Direktupphandling gällande tjänst för digitalisering av analoga handlingar till kommunarkiv

Inledning

Uddevalla kommun genomför en direktupphandling gällande tjänst för digitalisering av analoga handlingar till kommunarkiv och inbjuder härmed till att lämna anbud enligt detta upphandlingsdokument.   

Uddevalla kommun är belägen i Bohuslän, 8 mil norr om Göteborg. Folkmängden i kommunen uppgår för närvarande till ca 57 000 invånare. Kommunen har ungefär 4 800 tillsvidareanställda, fördelade på fem olika förvaltningar. Kommunens verksamheter utgörs av socialtjänst , barn- och utbildning, kultur och fritid, samhällsbyggnad samt kommunledningskontor.

Uddevalla kommun är certifierat enligt miljöledningssystemet ISO 14001, samt har en miljöpolicy som anger att Uddevalla kommun ska medverka till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling. Hållbarhetsaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet inom alla enheter. Detta innebär att upphandling och inköp i så stor utsträckning som möjligt ska präglas av ett hållbarhetstänk.

Allmän information

De betyg som förvaras i kommunens slutarkiv (kommunarkivet) ska skannas in och digitaliseras under 2023. Uddevalla kommun har därför behov av en tjänst för digitalisering av befintliga betyg i kommunarkivet (ca 115 000 st). De inskannade betygen är sedan avsedda att föras över till vårt system för e-arkiv (iipax Archive). Det sistnämnda momenten kommer att utföras av vår leverantör av e-arkiv.

Obligatoriska krav på tjänsten

- Stöd i etablering av leveranskanal med en säker förbindelse. Digitaliseringstjänsten ska kunna hämta och lämna handlingar från och till en SFTP uppsatt av Uddevalla kommun .

- Tjänsten levereras från datahall i Sverige med skalskydd enligt Skyddsklass 3.

- Alla handlingar ska hanteras i enligt med GDPR.

- I grundavgiften ska hanteringen av 10 st olika handlingstyper. I det fall det tillkommer avgifter för ytterliggare handlingstyper så skall kostnader för dessa särredovisas och tydligt framgå. 

- För varje version av handlingstyp tar Uddevalla kommun (kommunarkivet) och leverantören av digitaliseringstjänsten gemensamt fram en specifikation över vilken metadata som ska

  extraheras.

- Skannade handlingar hämtas av  leverantören av digitaliseringstjänsten via Uddevallas SFTP.

- Tjänsten ska hantera handlingarna och levererar följande enligt specifikation tillbaka till Uddevalla kommun till Uddevallas SFTP:

     * PDF i originalformat från kommunen

     * XML-fil med extraherad metadata från PDF

     * Paketerat och redo för leverans till e-arkiv

   Uddevalla kommuns avsikt är att själv ordna med skanningsverktyg samt resurs för själva inskanningsmomentet och                 överförande.

   Digitaliseringstjänsten är avsedd att komma igång from slutet av maj månad 2023 och pågå fram till 31 december 2023.

   Uddevalla kommun önskar en offert med prisuppgift från er för att kunna erbjuda kommunen aktuell tjänst. Bifogat skall             utförlig dokumetation kring tjänsten bifogas liksom dokumet gällande service och garantiregler för tjänsten.

  Bifogat i fil finns också ett personuppgiftsbiträdesavtal som skall vara godkänt och påskrivet av tilldelad leverantör innan avtal om tjänst kan tecknas.

Leveransdag

startdag 2023-05-29 + en vecka

Leveransdag är den dag då resultatet av tjänsten ska uppfylla villkoren i avtalshandlingarna. Detta ska kunna kontrolleras av köparen genom en leveranskontroll, om köparen så önskar.

Parterna kan även avtala om leveranskontrollens innehåll och omfattning.

Pris 

Pris ska anges i SEK exklusive moms. I angivet pris ska ingå alla kostnader för förberedelser, eventuella resor, traktamenten, utbildning i tjänsten, service/support m.m.

Inga övriga kostnader får tillkomma.

Krav på anbudsgivaren

Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende skatt och avgiftsskyldigheter. Uppfyllnad av detta krav kontrolleras av Uddevalla kommun.

Leverantören ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt kvalitetsarbete som minst innehåller kvalitetsansvarig, rutiner för avvikelsehantering, rutiner för dokumentstyrning samt rutiner för egenkontroll. Leverantören ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt kvalitetsarbete där ovan angivna delar ingår. Om leverantören har ett giltigt certifikat enligt ISO 9001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Leverantören ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt miljöarbete som minst innehåller miljöansvarig, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för egenkontroll.

Leverantören ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt miljöarbete där ovan angivna delar ingår. Om leverantören har ett giltigt certifikat enligt ISO 14001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Arbetsrättsliga villkor

Enligt Uddevalla kommuns riktlinjer för direktupphandling ska köp i första hand göras från företag som tillämpar arbetsvillkor motsvarande vad som följer av ett för branschen centralt kollektivavtal beträffande lön, arbetstid och semester

Anbudsgivaren ombeds därför att i anbudet uppge:

- Om sådana arbetsvillkor tillämpas

- Om svaret är ja, ange vilket för branschen centralt kollektivavtal som arbetsvillkoren avseende lön, arbetstid och semester motsvarar.

Anbudsprövning

I bedömning av anbuden ingår den sammanlagda bilden av vad som erbjuds dvs. beskrivning av tjänstens upplägg, prisbild, erfarenhet/referenser och möjlighet till snabb åtgärd vid eventuellt fel på tjänst.

Samtliga anbud som inte bedöms lämpliga eller där kostnaderna överstiger förväntad prisnivå kan komma att förkastas. Förhandling kring anbudets innehåll kan komma att genomföras.

Krav på anbudet

Anbudet inklusive bilagor ska vara skrivet på svenska. Enstaka bilagor, t ex produktblad, CV, försäkringsbesked eller broschyrer kan vara skrivna på engelska eller skandinaviska språk. Leverantören ska på begäran från den upphandlande myndigheten översätta dessa bilagor till svenska. Det ska ske av auktoriserad översättare inom tio arbetsdagar från begäran.

Sista anbudsdag

Anbud ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten via TendSign senast den 2023-05-17

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt minst 3 månader från sista anbudsdag.