Förmånsbil

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Målet med upphandlingen är att stärka Vänersborgs kommun som attraktiv arbetsgivare genom att erbjuda personalen ”Förmånsbil”. Personal ska erbjudas förmånsbil mot bruttolöneavdrag. Det ska vara ett enkelt, tryggt och prisvärt sätt att ha bil.

SKL Kommentus ramavtal för förmånsbilar kommer att användas, ett ramavtal där den anställde kan välja bland ett stort urval av personbilar. Då detta avser finansiell leasing så kan Vänersborgs kommuns avtal avseende leasing av fordon användas (för närvarande Nordea Finans Sverige AB). Denna upphandling avser en leverantör som kan ta hand om administrationen för att minimera administrationen för Vänersborgs kommuns organisation.

Anbudsgivare ska erbjuda en heltäckande administration. Dessutom ska en försäkring och service för förmånsbilarna ingå. Det som inte ingår i kostnaden är drivmedel, kostnader för parkering, vägavgifter, löpande kostnader ﴾tvätt, besiktning﴿.

Beskriv i anbudet vad som ingår och hur HELA processen ser ut. Lämna även förslag på hur huvudavtal kan komma att se ut. 

Beskriv även vad kommunen ska göra i processen.

Ange pris per månad och bil. Ange prisjusteringsklausul alternativt fast pris.

Leasingsperioden ska vara 36 månader (med eventuell möjlighet till ytterligare 24 månader). Leasingtagaren ska vid tecknande av enskilt leasingavtal kunna välja en maximal årlig körsträcka vilken kommer vara grundande för leasingkostnaden. Valbar körsträcka är 1000, 1500, 2000, 2500, 3000 mil/år. Beskriv hur över/undermil regleras.

Det ska vara möjligt för leasingtagarens familj att använda leasat fordon. Det ska vara möjligt för leasingtagaren att använda leasat fordon åtminstone, utöver i Sverige, inom EU/EES‐området och i Schweiz. Leasingtagaren får använda leasat fordon såväl privat som i tjänsten. Leasingtagaren får dock inte använda leasat fordon yrkesmässigt utanför tjänsten

Avtalet ska minst innehålla:

-Svara på frågor och vara motpart till anställda i kommunen avseende samtliga frågor inom området förmånsbil.

-Informera personal om hur avtalet påverkar SGI, pension med mera.

-Upprätta bilkalkyler åt arbetsgivare och anställda. (bifoga gärna några verkliga exempel)

-Kontrollera att bilofferterna stämmer överens med ramavtalet.

-Genomföra beställningar av bilar, bevaka leveransdag samt upprätta personbilsavtal.

-Företräda kommunen vid bilbyten, inbyten, återlämnaingar och försäkringsskador, bistå personalen med rådgivning vid sådana händelser.

-Upprätta avräkningskalkyler vid inbyten, försäljningar och återlämnanden.

-Löpande rapportering av bruttolöneavdrag och förmånsvärden till kommunens lönekontor.

-Löpande rapportering till/från försäkringsbolag avseende förmånsbilsförsäkring.

-Omräkna bruttolöneavdrag i samband med räntejusteringar max 4 ggr per år.

-Upprätta " Regler för innehav av förmånsbil" samt vid behov föreslå förändringar.

-Bevaka och informera om nyheter och förändringar inom området.

-Bevaka och vid behov förslå förändringar avseende avtal.

-Löpande föreslå rutineffiktiviseringar.

Beskriv hur exempelvis sjukdom, föräldrarledighet, avslutad anställning med mera hanteras.

Beskriv hur (telefon, e-post, appar) och när (öppettider) kommunikation mellan kommun/personal och leverantör sker.

Bekriv vad som händer vid leasingperiodens slut.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. Vid val av leverantör kommer kommunen att titta på pris och adminstrativt upplägg.

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Lars Nellbro

lars.nellbro@vanersborg.se

+46 521 72 14 58