Stockholms Universitet Upphandling avseende Inköp av Licenser för skrivtolkningsprogram

Upphandling avseende Inköp av Licenser för skrivtolkningsprogram

Stockholms universitet, Stockholm

1.Information

1.1 Om Stockholms universitet

Stockholms universitet är ett av landets största lärosäten med cirka 27 000 studenter, 1 400 doktorander och cirka 5 700 medarbetare. Miljön är mångkulturell och på vissa institutioner är engelska arbetsspråket.

Avtal som tecknas med Stockholms universitet gäller för samtliga institutioner och motsvarande, samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till Stockholms universitet.

Mer information om Stockholms universitet finns på vår webbplats, www.su.se

1.2 Bakgrund, omfattning och syfte

Denna upphandling avser inköp av licenser för skrivtolkningsprogram.

För mer information se p. 4 Kravspecifikation.

1.3 Avtal

Stockholms universitet avser att teckna avtal (kontrakt) med en leverantör.

Avtalstiden kommer att vara 2 år efter avtalsstart.

1.4 Direktupphandling

Upphandlingen sker som direktupphandling enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Komplettering av anbud kan bara ske i mindre omfattning och efter begäran från upphandlaren. Anbudet ska därför innehålla all information redan vid inlämnandet.

Anbudsöppning kommer att ske så snart som möjligt. Därefter granskas anbuden och de anbud som uppfyller samtliga krav utvärderas. Tilldelningsbeslutet kommer att sändas via detta upphandlingsverktyg. Tilldelningsbeslut i sig utgör inte ett accepterande i avtalsrättslig mening. Rättsligt bindande avtal förutsätter att ett skriftligt kontrakt upprättats och undertecknats av samtliga parter.

Upphandlingen är avslutad först när ett skriftligt avtal föreligger eller när upphandlingen avslutats på annat sätt.

Stockholms universitet förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna anbud väsentligt överskrider budget eller ändrade förutsättningar medför att behovet ändrats väsentligt.

1.5 Upphandlingsdokumentens utformning         

Ordet ”ska” visar på krav som måste accepteras. I vissa fall krävs också att anbudet visar hur kravet uppfylls. Anbudet ska då innehålla den efterfrågade informationen och bekräftelse av att kravet är uppfyllt.

Om anbudet inte innehåller tillräcklig information och bekräftelse av att alla krav uppfylls kommer det inte att antas.

Ordet "bör" visar på kriterier för tilldelning av avtal. Uppfyllande av kriterier kommer att tilldelas mervärde i enlighet med vad som anges i avsnitt Utvärdering och tilldelning. I vissa fall krävs att anbudet också visar hur ett visst kriterium uppfylls. För att erhålla mervärde för kriteriet krävs då också att anbudet innehåller den efterfrågade informationen.

1.6 Offentlighet och sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattas eller ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir anbuden och övriga dokument offentliga. Utlämnande av allmän handling ska ske på begäran.

Uppgifter i de allmänna handlingarna kan skyddas i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgifterna röjs, eller om det av särskild anledning kan antas att enskild som trätt i affärsförbindelse med Stockholms universitet lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs.

En anbudsgivare som önskar att uppgifter i anbudet hålls hemliga bör ange det, vilka uppgifter det rör och vilken skada som riskeras om uppgifterna lämnas ut. Bedömningen av om skälen är tillräckliga för sekretess görs av Stockholms universitet i samband med att någon begär att få tillgång till dem.

Observera att uppgifter som är avgörande för kontraktstilldelningen endast undantagsvis kan sekretessbeläggas.

1.7 Behandling av personuppgifter

Stockholms universitet är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, exempelvis namn på kontaktpersoner och e-postadresser, som lämnas i samband med anbudsgivning och vid tecknande av avtal med Stockholms universitet.

Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att Stockholms universitet ska kunna slutföra upphandlingen och fullgöra det efterföljande ingångna avtalet. Det är dock upp till anbudsgivande företag att ansvara för att utlämnandet av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och dataskyddslagen (2018:218).

Genom att lämna anbud godkänner anbudsgivande företag att samtliga uppgifter i anbudet och därmed tillhörande bilagor, inklusive personuppgifter, hanteras elektroniskt av Stockholms universitet. I de fall inlämnande av sådana personuppgifter kräver medgivanden från anställda eller tredje man i övrigt, är det anbudsgivande företags ansvar att inhämta sådana medgivanden.

2. Krav på anbudet

2.1 Anbudets omfattning                

Anbud ska omfatta allt som krävs inom samtliga delar av dessa upphandlingsdokument.

Stockholms universitet förbehåller sig rätten att anta hela anbudet eller de delar av anbudet som överensstämmer med ställda krav och bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för delen.

2.2 Anbudets form    

Anbudet ska vara skriftligt. Samtliga handlingar ska vara på svenska.

Anbud ska insändas enligt vad som angivits. Svar bör lämnas på avsedd plats och på det sätt som anges. Vid fritextsvar får hänvisning ske till bilaga.

Anbudet ska lämnas genom detta upphandlingsverktyg, även bifogade filer. Anbudet ska inte vara läsbart utom i fil, detta för att säkerställa att anbud inte öppnas i förtid.

Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Undertecknande ska ske på särskild handling där diarienumret framgår, exempelvis försättsblad. Skanna dokumentet och bifoga i särskild fil.

Om annan än firmatecknare är behörig företrädare ska anbudet innehålla bevis för detta t.ex.   

delegeringsordning eller fullmakt.

2.3 Användande av underleverantörer            

Anbudsgivare har möjlighet att nyttja underleverantör för delar av leveransen. Om anbudsgivaren avser att använda underleverantör för direkt leverans till Stockholms universitet i enl. med LOU 14:6 ska detta klart framgå av anbudet.

Underleverantör ska uppfylla samma krav som leverantören under hela leveransperioden. Leverantör ansvarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 

2.4 Pris

Anbudet ska innehålla de prisuppgifter som efterfrågas. Pris ska anges i avsnitt 5. Utvärdering och Tilldelning. Pris ska anges enligt de förutsättningar som Stockholms universitet angivit.

Priser ska anges i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt och utan andra prisjusteringsklausuler än de som gäller enligt avtalet.

Samtliga ingående delar som krävs ska ingå i offererat pris.

2.5 Frågor och svar samt informationsmeddelanden      

Frågor kan ställas via Visma Direktupphandling. Detta bör ske så snart som möjligt eftersom svaren kan påverka underlaget och ska offentliggöras.

Sista datum att inkomma med frågor är 2021-06-01.

Svar på frågor och annan information som förtydligar underlaget kommer att publiceras löpande, och gäller därefter före upphandlingsdokumenten. Anbudsgivare ansvarar för att löpande kontrollera publicering av nya uppgifter rörande upphandlingen.

Stockholms universitet kommer att publicera svar och eventuella förtydliganden senast sex dagar innan sista anbudsdag.

2.6 Insändande av anbud

Anbud ska lämnas elektroniskt via Visma Direktupphandling.

Anbudsgivare registrerar sig och skapar på så vis ett individuellt anbudsgivarkonto vilket används för att läsa förfrågningsunderlag, ställa frågor etc. och för att skapa och skicka anbud. Anbudsgivarkontot ska vara registrerat på identiskt organisationsnummer som det anbudsgivande företaget, samt av behörig anbudslämnare. Det finns möjlighet att stänga kontot efter slutförd upphandling.

Läs igenom upphandlingsdokumenten och anbud noggrant för att vara säker på att all efterfrågad information verkligen finns med. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kommer inte att antas.

Anbud ska skickas in senast 2021-06-11.

2.7 Anbudets giltighetstid    

Anbudet ska vara bindande till och med 2021-09-01.

2.8 Avtalsvillkor           

Avtal kommer att tecknas som visas i Bilaga Avtalsvillkor. Villkoren ska accepteras. Anbud som innefattar villkor som strider mot Stockholms universitets villkor i denna förfrågan kommer inte att antas.

Anbud kan innefatta kompletterande villkor. Sådana villkor kommer att gälla efter skriftligt godkännande och endast i de delar som inte strider mot Stockholms universitets villkor.

3. Krav på anbudsgivare

3.1 Information om anbudsgivaren

Information om anbudsgivaren registreras på anbudsgivarkonto i Visma Direktupphandling. Säkerställ att följande uppgifter är korrekt registrerade: Företagsnamn och organisationsnummer, Företagsform/ Bolagsform, Postadress, Besöksadress, Telefonnummer, E-post samt Webbsida/ Hemsida.

Anbudet ska innehålla uppgift om vem som är behörig att teckna avtal för anbudsgivaren (firmatecknare).

3.2 Registerkontroll   

Anbudsgivaren ska vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter, inneha F-skattsedel, vara registrerad som arbetsgivare (om man har anställda), samt vara registrerad för mervärdesskatt (om inte företaget är mvs-befriat).

För kontroll av svenska anbudsgivare kommer Stockholms universitet att använda uppgifter från Skatteverket. För det fall att uppgifter inte kan erhållas via Skatteverket ska anbudsgivaren, på Stockholms universitets begäran, styrka skuldfrihet från skatter och socialförsäkringsavgifter genom intyg från berörd myndighet i det land vilket anbudsgivaren har som hemvist. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag. Redovisning ska inkomma inom fem arbetsdagar efter begäran.

3.3 Finansiell och ekonomisk ställning          

Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning ska vara tillräcklig för att säkerställa en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Detta anses vara säkerställt då anbudsgivaren uppnår nivån motsvarande Kreditvärdig (40) hos CreditSafe i Sverige AB.

Anbudsgivaren ska bifoga handling som visar tillräcklig finansiell och ekonomisk ställning enligt ovan, antingen genom utdrag från CreditSafe, genom intyg från annat kreditinstitut, eller annan redovisning vilken Stockholms universitet bedömer som likvärdig. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag.

3.4 E-faktura    

Fakturering ska ske elektroniskt enligt lag (2018:1277), enligt de standarder som finns beskrivet hos SFTI eller genom att Leverantören registrerar sina fakturor på en av Stockholms universitet anvisad webbportal.

Mer information finns här: https://www.su.se/om-universitetet/kontakt/information-till-dig-som-%C3%A4r-leverant%C3%B6r

3.5 Miljökrav

Stockholms universitets målsättning med miljöarbete är att bidra till en hållbar utveckling. Genom ständiga förbättringar verkar Stockholms universitet för att största möjliga miljöhänsyn tas i verksamhetsutövningen.

De leverantörer som Stockholms universitet samarbetar med ska bedriva ett aktivt och kvalificerat miljöarbete kring den egna verksamheten efter ett miljöledningssystem med ständiga förbättringar. Anbudsgivaren ska bedriva verksamheten i enlighet med gällande rätt.

3.6 Kvalitetsledningssystem

Anbudsgivaren ska tillämpa ett kvalitetsledningssystem som säkerställer att överenskommen kvalitet uppnås.

Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga intyg om certifiering alternativt redovisa hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet.

3.7 Teknisk och yrkesmässig kapacitet                   

Anbudsgivaren ska visa tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet för leveransen genom att lämna begärda uppgifter och handlingar.

A. Anbudsgivaren ska beskriva de resurser som företaget förfogar över för detta uppdrag/ leveransen, samt hur resurserna kommer att användas för att säkerställa avtalets uppfyllande. Med resurser avses den verksamhet som kommer att användas för leveransen.

B. Anbudsgivaren ska under de senaste tre åren ha genomfört ett flertal uppdrag av motsvarande slag och omfattning. Leveranserna ska ha genomförts med gott resultat.

Beskriv två uppdrag som till omfattning och innehåll liknar efterfrågade tjänster, vilka utförts från 2018 eller senare med gott resultat.

4. KRAVSPECIFIKATION

4.1 Tjänsten/ varan

Leverantören ska tillhandahålla tjänsten skrivtolkningsprogram med god funktionalitet via licenser.

De förbättringar och utveckling av programmet som sker av leverantören ska automatiskt komma Stockholms universitet tillgodo utan extra kostnad.

Programmet ska vara utvecklat för att kunna tillhandahålla skrivtolkning, där det bland annat ska finnas möjlighet att etablera och koppla in listor med förkortningar för unika ämnesområden både inför men också under aktiva tolkningssessioner.

Programmet ska vara utvecklat med olika funktioner som lämpar sig för användning både på plats och på distans och med funktioner specifikt utvecklade för att underlätta samarbetet mellan tolkarna vid tolkning av distansundervisning. Texten ska kunna levereras ut till åhörares mobil/dator, projiceras på skärm eller läsas som en undertext i till exempel Zoom. Programmet ska över tid kunna integrera mot fler och fler plattformar utan extra kostnad för Stockholms universitet.

Texten ska kunna visas antingen via en http-länk eller som undertext i kommunikationsverktyg, främst Zoom – och kunna sparas vid behov. Om åhörarna och skrivtolken finns på plats i samma lokal ska istället ett lokalt nätverk kunna användas för att dela texten mellan skrivtolkens dator och åhörarnas elektroniska enheter. 

En eller flera administratörer ska kunna tilldela tillträde för tolkar till aktuella sessioner på samma licens. Det innebär att en administratörslicens ska kunna delas av flera.

En tolklicens ska kunna pausas under året då licensen är utfärdad utan kostnad om licensen inte används, alternativt kunna flyttas över till annan person inom verksamheten.

Leverantören ska visa att ovan uppfylls genom att bifoga en skriftlig beskrivning över programmet och för att uppfylla kraven ska leverantören bifoga en beskrivning över det offererade programmets funktionalitet.

4.2 Leveranstid

Licenserna ska levereras enligt överenskommelse.

4.3 Option

Stockholms universitet äger rätt men inte skyldighet att till samma villkor som gäller för detta avtal att förlänga avtalet med ett år i taget högst 2 gånger.

4.4 Service och support

Leverantören ska tillhandahålla service och support under hela avtalstiden i enlighet med vad som anges i Avtal.

5. UTVÄRDERING OCH TILLDELNING

5.1 Utvärdering av anbud

De anbud som uppfyller samtliga krav kommer att utvärderas. Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som Anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Stockholms universitet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga avseende pris.

5.2 Pris           

Anbudsgivaren ska ange pris nedan. Observera att angivna volymer för prisberäkning är en uppskattning av Stockholms universitets behov, inga volymer är garanterade.

Priset ska avse kostnad för licens per användare och period. Om olika pris finns för administratörslicenser och tolklicenser ska detta framgå.

Pris ska inkludera samtliga kostnader för uppdragets genomförande såsom resor och restid, ev. logi, traktamente, kostnad för dator och mobiltelefon eller dylikt som behövs för uppdragets genomförande.

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2021-06-11)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2021-05-12

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Stockholms län

Diarie-/referensnummer

Dnr SU FV-1556-21