Digital Nyckelskåp

ALLMÄN ORIENTERING

Tornbergets Fastighetsförvaltnings AB genomför denna upphandling som avser avtal för "Digitala nyckel- och objektskåp" enligt de förutsättningar som anges i denna förfrågan.

Detta är en direktupphandling vars värde inte får överstiga 700.000 kronor. Beställaren förbinder sig inte att teckna avtal. Direktupphandlingen kan komma att avbrytas om t.ex. godtagbara offerter inte kommit in, om offerterna överskrider kostnadsramen för uppdraget eller om det interna behovet förändras.

Omfattning

Upphandlingen avser "Digitala nyckelskåp". De digitala skåpen ska säkerställa att endast utsedda personer i verksamheten har tillgång till nycklarna/objekten och endast till de nycklar/objekt som de har behörighet till. Systemet ska larma om nyckel saknas och möjliggöra spårbarhet avseende vem som har, eller har haft, en viss nyckel vid en viss tidpunkt.

Upphandlingen syftar till att träffa avtal med en leverantör för leverans, installation, funktionsgenomgångar och service- och underhållsavtal av digitala nyckelskåp.

Leverantören ska leverera och installera elektroniska nyckel- och objektskåp. I samband med leverans av digitala nyckel- och objektskåp ska leverantören hålla funktionsgenomgångar för den personal som ska administrera de elektroniska nyckelskåpen. Uppdraget omfattar också avtal för service och support. Leverans och installation för det första skåpen ska ske under april - maj 2022.

Avtalstid

Beräknad avtalstid 2022-04-15 – 2024-04-14 med option om förlängning på maximalt upp till 24 månader.

Personuppgiftsbehandling

I de fall leverantören behandlar personuppgifter för Tornbergets räkning, ska alltid ett avtal om personuppgiftsbiträde tecknas. Tornberget är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker och leverantören är personuppgiftsbiträde.

Tornberget som personuppgiftsansvarig kommer att tillhandahålla ett underlag för personuppgiftsbiträdesavtal

(PUB-avtal). En förutsättning för avtalets giltighet är att leverantören undertecknar ett sådant PUB-avtal.

Upphandlingsförfarande

Direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU.

Förtydliganden och kompletteringar

Om förfrågan upplevs som otydlig eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas

Sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats.

Leverantör som önskar att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om

uppgifterna röjs.

Underättelse om tilldelningsbeslut

Underrättelse om vilken leverantör som tilldelas kontrakt lämnas till alla leverantörer.Underrättelsen om tilldelningsbeslut sänds som e-post till den e-postadress vars användarkonto lämnat anbud.

Kontrakt

Upphandlingskontrakt tecknas med antagen leverantör. Kontraktet är skriftligt och baseras på innehållet bilagt avtalsutkast,upphandlingsdokumenten och antaget anbud.

UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

Obligatoriska krav

Upphandlingsdokumenten innehåller ett antal obligatoriska krav.

Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på leverantören och anbudet som på efterfrågad tjänst.

Utvärderingskriterier

Upphandlingsdokumenten innehåller ett antal utvärderingskriterier som kommer att bedömas vid utvärderingen av anbud.

Frågor och svar

Alla frågor rörande denna offertförfrågan ska skickas via TendSign och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer

Anbudstidens utgång

Anbudet ska vara Tornberget tillhanda senast 2022-03-31

Anbudets inlämnade

Anbudet ska lämnas elektroniskt i systemet.

Anbudets giltighetstid

Anbud ska vara bindande t.o.m. 2022-05-30

KVALIFICERING AV LEVERANTÖR

Uteslutning

Leverantören ska intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 1-2 § första stycket inte föreligger vid anbudslämnandet. Leverantören ska också intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 2 § andra stycket och 3 § inte föreligger vid anbudslämnandet.

Detta görs via bifogad sanningsförsäkran, bilaga 1.

Ekonomisk ställning

Leverantör och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll. Leverantör kommer att anses ha en betryggande ekonomisk ställning om denne har som lägst kreditvärdighet enligt nivån Medel risk: 40 - 59 enligt Creditsafe bedömningsskala.

Kvalitetsarbete

Leverantör ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget.Som bekräftelse på att

kravet är uppfyllt ska leverantör i anbudsformuläret, bilaga 2, intyga att anbudsgivaren bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete.

Resurser och kompetens

Leverantören ska ha en organisation med kapacitet, erfarenhet och organisatorisk förmåga att utföra uppdraget

från avtalsstart. Som bevis ska till anbudet bifogas en kortfattad beskrivning av Utförarens organisation som styrker Utförarens förmåga att utföra efterfrågad tjänst. 

Leverantören ska ha två (2) års erfarenhet eller mer av liknande uppdrag inom kommunal och/eller region eller likvärdig verksamhet, räknat från sista anbudsdag.

Prövning av anbud

Efter anbudsöppningen sker prövning av inkomna anbud. Leverantör prövas mot de kvalificeringskrav som ställs i upphandlingsdokumenten samt mot de obligatoriska krav som ställs på anbudet och på efterfrågad tjänst.

Utvärdering av anbud

Förutsatt att inkomna anbud uppfyller samtliga obligatoriska krav kommer det anbud som har det bästa priset att antas:

Pris

Pris ska anges i anbudsformuläret.

- Lämnas för elektroniskt nyckelskåp för 240 nyckelplatser, inklusive leverans och installation enligt krav.

- Service- och underhållsavtal per år under avtalstiden, inkl 4 servicetillfällen under 4 års tid, ange á-pris per år.

- Timersättning utöver dom årliga servicebesöken.

Kontraktstecknande

Kontrakt sluts genom ett undertecknande av parterna. Andra villkor som anbudsgivaren bifogat till anbudet kommer inte att beaktas

Bilagor

1. Sanningsförsäkran

2. Anbudsformulär/Kravspecifikation

3. Faktureringsvillkor Tornberget

KRAVSPECIFIKATION

Krav på tjänsten framgår av bilaga Anbudsformulär/kravspecifikation

2022-03-18

Anders Kuylser

086067113

anders.kuylser@haninge.se