Direktupphandling gällande kamerautrustning för filmproduktion

Inledning 

Uddevalla kommun genomför en direktupphandling gällande kamerautrustning med tillbehör för filmproduktion och inbjuder härmed till att lämna anbud enligt detta upphandlingsdokument.   

Uddevalla kommun är belägen i Bohuslän, 8 mil norr om Göteborg. Folkmängden i kommunen uppgår för närvarande till ca 57 000 invånare. Kommunen har ungefär 4 800 tillsvidareanställda, fördelade på fem olika förvaltningar. Kommunens verksamheter utgörs av socialtjänst , barn- och utbildning, kultur och fritid, samhällsbyggnad samt kommunledningskontor.

Uddevalla kommun är certifierat enligt miljöledningssystemet ISO 14001, samt har en miljöpolicy som anger att Uddevalla kommun ska medverka till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling. Hållbarhetsaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet inom alla enheter. Detta innebär att upphandling och inköp i så stor utsträckning som möjligt ska präglas av ett hållbarhetstänk.

Allmän information

Uddevalla Kommuns kommunikationsavdelning har i sitt framtida strategiska kommunikationsarbete ett behov av att skapa informationsfilmer till allmänheten av olika slag. För att kunna göra detta är de nu i behov av  kamerautrustning som kan filma högkvalitativa rörliga bilder under en längre tid. Med anledning av detta utgår därför denna direktupphandling med en specificerad produktlista för önskade produkter som motsvarar kommunikationsavdelningens behov. Offererade produkter skall kunna levereras omgående efter att tilldelningsbeslut, avtal och beställning gjorts .Om offererade produkter inte kan levereras enligt önskemål skall detta tydligt framgå då leveranstiden är ett obligatoriskt krav i denna upphandling. 

Specificerad produktlista

Black Magic Pocket Cinema Camera 6K Pro

SmallRig Baseplate 2261 BMDPCC 4K/6K Arca

SmallRig Cold Shoe Handle 2094C

SmallRig 3196 Mini Matte Box

SmallRig 2896 Shoulder Kit Basic

SmallRig 3203 Battery Adapter Plate V-Mount Dual 15mm Rod Clamp

Jupio Portable V-Mount 2 channel charger

Jupio V-Mount Batteri 14,4V 13200mAh, 190Wh, D-Tap, 5V USB 2.1A, DC utgång

Jupio NP-F970 2-pack med dubbelladdare

Røde VideoMic NTG + WS11 KIT

SmallRig 3270 Cage for BMPCC 6K Pro

Sigma 18-35mm f/1,8 DC HSM Art till Canon

Sigma 24-70mm f/2,8 DG OS HSM Art till Canon

SmallRig 3010 Follow Focus Mini

Feelworld LUT6S 6" videomonitor med SDI och HDMI

SmallRig Universal Holder 2343 For External SSD

Samsung T7 2TB SSD Grey (2 st)

Godox LED500LRC LED Light Duo Kit (kan ersättas med likvärdig produkt)

Om någon produkt av väsentlighet för användandet av misstag saknas i förfrågningsunderlaget önskar vi att det framställs och offereras avskilt från den specificerade produktlistan.

Leveranstid

Offererade varor skall kunna levereras omgående till lUddevalla Kommun efter att tilldelningsbeslut utdelats och när avtal och beställning gjorts mellan Uddevalla Kommun och tilldelad leverantör.

Pris 

Pris ska anges i SEK exklusive moms.

Priset på offererade produkter skall tydligt framgå enskilt men också sammanställt som totalbelopp.

Eventuella kostnader kopplade till frakt och leverans skall tydligt framgå. 

Inga kostnader utöver varans pris,frakt och leverans accepteras.

Stor vikt läggs vid pris tillsammans med möjlighet till omgående leverans.

Krav på anbudsgivaren

Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende skatt och avgiftsskyldigheter. Uppfyllnad av detta krav kontrolleras av Uddevalla kommun

Leverantören ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt kvalitetsarbete som minst innehåller kvalitetsansvarig, rutiner för avvikelsehantering, rutiner för dokumentstyrning samt rutiner för egenkontroll. Leverantören ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt kvalitetsarbete där ovan angivna delar ingår. Om leverantören har ett giltigt certifikat enligt ISO 9001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Leverantören ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt miljöarbete som minst innehåller miljöansvarig, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för egenkontroll.

Leverantören ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt miljöarbete där ovan angivna delar ingår. Om leverantören har ett giltigt certifikat enligt ISO 14001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Arbetsrättsliga villkor 

Enligt Uddevalla kommuns riktlinjer för direktupphandling ska köp i första hand göras från företag som tillämpar arbetsvillkor motsvarande vad som följer av ett för branschen centralt kollektivavtal beträffande lön, arbetstid och semester

Anbudsgivaren ombeds därför att i anbudet uppge:

- Om sådana arbetsvillkor tillämpas

- Om svaret är ja, ange vilket för branschen centralt kollektivavtal som arbetsvillkoren avseende lön, arbetstid och semester motsvarar.

Anbudsprövning 

Uddevalla kommun bedömer om varan uppfyller de obligatoriska kraven och om den uppfyller någon eller några av de övriga önskemålen. Detta vägs samman med anbudets pris.

Om inga övriga utvärderingsgrunder har angivits gäller lägsta pris som utvärderingsgrund.

Samtliga anbud som inte bedöms lämpliga eller där kostnaderna överstiger förväntad prisnivå kan komma att förkastas. Förhandling kring anbudets innehåll kan komma att genomföras.

Krav på anbudet

Anbudet inklusive bilagor ska vara skrivet på svenska. Enstaka bilagor, t ex produktblad, CV, försäkringsbesked eller broschyrer kan vara skrivna på engelska eller skandinaviska språk. Leverantören ska på begäran från den upphandlande myndigheten översätta dessa bilagor till svenska. Det ska ske av auktoriserad översättare inom tio arbetsdagar från begäran.

Sista anbudsdag

Anbud ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten via TendSign senast 2023-04-07

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt minst 3 månader från sista anbudsdag.