Direktupphandling gällande digital utbetalningstjänst av bistånd- och försörjningsstödsmedel.

Inledning

Uddevalla kommun genomför en direktupphandling gällande digital utbetalningstjänst av bistånd- och  försörjningsstödsmedel och inbjuder härmed till att lämna anbud enligt detta upphandlingsdokument.   

Uddevalla kommun är belägen i Bohuslän, 8 mil norr om Göteborg. Folkmängden i kommunen uppgår för närvarande till ca 57 000 invånare. Kommunen har ungefär 4 800 tillsvidareanställda, fördelade på fem olika förvaltningar. Kommunens verksamheter utgörs av socialtjänst, barn- och utbildning, kultur och fritid, samhällsbyggnad samt kommunledningskontor.

Uddevalla kommun är certifierat enligt miljöledningssystemet ISO 14001, samt har en miljöpolicy som anger att Uddevalla kommun ska medverka till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling. Hållbarhetsaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet inom alla enheter. Detta innebär att upphandling och inköp i så stor utsträckning som möjligt ska präglas av ett hållbarhetstänk.

Allmän information

Uddevalla kommun är i behov en digital utbetalningstjänst som kontrollerar att rätt person erhåller utbetalda medel såsom exempelvis försörjningsstöd. Tjänsten ska kunna integreras med Uddevalla Kommuns befintliga försystem, nu i initialt skede Procapita/Lifecare, och kunna kontrollera att utbetalningar sker mot rätt person-, kontonummer och namn. Procapita är ett försystem som underlättar verksamheten inom socialtjänsten, äldrevården och övrig omsorg som behandlar/genererar försörjningsstöd eller bistånd. Verksamhetssystemet Procapita omfattas personuppgifter, genomförandeplaner för enskilda brukare, sociala journaler och anteckningar varpå säkerhet och skyddande av individens personuppgifter är mycket viktig. Ett krav i samband med avtalstecknande mellan Uddevalla kommun och vinnande anbudsgivare är att anbudsgivaren skall godkänna och teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Uddevalla kommun. 

Som bilaga till förfrågningsunderlaget återfinns teknisk specifikation av verksamhetssystemet Procapita/lifecare.

Obligatoriska krav på den digitala utbetalningstjänsten

- Tjänsten skall vara integrerbar med Uddevalla kommuns förssystem, nu initialt Procapita /Lifecare. 

- Tjänsten skall kunna kontrollera/säkerställa att utbetalningar sker mot rätt person-, kontonummer och namn.

- Leverantör av tjänst skall kunna agera registerhållare.

- Säkerställd kontroll av att utbetalningen sker mot rätt personnummer, kontonummer och namn skall kunna påvisas och demonstreras.

- Minst 2 referenser med uppdrag från offentlig/statlig myndighet. 

Avtalstid

Start: Snarast möjligt, enl ök med involverade utvecklare och berörd personal

Slut: 2024-09-30 med möjlighet till förlängning kvartalsvis.

Leveransdag

snarast möjligt, dock senast 2024-03-30

Pris 

Pris ska anges i SEK exklusive moms.

Anbudsofferten skall vara uppdelad så att det tydligt framgår uppgifter enligt följande:

 1) Pris och tydlig beskrivning av den offererade tjänsten.

I angivet pris ska ingå alla kostnader för förberedelser, installation, support, helpdesk, registerhållning m.m.

2) Eventuella tillbehör som krävs för användaren/Uddevalla Kommun (läs plastkort, taggar osv för att kunna använda systemet)

3) Eventuella kostnader för löpande drift dvs, eventuella transaktions-/utbetalningkostnader, aviavgifter, portoavgifter mm. Eventuella kostnader framkomna ur punkt 3 skall anges separat, var och en för sig.

Inga övriga kostnader får tillkomma utöver offererat sammantaget timpris.

Krav på anbudsgivaren

Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende skatt och avgiftsskyldigheter samt vara registrerad för moms och F-skatt. Uppfyllnad av detta krav kontrolleras av Uddevalla kommun.

Anbudsgivaren ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt kvalitetsarbete som minst innehåller kvalitetsansvarig, rutiner för avvikelsehantering, rutiner för dokumentstyrning samt rutiner för egenkontroll. Anbudgivaren ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt kvalitetsarbete där ovan angivna delar ingår. Om anbudsgivaren har ett giltigt certifikat enligt ISO 9001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Anbudsgivaren ska, vid anbudsinlämnande och under hela avtalsperioden, ha implementerade rutiner eller policy för systematiskt miljöarbete som minst innehåller miljöansvarig, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för egenkontroll.

Anbudsgivaren ska på begäran inkomma med beskrivning av sitt miljöarbete där ovan angivna delar ingår. Om anbudsgivaren har ett giltigt certifikat enligt ISO 14001 eller likvärdigt kan sådant certifikat istället tillhandahållas.

Arbetsrättsliga villkor

Enligt Uddevalla kommuns riktlinjer för direktupphandling ska köp i första hand göras från företag som tillämpar arbetsvillkor motsvarande vad som följer av ett för branschen centralt kollektivavtal beträffande lön, arbetstid och semester

Anbudsgivaren ombeds därför att i anbudet uppge:

- Om sådana arbetsvillkor tillämpas

- Om svaret är ja, ange vilket för branschen centralt kollektivavtal som arbetsvillkoren avseende lön, arbetstid och semester motsvarar.

Anbudsprövning

I bedömning av anbuden ingår den sammanlagda kompetens och säkerhet som erbjuds, referensuppdragens relevans, beskrivning av tjänstens upplägg, Uddevalla Kommuns kravställan på tjänsten samt prisbild. 

Samtliga anbud som inte bedöms lämpliga eller där kostnaderna överstiger förväntad prisnivå kan komma att förkastas. Förhandling kring anbudets innehåll kan komma att genomföras.

Krav på anbudet

Anbudet inklusive bilagor ska vara skrivet på svenska. Enstaka bilagor, t ex produktblad, CV, försäkringsbesked eller broschyrer kan vara skrivna på engelska eller skandinaviska språk. Leverantören ska på begäran från den upphandlande myndigheten översätta dessa bilagor till svenska. Det ska ske av auktoriserad översättare inom tio arbetsdagar från begäran.

Information om sanktioner mot Ryssland

EU har beslutat om sanktioner mot Ryssland och Belarus till följd av Rysslands aggression mot Ukraina. Dessa sanktioner påverkar de upphandlande organisationer och offentliga upphandlingar på flera olika sätt: 

- Förbud mot att göra betalningar med mera till vissa uppräknade personer och organisationer (frysning av tillgångar) 

- Förbud mot att importera, köpa och transportera vissa uppräknade varor (importförbud) 

- Förbud att tilldela och fullgöra offentliga kontrakt med ryska aktörer. 

Leverantören kommer att uteslutas om leverantören är föremål för någon av de omständigheter som anges i dessa sanktioner. 

Frågor och svar

Frågor under anbudstiden ska ställas skriftligen via frågor- och svarsfunktionen, där även svar på frågor lämnas. Sista dag att inkomma med frågor är tre (3) dagar före sista anbudsdag.

Sista anbudsdag

Anbud ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten via TendSign senast den 2024-03-05

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt minst 3 månader från sista anbudsdag.