverantören erhållit fil från Beställaren.

Leverantören ska skicka inkassokrav till kunden utformat enligt inkassolagens regler. Lagstadgad inkassoavgift på för närvarande 180 SEK tas ut vid inkassokrav.

Leverantören ska kunna ge Beställaren möjlighet att välja att bli tillfrågade innan inkassokrav går vidare till KFM (Kronofogdemyndigheten), både i ordinarie inkassoflöde eller från efterbevakning.

Leverantören ska tillåta Beställaren att vid behov kunna bestämma vilka rättsliga åtgärder som ska vidtas, oavsett om ärenden befinner sig i ordinarie inkassoprocess eller i efterbevakningen.

Leverantören ska skicka korrespondens som avser personer med skyddad identitet till Skatteverkets förmedlingsuppdrag.

Leverantören ska även efter avtalets slut kunna erbjuda beställaren en rimlig nivå av support och tillgänglighet kring kvarstående, ej fullbetalda ärenden.

Information från leverantör till gäldenär

De brev som anbudsgivaren vid olika tillfällen skickas till gäldenären ska beställaren ha möjlighet att påverka utformningen av.

Likvidavräkningen

När gäldenären betalar till Leverantören ska betalningen avräknas enligt följande ordning: 1. mot kapitalbelopp, 2. mot räntebelopp, 3. mot inkassoavgift.

Inbetalda kapitalbelopp ska vara tillhanda beställaren enligt överenskommelse. Den avtalade andel av inkassoavgiften som eventuellt ska tillfalla Beställaren ska utbetalas månadsvis.

Fakturaspecifikation

Fakturor/kreditfakturor och utbetalningsunderlag ska specificeras vad gäller kapital-, ränte-, inkasso- och momsbelopp, momsgrundande belopp och använda momssatser. (Enligt Skatterättsnämnden är de inkassotjänster som ombudet tillhandahåller Beställaren en skattepliktig tjänst. Det gäller oavsett om ersättning uppbärs direkt från Beställaren eller genom att ombudet tillgodogör sig från den av gäldenären uppburna ersättningen. Moms på inkassotjänst är ingående moms för Beställaren.)

Räntekontrolluppgift

Leverantören ska årligen, leverera kontrolluppgift (KU) till Skatteverket avseende dröjsmålsräntor (KU25) som privatpersoner har betalat in under föregående inkomstår. Leverans ska ske via Skatteverkets e-tjänst Lämna kontrolluppgifter, Filöverföring. Leverantörer ansvarar för att vid varje tidpunkt följa den tekniska beskrivning avseende XML-fil för kontrollavgifter som Skatteverket tillhandahåller. Leverantören ska även skicka information om dröjsmålsräntor till aktuella gäldenärer där den sammanlagda räntan för en person överstiger 100 kronor under året.

Statistik

Leverantören ska initiera möten för uppföljning och diskussion om möjliga rutinförbättringar. Uppföljningsmöten sker enligt överenskommelse. Statistikrapporter ska kunna lämnas till Beställaren. Statistiken kan omfatta uppgifter om inlämnade ärenden (antal och belopp), återkallade ärenden (antal och belopp) med mera.

Utbildning

Leverantören ska tillhandahålla utbildning vid införandet och vid förändringar i lagstiftning, leverantörens webbtjänst och arbetssätt.

Detta ingår i Leverantörens åtagande utan att extra ersättning utgår.

Krav på inkassohantering

Anbudsgivaren ska beskriva sin strategi för att uppnå ett bra inkassoutfall med hänsyn till Beställarens kundstruktur, volymer och belopp.

Beställaren ska ha rätt att kostnadsfritt återkalla ärenden (inom Sverige) som lämnats över till Leverantören fram till att inkassokravet har förfallit till betalning, samt enstaka långtidsbevakade ärende där extra kostnader till exempel ansökningsavgifter inte har tillkommit.

Bevakning av fordring vid konkurs och företagsrekonstruktion ska ske genom att inkassoföretag anmäler till konkursförvaltare/rekonstruktör och aktivt bevakar vid eventuellt bevakningsförfarande och efterbevakningsförfarande.

Leverantören ska tillhandahålla en rutin för bevakning av fordringar vid skuldsanering.

Avbetalningsplan

Leverantören ska kunna hantera avbetalningsplan enligt Vänersborgs kommun Riktlinje för krav och inkasso.

Ansökan om betalningsföreläggande samt soliditetskontroll

Om ingen betalning eller endast delbetalning görs av gäldenären ska Leverantören göra en bedömning om ärendet ska drivas vidare genom en ansökan om betalningsföreläggande. Leverantören ska ha välfungerande system och rutiner för att kontrollera och bedöma gäldenärers betalningsförmåga, genom till exempel scoring eller utdrag från Kronofogdens system. Beställaren ska ha möjlighet att ta del av utförd scoring.

Ansökningsavgift avseende betalningsföreläggande får aldrig faktureras Beställaren, såvida det inte avser ett återkallat ärende.

Beställaren ska ha möjlighet att påverka ansökan om betalningsföreläggande i undantagsfall efter dialog med Leverantören.

Om fordran inte bedömts lämplig att gå vidare med enligt ovanstående punkt, eller om ansökan om betalningsföreläggande inte gett resultat, ska fordran föras över till långtidsbevakning.

Utlandsinkasso

Leverantören ska tillhandahålla utlandsinkasso inklusive rättsliga åtgärder.

Inkassohantering och indrivning i utlandet ska tillhandahållas enligt tillämplig lagstiftning, kultur och affärsseder i respektive land.

Leverantören ska inhämta samtycke från Beställaren innan rättsliga åtgärder vidtas samt meddela vad kostnaderna beräknas uppgå till och bedöma chanserna att vinna en process i domstol.

Inkassoärenden ska kunna hanteras i annan valuta än SEK.

Systemkrav – webbtjänst

För att tillgodose Beställarens behov av att på ett effektivt och administrativt enkelt sätt arbeta med inkassoärenden ska Leverantören tillhandahålla en webbtjänst där Beställaren kronologiskt kan följa utvecklingen i ett specifikt ärende.

Webbtjänst ska vara på svenska.

Hela processen för Beställarens inkassoärenden ska kunna följas i webbtjänsten.

Kommunikation som avser ärendehantering mellan Beställaren och Leverantören ska i huvudsak ske i webbtjänsten.

I webbtjänsten ska förändringar i ärendets status loggas och en historik ska finnas av ärendets samtliga händelser och aktiviteter.

Leverantören ska säkerställa att information om gäldenärens skuld är aktuell och uppdateras dagligen.

Leverantören ska ge Beställaren möjlighet att kunna söka, hantera ärende via meddelanden inklusive bilägga dokument och lägga till manuella ärenden i webbtjänsten.

I webbtjänsten ska Beställaren kunna ta fram statistik och exportera olika typer av rapporter till Excel.

Rapporter ska kunna tas ut per kundnummer respektive samlat för hela Beställaren; bokföringsrapport, ärenderapport, avslutningsrapport, statusrapport inklusive långtidsbevakning.

Beställaren bör kunna administrera användarkonton.

Förutom planerade avbrott bör webbtjänsten vara tillgänglig minst helgfria vardagar 07.00-18.00

Planerade driftavbrott ska kommuniceras i god tid till Beställaren.

Samtliga kvalificerade anbudsgivare kommer att kallas till presentation av sin webbtjänst antingen på plats eller via teams.

Krav på filöverföring

Leverantören ska alla bankdagar kunna skicka och ta emot information i filformat avseende Beställarens inkassoärenden. Fillayouten ska utformas efter Beställarens behov och önskemål, detta gäller filer till och från Beställaren.

All informationsöverföring och all rapportering mellan Beställaren och Leverantören ska i huvudsak ske med hjälp av filöverföring.

Vänersborgs kommun skapar inkassofiler i Raindance och filerna lämnas och hämtas sedan via Leverantörens webbtjänst. Överföring av filer ska ske på ett säkert sätt.

Två typer av filer från Vänersborgs kommun kan förekomma, information om nya fakturor/ärende och information om att betalning skett till Beställaren istället för till Leverantören. Från Leverantören hämtas fil med betalningar. Beställaren ska varje bankdag via Leverantörens webbtjänst/system kunna hämta redovisningsfil avseende utbetalningar av kapitalbelopp till Beställaren för inläsning/matchning i kundreskontra.

All information avseende inkassoärenden ska överföras på ett säkert sätt. Leverantören ska säkerställa att känslig information är åtkomlig endast för relevant personal hos Leverantören samt hos Beställaren och ej är tillgänglig för övriga kunder.

Leverantörens organisation

Leverantören ska tillhandahålla en ansvarig kontaktperson för leverans av tjänsten.

Kundtjänst

Leverantören ska under hela ärendets gång svara på frågor och kundtjänstsamtal. Vid frågor rörande fordringars uppkomst ska Leverantören kontakta Beställarens utsedda kontaktpersoner. Gäldenären ska under hela ärendets gång kunna kontakta inkassobolaget för att föreslå lösningar, diskutera möjlighet att lägga upp avbetalningsplaner, begära anstånd med mera. Leverantören ska kunna ta emot och svara inom två helgfria vardagar på ovan från gäldenären och Beställaren via telefon, mail och webbtjänst, vardagar  normal arbetstid. Leverantören ska förse Beställaren med egen prioriterad kontaktväg till kundtjänst vilken ska kunna svara skyndsamt men senast nästkommande vardag.

Anbudspris

Anbusgivaren ska lämna sina anbudspriser i Bilaga Pris.

Utvärdering

Upphandlande myndighet kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.