Trollhättans Stad Bokslutsprogram

Bokslutsprogram

Vänersborgs kommun

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet.

Kontaktperson för upphandlingen:

Erik Österlund

erik.osterlund@vanersborg.se

0521-72 11 56

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "Beställaren" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antas. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om Beställaren gör en bedömning av att sekretess föreligger kan Beställarens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar med mera

Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet om företaget är registrerat i annat land.

I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, ska aven detta företag uppfylla dessa krav och på begäran kunna verifiera uppfyllelse.

Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda.

Anbudsgivaren ska inneha, F-skattsedel, eller motsvarande för utländska anbudsgivare.

Teknisk och yrkesmässig kapacit

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Beställaren och Leverantören undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt (Avtalet).

Pris

Pris ska avges som totalpris per år exklusive moms. Pris anges i SEK.

KRAVSPECIFIKATION

Uppdragsbeskrivning

Direktupphandlingen omfattar digitalt bokslutsprogram som strukturerar upp alla balansspecifikationer i alla klienter vid bokslut och automatiskt indikerar att alla specifikationer stämmer mot bokföringen.

Programmet ska framställa en enligt lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) korrekt resultat- och balansräkning med tillhörande noter.

Frågor under anbudstiden

Om ni finner oklarheter i förfrågningsunderlag eller bilagor ber vi er ställa frågor om detta så att vi i god tid kan förtydliga oklarheterna innan anbudstidens utgång. 

Sista dag för frågor är: 2024-06-26. Vi kan inte garantera svar på frågor som inkommer i tiden härefter. 

Alla frågor ska ställas i direktupphandlingssystemet. Svar på eventuella frågor samt kompletteringar publiceras och görs då tillgängliga via direktupphandlingssystemet för att säkerställa att samtliga registrerade leverantörer får tillgång till den nya informationen vid samma tillfälle.  

Leverantör kan endast åberopa svar på frågor och kompletteringar som Köparens kontaktperson gjort skriftligt enligt ovan.

Tidplan/Leveranstid

Avtalstiden gäller i två (2) år och kan förlängas med ett (1) år i taget i max två (2) år.

Obligatoriska krav

Krav på tjänsten

- Ska ha utrymme för minst 15-25 användare inom Vänersborgs kommun

- Ska finnas möjlighet för externa användare, t.ex. revisorer, att logga in i programmet.

- Ska vara möjligt att fördela uppgifter, huvudsakligen kontoavstämningar, till användarna i programmet.

- Ska vara möjligt att ha delat ansvar för ett konto.

- Ska vara möjligt att ge olika användare olika typer av behörighet.

- Ska finnas funktion för administratör att följa upp färdigställandegrad, exempelvis genom attest eller signatur av kontoansvariga som är färdiga med sin uppgift.

- Ska vara möjligt att läsa in saldon från bokföringsprogram, antingen via integration eller via Excelimport. Om saldon överförs via Excel ska det vara möjligt att läsa in nya saldon flera gånger per dag när bokföringen uppdateras.

- Ska finnas möjlighet att ladda upp specifikationer till alla konton (Excel, Word och pdf).

- Ska finnas möjlighet att ladda upp dokument, utöver kontospecifikationer, i någon form av mappstruktur (Excel, Word och pdf).

- Ska finnas möjlighet att kopiera uppgifter från tidigare perioder, exempelvis specifikationer till konton eller namn på kontoansvariga.

- Ska vara möjligt att få ut korrekt uppställda resultat- och balansräkningar med tillhörande noter enligt lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning (LKBR).

Lagring av uppgifter ska göras under hela avtalsperioden. Därefter ska leverantören bidra till en enkel och smidig överföring av lagrade uppgifter till eventuell ny leverantör.

Utbildning

Anbudsgivaren ska utbilda användare i systemet vid implementering.

Support

Support ska finnas tillgänglig minst under kontorstid och under hela avtalsperioden.

Erfarenhet

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av liknande uppdrag inom kommunal verksamhet inom de senaste tre åren. Anbudsgivaren ska till anbudet inkomma med en referens som styrker att kravet uppfylls.

Anbudets innehåll

Anbudet ska innehålla en beskrivning där det framgår att samtliga krav enligt kravspecifikationen uppfylls.

Referens

Anbudspris

Utvärdering

Den anbudsgivare som lämnat det anbud som i förhållande till priset bäst uppfyller kraven i kravspecifikationen kommer att tilldelas avtal.

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2024-07-03)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2024-06-14

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Västra Götalands län

Diarie-/referensnummer

D.nr. 2024/367