Workshop Facilitation Services

Allmän information

Beställare: Magdalena Pers Färjemark

Inst/motsv:Institutionen för data- och systemvetenskap  

Direktupphandlingen avser:Tjänst 

Uppskattat värde: Under 70 000 kr    

Frågor besvaras genom: www.tendsign.se

Sista dag för frågor: 2018-11-20

Anbudet ska vara bindande t o m  2018-12-31

Leveranstid/uppdragsstart, senast: 2018-12-04

Avtalet ska gälla fr.o.m. 2018-11-27-2018-12-31

Förbehåll

Direktupphandlingen kan komma att avbrytas om godtagbara anbud inte inkommit eller om anbuden överskrider budgeten för uppdraget.

Även i det fall anbudsvärdet överstiger gränsen för direktupphandling, för närvarande 586 907 SEK avbryts upphandlingen.

Reservationer

Anbudet ska utformas helt enligt detta förfrågningsunderlag. Reservationer accepteras ej.

Utvärdering av anbud

Anbud antas från anbudsgivare som uppfyllt de obligatoriska kraven och offererar efterfrågad tjänst till lägst pris.

Krav på leverantör/kvalificering

Registrering och skattekontroll

Leverantören ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register, som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad.

Anbudsgivaren ska även uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrering för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt, arbetsgivaravgifter samt innehavare av F-skattesedel. Anbudsgivare ska vidare vara fri från obetalda skulder för sociala avgifter och skatter.

Stockholms universitet kommer att kontrollera detta genom Skatteverket och Bolagsverket. Svenska anbudsgivaren ska därför inte bifoga dokumentation som styrker att kraven uppfylls.

Utländsk leverantör ska bifoga motsvarande intyg översatta från sitt hemlandsspråk till svenska eller engelska som visar att de uppfyller lagstadgade krav avseende registrering och skatt ovan:    

Uteslutning av leverantör

Uteslutning av anbudsgivare kommer att ske om omständigheter enligt 13 kap. 1-3 § LOU föreligger.

Krav på förmåga och kapacitet

Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet för att klara efterfrågat uppdrag.

Anbudsgivaren ska redovisa detta genom att kort beskriva företaget, organisation, storlek, och kompetensprofil.

Företagsbeskrivning

Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad företagsbeskrivning.

Underleverantör

Avser anbudsgivaren anlita underleverantör för att utföra vissa delar av leveransen ska anbudet innehålla en förteckning över vilka underleverantörer och vilka delar av leveransen det rör sig om. Med anlitande av underleverantör ansvarar anbudsgivaren för underleverantörens personal och arbete som för sin egen del. Samma krav gäller för underleverantör som för anbudsgivaren.

Förteckningen ska innehålla:

1. Uppgift om underleverantör

2. Förteckning över vilka delar för vilka underleverantören avses anlitas

Referenser

Anbudsgivaren ska bifoga referenser från tidigare uppdrag under senaste tre åren (namn/företag, kontaktpersoner, tfn eller e-postadress). Används för kvalificering av anbudsgivare.

Krav på tjänsten

The Workshop Facilitation Company will assist eGovlab, Stockholm University with two(2) events/workshops.

Project: Co-Inform, Co-Creating Misinformation-Resilient Societies Project

Event Title: Co-Inform Project Steering Board Meeting

Venue: eGovlab, Stockholm University, DSV, Borgarfjordsgatan 12, Kista, Sweden

Duration: 4-5 December 2018 (two days)

Participants: 25, from 9 countries

Profiles of participants: academia, public and private institutions (i.e. scientific community, researchers, big data analysts, technical experts, developers, fact-checkers and journalists, etc.)

Language required: English

Project: Skills Match Project

Event Title: Skills Match Co-Creating Meeting

Venue: eGovlab, Stockholm University, DSV, Borgarfjordsgatan 12, Kista, Sweden

Duration: 11-12 December 2018 (one and a half days)

Participants: 25, from 5 countries

Profiles of participants: academia, public and private institutions (i.e. scientific community, researchers, technical experts, developers, etc.)

Language required: English

Workshop Facilitator team 

The Workshop/event facilitator is expected to assist with the arrangements during the workshop. Certain pre- and post-arrangements will be considered too (see below).

For the workshop, the assignee is expected to be involved in facilitation, documentation, and reporting post-workshop, namely:

* Draft the choreograhy/design props for the co-creation workshop: printing, layout, assembly.

* Support in clarifying goals and conditions. Selection of content and focus on the issues.

* Contribute to the design of various workshop exercises, visual materials and interactive solutions.

* Contribute to on site preparations

* Deal with process management during the event: workshop facilitation, moderation of breakout sessions, mediation

* Provide documentation support - in depth notes,  and ’memory captures’ of both the process and outcomes during the     exercises, by creating documentation in multiple formats

* Draft reports: post workshop report on impacts, outcomes and actions agreed upon

* Prototype, blueprint for next steps

* Provide support to the Co-Inform Communication Partner and SU video production team, by sharing relevant information and to be used for the dissemination purpose

Qualified suppliers are invited to submit their quote for the item under this Invitation.

- The quotation in English languages and, if applicable, should be accompanied by general information about the bidder (copy of registration certificate, general information about the company and catalogue(s) and other printed/’memory capture’ material or pertinent information demonstrating that the company has capacity to undertake the assignment, inter alia office, equipment, personnel or any other requested means to deliver the service, etc.

Qualifications for the assignment:

Minimum requirements for the Supplier:

* to have staff with previous professional experience in organizing events and workshops of at least 5+ years focusing especially on facilitating co-creation/co-design workshops with a sound understanding of design thinking. Experience in communicating strong new ideas in a trustworthy and inspiring way.

* to bring and use the own design toolbox or similar tool when developing desired scenarios/choreography together with its clients.

* to have completed successfully similar assignments (workshop facilitation, co-creation and co-design sessions), and have a demonstrated ability in designing detailed workshop agenda, draft choreography, workshops props and materials (printing, assembly and presentation)

* to have demonstrated ability in ’memory capture’/visual documentation of proceedings using innovating and inobtrusive capture technologies, design and visual support in the private, academic and public sector.  

* to provide in depth analysis and feedback on outcomes as well as results/actions that emerge, including post workshop/event documentation and reporting.

* Other skills should include design-thinking methodology, analytics, problem formulation, content development, editing and production of promotional materials, moderation and mediation training sessions and know-how sharing events, etc.

Key Staff:

- An expert in workshop facilitation, co-creation and co-design and social change as a Team Leader. Proven ability to understand and develop the scenarios for a co-creation workshop that help the clients to reach their strategic goals. Ability to understand the clients articulated needs and transform them into inspiring sessions that make necessary stakeholders want to join.

- A ‘memory capture’/visual documentation designer with unique and special co-creation and design-thinking abilities to engage all participants present to the event.

- The Supplier shall, as and when required, engage other experts/support staff to perform the current task.

The Workshop Facilitator team is mandated to collaborate and exchange information, event related materials, videos, ‘memory capture’, notes (all the above mentioned), etc. With Stockholm University Video Production Crew and eGovlab teams to contribute to the set goal of the current assignments.

All supportive documentations, guidelines and details will be provided by the eGovlab, Co-Inform Communication team and Skills MatchTeam.

Kommersiella villkor-avtalskoncept

Andra standardvillkor än de angivna i avtalskonceptet accepteras inte.

Anbudsgivare acceptera bifogat avtalskoncept genom att inkomma med anbud. Anbud med reservationer eller ändringar av avtalsvillkoren kommer inte att accepteras. Se bifogat avtalskoncept som utgör underlag till det slutliga avtalet mellan Anbudsgivaren och Stockholms universitet.

Separat ifylld dokument bifogas. Mallar kan hämtas på Medarbetarwebben.Behöver inte användas vid enklare inköp då endast beställningsbekräftelse räcker.

Sekretess

Den som begär det har som huvudregel rätt att ta del av upphandlingsdokumentationen.

Men absolut sekretess gäller för alla uppgifter i anbudshandlingar med bilagor, skriftliga och/eller elektroniska dokument, fram till offentliggörande av tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandlingen. Efter tilldelningsbeslut eller beslut att avbryta upphandling, kan uppgifter i anbudshandlingar med bilagor omfattas av sekretess som avser enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde kan komma att lida skada om uppgiften röjs. Stockholms universitet prövar sekretess och anbudssökande får skriftligt precisera vilka uppgifter som kan vara aktuella och vilken konkret risk för skada som finns om uppgifterna offentliggörs. Observera att Stockholms universitet aldrig kan garantera sekretess för lämnade uppgifter utan prövning görs i varje enskilt fall.

Vid önskan om sekretess ska anbudsgivaren inkomma med uppgifter om vilka delar man önskar sekretessbelägga samt vilken risk för skada som finns om uppgifterna röjs.