Trollhättans Stad Direktupphandling gällande genomförande av servicemätningen Insikt

Direktupphandling gällande genomförande av servicemätningen Insikt

Uddevalla kommun, Uddevalla

SKL:s och SBA:s servicemätning Insikt

Ni inbjuds härmed att inkomma med offert i direktupphandlingen av genomförandet av Sveriges Kommuners och Landstings (SKL:s) och Stockholm Business Alliance (SBA:s) servicemätning Insikt för Uddevalla kommun (nedan Beställaren).

Beställarens kontaktperson är Clas Mellby med kontaktuppgifter clas.mellby@uddevalla.se, 0522-69 61 89

1.1 Beskrivning av uppdraget

Beställaren ska mäta servicen i den kommunala myndighetsutövningen i enlighet med undersökningen Insikt (Öppen jämförelse Företagsklimat) som SKL genomför i samarbete med SBA.

Det är endast de NKI-konsulter (nedan Anbudsgivare) som är godkända av SKL och SBA som är behöriga att svara på denna offertförfrågan. Med begreppet Leverantör avses den NKI-konsult som får uppdraget. Kontaktuppgifter för godkända Anbudsgivare finns på SKL:s webbplats.

Direktupphandling sker i enlighet med 19 kap. 7 § lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och förhandling kan ske med Anbudsgivarna. Uppdraget tilldelas den Anbudsgivare som sammantaget erbjuder det mest fördelaktiga anbudet.

Om flera offerter inhämtas meddelas de av SKL och SBA godkända Anbudsgivare vars offerter inte antas skriftligen.

2.1 Avtalstid

Avtalet löper från 2020-01-01 till 2022-04-30 med möjlighet till förlängning upp till med 12 undersökningsperioder i taget. Avtalstiden kan maximalt uppgå till 24 undersökningsperioder

3.1 Uppdragets omfattning och utförande

Anbudsgivarna ska uppfylla nedan angivna krav. Observera att angivna krav efter avtalstecknande blir avtalsvillkor.

Information om vilka ärenden som ska ingå i undersökningen finns beskrivet i SKL:s instruktioner som redovisas på SKL:s webbplats.

3.1.1 Myndighetsområden

Följande Myndighetsområden ska ingå:

- Brandtillsyn

- Bygglov

- Markupplåtelse      

- Miljö- och hälsoskydd            

- Livsmedelskontroll

- Serveringstillstånd                                         

3.1.2 Målgrupp

Företagsärenden - Ja.

Övriga ärenden, d.v.s. privatpersoner, ideella föreningar och offentliga organisationer - Nej.

3.1.3 Intervall för att skicka ärendelistor till Leverantören

Ärendelistor ska månadsvis skickas Leverantören.

4.1 Kvalitetssäkring

Beställarens angivna kontaktperson, se s. 1, ska av Leverantören ges möjlighet att kontrollera om uppgifter från samtliga myndighetsområden och med överenskomna intervall skickats in till Leverantören.

Kontaktpersonen ska i god tid innan undersökningen avslutas informeras om svarsfrekvenserna riskerar att bli låga i kommunen.

Svarsfrekvensen bör överstiga 50 procent. Om Leverantören bedömer att svarsfrekvensen riskerar att totalt understiga 40 procent ska Leverantören rådgöra med Beställarens kontaktperson om hur svarsfrekvensen ska kunna höjas. Understiger svarsfrekvensen slutgiltigt 40 procent för undersökningsåret får Beställaren inte delta med resultatet i SKL:s Öppna jämförelse Företagsklimat.

För att kommunen ska ingå i NKI-rankingarna och per myndighetsområde i SKL:s Öppna jämförelse Företagsklimat krävs tolv (12) svar. I SBA:s NKI-ranking per myndighetsområde, i kommunrapporter och i webbportalen är kriteriet sju (7) svar.

5.1 Resultatredovisning

När mätåret är slut sammanställs resultatet i en kommunrapport som Leverantören levererar till Beställaren enligt överenskommen tidplan.

Kommunrapporten ska på ett pedagogiskt sätt ge ökad insikt om kommunens NKI-resultat och utveckling i jämförelse med andra kommuner samt tydliggöra prioriterade insatsområden för att öka kundnöjdheten.

5.1.1 Resultatåterkoppling

Via webbportalen - Kommunen ansvarar själv för analysen

Årlig kommunrapport -Rapporten ska ge god insikt om kundnöjdheten, dess utveckling och vad kommunen bör prioritera.

6.1 Tillgänglighet

Leverantören förbinder sig att återkoppla skyndsamt till Beställaren via telefon eller e-post vid eventuella frågor och synpunkter och senast tre (3) arbetsdagar efter att Leverantören blivit kontaktad.

7.1 Option

Leverantören ska på Beställarens begäran tillhandahålla en utökad mätning. Den utökade mätningen ska omfatta samtliga krav enligt detta dokument.

Myndighetsområde: Upphandling

Tillägg i optionen kommer endast att redovisas för kommunen och ej ingå i SKL:s och SBA:s aggregerade sammanställningar av resultat eller i SKL:s webbportal.

8.1 Direktiv, lagar och standarder

Leverantören ska vid utförande av tjänsten uppfylla samtliga för uppdraget tillämpliga direktiv, lagar och standarder.

9.1 Villkor

Beställaren förbehåller sig rätten att avbryta denna direktupphandling om offerterna inte uppfyller kvalitetskraven, innefattar för högt pris eller av annan anledning anses oförmånliga. Beställaren kan också avbryta direktupphandlingen om verksamheten ändrar omfattning, eller inriktning under upphandlingens gång, alternativt om ekonomiska förutsättningar förändras.

10.1 Priser

Offerten ska omfatta priser (exklusive moms) på efterfrågade tjänster enligt nedan:

Tjänst, Enhet,Pris per enhet,Summa

- Grundkostnad (uppstartsmöte, datauppladdning till webbportalen, upp till 4 timmars support och service till kommunen)

- Pris för enkätinsamling, per nettoärende

- Pris för enkätinsamling, extra kostnad per nettoärende som behöver hanteras i telefoncentral

- Pris för begärda rapporter och återkoppling (se punkt 5.1.1)

- Pris för ”7.1 Option”

- Timpris för service och support utöver det som ingår i Grundkostnad

11.1 Process och kvalitet

Offerten ska innehålla:

Exempel på begärda rapporter i enlighet med avsnitt 5.1 ”Resultatredovisning”

Kontaktperson hos Leverantören för uppdraget.  

Offerten bör även innehålla:

- Förslag på vad kommunen kan göra för att få ned kostnaden för undersökningen, t.ex. urval av ärenden istället för totalundersökning om det är   motiverat

- Förslag på rutiner för leveranser av ärendelistor

- Förslag på format och innehåll på ärendelistor

- Förslag på insatser för att öka svarsfrekvensen

- Leverantörens hänvisning till eventuell bilaga:      

12.1 Inlämning av offerten

Offerten ska lämnas in via Visma: https://www.opic.com/org/uddevalla_kommun/

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2019-12-15)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2019-11-28

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Västra Götalands län

Diarie-/referensnummer

KS2019/00862