Direktupphandling gällande SKR:s och SBA:s företagsklimatsmätning Insikt

Inledning

Uddevalla kommun genomför en direktupphandling av SKR:s och SBA:s företagsklimatsmätning Insikt och inbjuder härmed till att lämna anbud enligt detta upphandlingsdokument.   

Uddevalla kommun är belägen i Bohuslän, 8 mil norr om Göteborg. Folkmängden i kommunen uppgår för närvarande till ca 57 000 invånare. Kommunen har ungefär 4 800 tillsvidareanställda, fördelade på fem olika förvaltningar. Kommunens verksamheter utgörs av socialtjänst , barn- och utbildning, kultur och fritid, samhällsbyggnad samt kommunledningskontor.

Uddevalla kommun är certifierat enligt miljöledningssystemet ISO 14001, samt har en miljöpolicy som anger att Uddevalla kommun ska medverka till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling. Hållbarhetsaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet inom alla enheter. Detta innebär att upphandling och inköp i så stor utsträckning som möjligt ska präglas av ett hållbarhetstänk.

Allmän information

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud i direktupphandlingen av genomförandet av Sveriges Kommuners och Regioners (SKR:s) och Stockholm Business Alliance (SBA:s) företagsklimatmätning Insikt till Uddevalla kommun (nedan Beställaren).

Obligatoriska krav på tjänsten

Beställaren ska mäta servicen i den kommunala myndighetsutövningen i enlighet med undersökningen Insikt (Öppen jämförelse Företagsklimat) som SKR genomför i samarbete med SBA.

Det är endast de konsulter (nedan Anbudsgivare) som är godkända av SKR och SBA som är behöriga att svara på denna offertförfrågan. Med begreppet Leverantör avses den konsult som får uppdraget. Kontaktuppgifter för godkända Anbudsgivare finns på SKR:s webbplats.(www.skr.se/Näringsliv, arbete, digitalisering/Näringsliv, företagsklimat/Företagsklimat/Insikt)

Direktupphandling sker i enlighet med 19 kap. 7 § lagen (2016:1145) om offentlig upphandling och förhandling kan ske med Anbudsgivarna. Uppdraget tilldelas den Anbudsgivare som sammantaget erbjuder det mest fördelaktiga anbudet.

Om flera offerter inhämtas meddelas de av SKR och SBA godkända Anbudsgivare vars offerter inte antas skriftligen. 

Leverantören skall i sitt anbud godkänna  Uddevalla Kommuns bifogade PUB -avtal.( se bilagor)

Uppdragets omfattning och utförande

Anbudsgivarna ska uppfylla nedan angivna krav. Observera att angivna krav efter avtalstecknande blir avtalsvillkor.

Information om vilka ärenden som ska ingå i undersökningen finns beskrivet i SKR:s instruktioner som redovisas på SKR:s webbplats.

(www.skr.se/Näringsliv,arbete,digitalisering/Näringsliv, företagsklimat/Företagsklimat/Insikt)

Målgrupp

Företagsärenden- JA

Övriga ärenden, d.v.s. privatpersoner, ideella föreningar och offentliga organisationer - NEJ

Myndighetsområden

 -Brandtillsyn (NKI)

- Bygglov (NKI)

- Markupplåtelse (NKI)

- Miljö- och hälsoskydd (NKI)

- Livsmedelskontroll (NKI)

- Serveringstillstånd (NKI)

- Upphandling (NUI)

Intervall

Ärendelistor ska månadsvis skickas till Leverantören per myndighetsområde.

Kvalitetssäkring

Beställarens angivna kontaktperson, se bilaga "kontaktperson Uddevalla Kommun", ska av Leverantören ges möjlighet att kontrollera om uppgifter från samtliga myndighetsområden och med överenskomna intervall skickats in till Leverantören.

Svarsfrekvensen bör överstiga 50 procent. Om Leverantören bedömer att svarsfrekvensen riskerar att totalt understiga 40 procent ska Leverantören rådgöra med Beställarens kontaktperson om hur svarsfrekvensen ska kunna höjas.

Resultatredovisning

När mätåret är slut sammanställs resultatet i en kommunrapport som Leverantören levererar till Beställaren enligt överenskommen tidplan.

Kommunrapporten ska på ett pedagogiskt sätt ge ökad insikt om kommunens NKI och NUI-resultat, utveckling och jämförelse med andra kommuner samt tydliggöra olika avvikelser och rekommenderade insatsområden för att öka kundnöjdheten. Uppföljningen ska omfatta samtliga områden som anges ovan.

Resultatåterkoppling

Via Webportalen - kommunen ansvarar själv för analysen

Årlig kommunrapport - Rapporten skall ge god insikt om kundnöjdheten, dess utveckling och vad kommunen bör prioritera.

Tillgänglighet

Leverantören förbinder sig att återkoppla skyndsamt till Beställaren via telefon eller e-post vid eventuella frågor och synpunkter och senast tre (3) arbetsdagar efter att Leverantören blivit kontaktad.

Direktiv, lagar och standarder

Leverantören ska vid utförande av tjänsten uppfylla samtliga för uppdraget tillämpliga direktiv, lagar och standarder.

Villkor

Beställaren förbehåller sig rätten att avbryta denna direktupphandling om offerterna inte uppfyller kvalitetskraven, innefattar för högt pris eller av annan anledning anses oförmånliga. Beställaren kan också avbryta direktupphandlingen om verksamheten ändrar omfattning, eller inriktning under upphandlingens gång, alternativt om ekonomiska förutsättningar förändras.

Om någon part anser att avtalsbrott föreligger ska parterna söka avhjälpa detta genom dialog. Parterna har rätt till skälig kompensation vid avtalsbrott och vid väsentligt avtalsbrott också rätt att häva avtalet.

Avtalstid

2024-01-30--2026-04-30 Mätperiod börjar dock från ocm 1 januari 2024 för att få med hela året.

Avtalet löper från 2024-01-30 till 2026-04-30

med möjlighet till förlängning upp till med 12 undersökningsperioder i taget. Tilläggstiden kan maximalt uppgå till 24 undersökningsperioder.

Pris 

Offerten ska omfatta priser (SEK, exklusive moms) på efterfrågade tjänster enligt nedan:

- Grundkostnad (uppstartsmöte, datauppladdning till webbportalen, upp till 4 timmars support och service till kommunen) Totalpris

- Pris för enkätinsamling digitalt, per nettoärende. Styckpris

- Pris för enkätinsamling, extra kostnad per nettoärenden som behöver hanteras i telefoncentral.(schablonuppskattad andel är 50 procent)

- Pris för begärda rapporter och återkoppling - resultatåterkoppling. Totalpris

- Pris för föredrag (digitalt) timpris för service och support utöver det som ingår i Grundkostnad ovan. Styckpris.

Förslaget skall räknas på uppskattningsvis max 400 ärenden/år inklusive upphandlingsärenden.

Samtliga priser ska anges i SEK exklusive moms. I angivet pris ska ingå alla kostnader för förberedelser, eventuella resor, traktamenten, m.m. Inga övriga kostnader får tillkomma.

Process och kvalitet

Anbudet ska innehålla:

- Exempel på begärda rapporter i enlighet med avsnitt 5.1 ”Resultatåterkoppling”

- Kontaktperson hos Leverantören för uppdraget      

- Förslag på vad kommunen kan göra för att få ned kostnaden för undersökningen

- Förslag på rutiner för leveranser av ärendelistor

- Förslag på format och innehåll på ärendelistor

- Förslag på insatser för att öka svarsfrekvensen

Krav på anbudsgivaren

Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende skatt och avgiftsskyldigheter samt vara registrerad för moms och F-skatt. Uppfyllnad av detta krav kontrolleras av Uddevalla kommun.

Anbudsgivaren ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt kvalitetsarbete som minst innehåller kvalitetsansvarig, rutiner för avvikelsehantering, rutiner för dokumentstyrning samt rutiner för egenkontroll. An budgivaren ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt kvalitetsarbete där ovan angivna delar ingår. Om anbudsgivaren har ett giltigt certifikat enligt ISO 9001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Anbudsgivaren ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt miljöarbete som minst innehåller miljöansvarig, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för egenkontroll.

Anbudsgivaren ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt miljöarbete där ovan angivna delar ingår. Om anbudsgivaren har ett giltigt certifikat enligt ISO 14001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Arbetsrättsliga villkor

Enligt Uddevalla kommuns riktlinjer för direktupphandling ska köp i första hand göras från företag som tillämpar arbetsvillkor motsvarande vad som följer av ett för branschen centralt kollektivavtal beträffande lön, arbetstid och semester

Anbudsgivaren ombeds därför att i anbudet uppge:

- Om sådana arbetsvillkor tillämpas

- Om svaret är ja, ange vilket för branschen centralt kollektivavtal som arbetsvillkoren avseende lön, arbetstid och semester motsvarar.

Anbudsprövning

Följande utvärderingsmodell används för att beakta kvaliteten hos leverantören.

Kvalitet betygssätts förslagsvis i skala A-E, där A = högst betyg och E = lägst betyg, där A = 0,5, B = 0,75 C = 1, D = 1,5 och E = 2.

Den uppskattade totalkostnaden (avsnitt Priser) multipliceras med faktorn för det betyg som ges anbudet sammantaget. Den Leverantör som erhåller lägst poäng (uppskattad totalkostnad X faktor) tilldelas uppdraget. Förslaget skall räknas på uppskattningsvis max 400 ärenden/år inklusive upphandlingsärenden.

Kvalitet utvärderas utifrån följande:

- Förslag på genomförande

- Leverantörens rutiner och krav på format på ärendelistor.

- Uppladdningsfrekvens till resultatportal

- Support

- Exempelrapport

- Upplägg

- Layout

- Möjlighet till egna val och anpassningar

- Analyser och rekommendationer

- Relevant erfarenhet och referensuppdrag

Den Leverantör som erhåller lägst poäng (uppskattad totalkostnad * faktor) tilldelas uppdraget.

I bedömning av anbuden ingår den sammanlagda kompetens (relevant erfarenhet och utbildning) som erbjuds, referensuppdragens relevans, beskrivning av tjänstens upplägg samt prisbild. 

Samtliga anbud som inte bedöms lämpliga eller där kostnaderna överstiger förväntad prisnivå kan komma att förkastas. Förhandling kring anbudets innehåll kan komma att genomföras.

Krav på anbudet

Anbudet inklusive bilagor ska vara skrivet på svenska. Enstaka bilagor, t ex produktblad, CV, försäkringsbesked eller broschyrer kan vara skrivna på engelska eller skandinaviska språk. Leverantören ska på begäran från den upphandlande myndigheten översätta dessa bilagor till svenska. Det ska ske av auktoriserad översättare inom tio arbetsdagar från begäran.

Information om sanktioner mot Ryssland

EU har beslutat om sanktioner mot Ryssland och Belarus till följd av Rysslands aggression mot Ukraina. Dessa sanktioner påverkar de upphandlande organisationer och offentliga upphandlingar på flera olika sätt: 

- Förbud mot att göra betalningar med mera till vissa uppräknade personer och organisationer (frysning av tillgångar) 

- Förbud mot att importera, köpa och transportera vissa uppräknade varor (importförbud) 

- Förbud att tilldela och fullgöra offentliga kontrakt med ryska aktörer. 

Leverantören kommer att uteslutas om leverantören är föremål för någon av de omständigheter som anges i dessa sanktioner. 

Sista anbudsdag

Anbud ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten via TendSign senast den 2024-01-18

Frågor och svar

Frågor under anbudstiden ska ställas skriftligen via frågor- och svarsfunktionen, där även svar på frågor lämnas. Sista dag att inkomma med frågor är tre (3) dagar före sista anbudsdag.

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt minst 3 månader från sista anbudsdag.