App för personalklubben

Vänersborgs kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandling.

Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs i systemet

Kontaktperson för upphandlingen:

Vangelis Floros

vangelis.floros@vanersborg.se

0521-72 13 23

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Vänersborgs kommun (org.nr. 212000-1538). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som antages. 

Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess råder fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats.

För kommersiell sekretess till skydd för uppgifter i ett anbud krävs att uppgifterna avser affärs- och driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Alla handlingar som inkommit till myndighet/kommun blir allmän handling. Efter tilldelningsbeslut blir anbuden offentlig handling och kan endast i undantagsfall sekretessbeläggas i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen,(SFS 2009:400).

Prisuppgifter ingående i prövningen/utvärderingen kan ej sekretessbeläggas. Begäran om generell sekretess av hela eller stora delar av anbud accepteras ej.   

Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 

Krav på registreringar m.m.

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Pris ska avges exklusive moms.

KRAVSPECIFIKATION

Vänersborgs Kommun önskar upphandla en mobilapplikation för personalklubbens verksamhet.

Genom appen ska personalklubbens medlemmar kunna ta del av hela personalklubbens utbud. Verksamheten består av rabatter, förmåner, aktiviteter och information om personalklubbens, kommunens och externa aktörers erbjudanden och nyheter. Vänersborgs kommuns personalklubb har cirka 3 600 medlemmar och har även ett antal medlemmar i de kommunala bolagen. Medlemmar som jobbar i bolag ska kunna läggas till och tas bort ur appen när som helst under året. Det ska vara lättanvänt och tillgängligt för både medlemmarna som använder appen och adminstratören av systemet.

Minimunkrav:

1. Personalklubbskonsulent och eventuella andra administratörer från kommunen ska själva kunna lägga upp nyheter, information och aktiviteter i appen samt kunna redigera dessa själva.

2. Det ska vara möjligt att anmäla sig till personalklubbens aktiviteter och evenemang via appen.

3. Betalning för personalklubbens produkter och evenemang ska kunna göras i appen via personalklubbens swishnummer och kortbetalning.

4. Systemet ska kunna kopplas till kommunens egna system för automatisk uppdatering av medlemsregistret. Samtidigt ska möjligheten till att lägga in och ta bort medlemmar finnas för administratören.

5. Det ska under hela avtalsperioden vara möjligt att öka och minska antalet medlemmar och att justera kostnaden därefter.

6. Nyheter och sidor i appen ska kunna inhålla text, bild och externa webb-länkar.

7. Möjligheten att ta del av informationen i appen ska även gå att göra genom att använda en webbläsare.

8. Ett personligt medlemskort ska finnas i appen för alla medlemmar.

9. Leverantören ska under avtalsperioden anpassa och vidareutveckla tjänsten efter överenskommelse med kommunen.

10. Leverantören ska erbjuda support till administratörerna efter överenskommelse med kommunen.

Önskemål (utöver ska-krav):

10. Möjligheten att anpassa app-ikon och namn på appen utifrån personalklubbens önskemål.

11. Möljighet att ta ut statistik över deltagare vid evenemang och sålda produkter.

Utgångspunkt för start av avtalet är senast den 30/11-2020.

Beskriv er produkt och ert mest förmånliga erbjudande (inkl. eventuella uppstartskostnader) utifrån minimumkraven och önskemålen.

Ange pris för tjänsten för ett(1) år, två(2) och tre(3) år. Option med avtalsförlängning om två(2) år.

Kommunen kan komma att efterfråga ytterligare uppgifter som behöver kompletteras till anbudet.

Utvärdering kommer att göras enligt det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån:

• Tjänstens funktion och effektivitet utifrån ovanstående krav och önskemål

• Användarvänlighet utifrån ovanstående krav och önskemål

• Pris

Om möjligt ska ni erbjuda ett kostnadsfritt testinlogg för att prova på i en demomiljö. Den 22, 23 eller 26:e oktober vill vi ha ett webb-möte där ni kan kan visa vad ni erbjuder för att underlätta bedömningen. Ni kan redan nu boka in en tid som passar er.

Vänersborgs Kommun förbehåller sig rätten att avgöra vad som är det mest effektiva och användarvänliga verktyget.