Transkribering av videomaterial

1.Information

1.1 Om Stockholms universitet

Stockholms universitet är ett av landets största lärosäten med cirka 27 000 studenter, 1 400 doktorander och cirka 5 700 medarbetare. Miljön är mångkulturell och på vissa institutioner är engelska arbetsspråket.

Avtal som tecknas med Stockholms universitet gäller för samtliga institutioner och motsvarande, samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till Stockholms universitet.

Mer information om Stockholms universitet finns på vår webbplats, www.su.se

1.2 Bakgrund, omfattning och syfte

Denna upphandling sker för att bearbeta data som samlas in inom projektet www.coinform.eu som är ett projekt inom Horizon 2020 programmet. I det projektet bygger vi protyper av mjukvarutjänster. Dessa utvärderas med kvalitativ forskningsmetod. Detta sker genom att vi låter respondenter pröva prototyperna, det sker i Zoom och där spelar vi in mötet mellan respondent och prototyper i en videofilm som visar på vad som sker i form av tal, och rörelser med t.ex. datapekaren (”cursor”). Denna film behöver transkriberas till en text i MSword. Den transkriberingen ska dels vara en konventionell transkribering men utöver detta även innehålla noteringar om vad respondenten gör, klickar på , etc.

Omfattningen ligger på ca 10-15 videofilmer fram tom 31 juli 2021.

1.3 Avtal

Stockholms universitet avser att teckna avtal (kontrakt) med en leverantör.

1.4 Direktupphandling

Upphandlingen sker som direktupphandling enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Komplettering av anbud kan bara ske i mindre omfattning och efter begäran från upphandlaren. Anbudet ska därför innehålla all information redan vid inlämnandet.

Anbudsöppning kommer att ske så snart som möjligt. Därefter granskas anbuden och de anbud som uppfyller samtliga krav utvärderas. Tilldelningsbeslutet sänds via e-post. Tilldelningsbeslut i sig utgör inte ett accepterande i avtalsrättslig mening. Rättsligt bindande avtal förutsätter att ett skriftligt kontrakt upprättats och undertecknats av samtliga parter.

Upphandlingen är avslutad först när ett skriftligt avtal föreligger eller när upphandlingen avslutats på annat sätt.

Stockholms universitet förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna anbud väsentligt överskrider budget eller ändrade förutsättningar medför att behovet ändrats väsentligt.

1.5 Upphandlingsdokumentens utformning         

Ordet ”ska” visar på krav som måste accepteras. I vissa fall krävs också att anbudet visar hur kravet uppfylls. Anbudet ska då innehålla den efterfrågade informationen och bekräftelse av att kravet är uppfyllt.

Om anbudet inte innehåller tillräcklig information och bekräftelse av att alla krav uppfylls kommer det inte att antas.

Ordet "bör" visar på kriterier för tilldelning av avtal. Uppfyllande av kriterier kommer att tilldelas mervärde i enlighet med vad som anges i avsnitt Utvärdering och tilldelning. I vissa fall krävs att anbudet också visar hur ett visst kriterium uppfylls. För att erhålla mervärde för kriteriet krävs då också att anbudet innehåller den efterfrågade informationen.

1.6 Offentlighet och sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattas eller ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir anbuden och övriga dokument offentliga. Utlämnande av allmän handling ska ske på begäran.

Uppgifter i de allmänna handlingarna kan skyddas i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgifterna röjs, eller om det av särskild anledning kan antas att enskild som trätt i affärsförbindelse med Stockholms universitet lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs.

En anbudsgivare som önskar att uppgifter i anbudet hålls hemliga bör ange det, vilka uppgifter det rör och vilken skada som riskeras om uppgifterna lämnas ut. Bedömningen av om skälen är tillräckliga för sekretess görs av Stockholms universitet i samband med att någon begär att få tillgång till dem.

Observera att uppgifter som är avgörande för kontraktstilldelningen endast undantagsvis kan sekretessbeläggas.

Behov av sekretess?:

Bifoga redovisning i separat bilaga av vilka uppgifter som behöver skyddas, samt skälen för detta:

1.7 Behandling av personuppgifter

Stockholms universitet är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, exempelvis namn på kontaktpersoner och e-postadresser, som lämnas i samband med anbudsgivning och vid tecknande av avtal med Stockholms universitet.

Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att Stockholms universitet ska kunna slutföra upphandlingen och fullgöra det efterföljande ingångna avtalet. Det är dock upp till anbudsgivande företag att ansvara för att utlämnandet av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och dataskyddslagen (2018:218).

Genom att lämna anbud godkänner anbudsgivande företag att samtliga uppgifter i anbudet och därmed tillhörande bilagor, inklusive personuppgifter, hanteras elektroniskt av Stockholms universitet. I de fall inlämnande av sådana personuppgifter kräver medgivanden från anställda eller tredje man i övrigt, är det anbudsgivande företags ansvar att inhämta sådana medgivanden.

2.Krav på anbudet

2.1 Anbudets omfattning                

Anbud ska omfatta allt som krävs inom samtliga delar av dessa upphandlingsdokument.

Stockholms universitet förbehåller sig rätten att anta hela anbudet eller de delar av anbudet som överensstämmer med ställda krav och bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för delen.

Omfattar anbudet allt som krävs i samtliga delar i upphandlingsdokumenten? Svara här:

Accepteras kravet om att Stockholms universitet har rätt att anta hela eller delar av anbudet?  Svara här:

2.2 Anbudets form    

Anbudet ska vara skriftligt. Samtliga handlingar ska vara på svenska.

Anbud ska insändas enligt vad som angivits. Svar bör lämnas på avsedd plats och på det sätt som anges. Vid fritextsvar får hänvisning ske till bilaga.

2.3 Användande av underleverantörer            

Anbudsgivare har möjlighet att nyttja underleverantör för delar av leveransen. Om anbudsgivaren avser att använda underleverantör för direkt leverans till Stockholms universitet i enl. med LOU 14:6 ska detta klart framgå av anbudet.

Underleverantör ska uppfylla samma krav som leverantören under hela leveransperioden. Leverantör ansvarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete.

2.4 Pris

Anbudet ska innehålla de prisuppgifter som efterfrågas. Pris ska anges i avsnitt 5. Utvärdering och Tilldelning. Pris ska anges enligt de förutsättningar som Stockholms universitet angivit.

Priser ska anges i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt och utan andra prisjusteringsklausuler än de som gäller enligt avtalet.

Samtliga ingående delar som krävs ska ingå i offererat pris.

2.5 Frågor och svar samt informationsmeddelanden      

Frågor kan ställas via Visma Direktupphandling. Detta bör ske så snart som möjligt eftersom svaren kan påverka underlaget och ska offentliggöras.

Sista datum att inkomma med frågor är 2021-04-13 kl:12.00 CET

Svar på frågor och annan information som förtydligar underlaget kommer att publiceras löpande, och gäller därefter före upphandlingsdokumenten. Anbudsgivare ansvarar för att löpande kontrollera publicering av nya uppgifter rörande upphandlingen.

Stockholms universitet kommer att publicera svar och eventuella förtydliganden senast sex dagar innan sista anbudsdag.

2.6 Insändande av anbud

Anbud ska lämnas elektroniskt via Visma Direktupphandling.

Anbudsgivare registrerar sig och skapar på så vis ett individuellt anbudsgivarkonto vilket används för att läsa förfrågningsunderlag, ställa frågor etc. och för att skapa och skicka anbud. Anbudsgivarkontot ska vara registrerat på identiskt organisationsnummer som det anbudsgivande företaget, samt av behörig anbudslämnare. Det finns möjlighet att stänga kontot efter slutförd upphandling.

Läs igenom upphandlingsdokumenten och anbud noggrant för att vara säker på att all efterfrågad information verkligen finns med. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kommer inte att antas.

Anbud ska sändas senast 2021-04-15 kl:12.00 CET

2.7 Anbudets giltighetstid    

Anbudet ska vara bindande till och med 2021-05-15

2.8 Avtalsvillkor           

Avtal avses tecknas som visas i Bilaga Avtalsvillkor. Villkoren ska accepteras. Anbud som innefattar villkor som strider mot Stockholms universitets villkor i denna förfrågan kommer inte att antas.

Anbud kan innefatta kompletterande villkor. Sådana villkor kommer att gälla efter skriftligt godkännande och endast i de delar som inte strider mot Stockholms universitets villkor.

3.Krav på anbudsgivare

3.1 Information om anbudsgivaren

Information om anbudsgivaren registreras på anbudsgivarkonto i Visma Direktupphandling. Säkerställ att följande uppgifter är korrekt registrerade: Företagsnamn och organisationsnummer, Företagsform/ Bolagsform, Postadress, Besöksadress, Telefonnummer, E-post samt Webbsida/ Hemsida.

Anbudet ska innehålla uppgift om vem som är behörig att teckna avtal för anbudsgivaren (firmatecknare).

3.2 Registerkontroll   

Anbudsgivaren ska vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter, inneha F-skattsedel, vara registrerad som arbetsgivare (om man har anställda), samt vara registrerad för mervärdesskatt (om inte företaget är mvs-befriat).

För kontroll av svenska anbudsgivare kommer Stockholms universitet att använda uppgifter från Skatteverket. För det fall att uppgifter inte kan erhållas via Skatteverket ska anbudsgivaren, på Stockholms universitets begäran, styrka skuldfrihet från skatter och socialförsäkringsavgifter genom intyg från berörd myndighet i det land vilket anbudsgivaren har som hemvist. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag. Redovisning ska inkomma inom fem arbetsdagar efter begäran.

Intygas att anbudsgivaren är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter? 

Accepteras kravet om att inkomma med redovisning på begäran?                                    

3.3 Finansiell och ekonomisk ställning          

Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning ska vara tillräcklig för att säkerställa en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Detta anses vara säkerställt då anbudsgivaren uppnår nivån motsvarande Kreditvärdig (40) hos CreditSafe i Sverige AB.

Anbudsgivaren ska bifoga handling som visar tillräcklig finansiell och ekonomisk ställning enligt ovan, antingen genom utdrag från CreditSafe, genom intyg från annat kreditinstitut, eller annan redovisning vilken Stockholms universitet bedömer som likvärdig. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag.

Bekräftelse att krav uppfylls:

Bifogas intyg?:

3.4 E-faktura    

Fakturering ska ske elektroniskt enligt lag (2018:1277), enligt de standarder som finns beskrivet hos SFTI eller genom att Leverantören registrerar sina fakturor på en av Stockholms universitet anvisad webbportal.

Mer information finns här: https://www.su.se/om-universitetet/kontakt/information-till-dig-som-%C3%A4r-leverant%C3%B6r

Bekräftelse att krav uppfylls:

3.5 Miljökrav

Stockholms universitets målsättning med miljöarbete är att bidra till en hållbar utveckling. Genom ständiga förbättringar verkar Stockholms universitet för att största möjliga miljöhänsyn tas i verksamhetsutövningen.

De leverantörer som Stockholms universitet samarbetar med ska bedriva ett aktivt och kvalificerat miljöarbete kring den egna verksamheten efter ett miljöledningssystem med ständiga förbättringar. Anbudsgivaren ska bedriva verksamheten i enlighet med gällande rätt.

Bekräftelse att krav uppfylls:

3.6 Kvalitetsledningssystem

Anbudsgivaren ska tillämpa ett kvalitetsledningssystem som säkerställer att överenskommen kvalitet uppnås.

Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga intyg om certifiering alternativt redovisa hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet.

Bekräftelse att krav uppfylls:

3.7 Teknisk och yrkesmässig kapacitet                   

Anbudsgivaren ska visa tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet för leveransen genom att lämna begärda uppgifter och handlingar.

A. Anbudsgivaren ska beskriva de resurser som företaget förfogar över för detta uppdrag, samt hur resurserna kommer att användas för att säkerställa avtalets uppfyllande. Med resurser avses den verksamhet som kommer att användas för leveransen.

Bekräftelse av att kravet uppfylls:

Redovisning/ hänvisning till bilaga:

B. Anbudsgivaren ska under de senaste tre åren ha genomfört ett flertal uppdrag av motsvarande slag och omfattning. Leveranserna ska ha genomförts med gott resultat.

Beskriv minst två uppdrag som till omfattning och innehåll liknas efterfrågade tjänst, vilka som utförts från 2018 eller senare med gott resultat

Bekräftelse av att kravet uppfylls:

Redovisning/ hänvisning till bilaga:

4.KRAVSPECIFIKATION

4.1 Tjänsten

4.1.1

Leverantören ska leverera följande:

- Transkribering av videomaterial till text i MS Word.

- Manuell transkribering

- Transkribering av videomaterial med 2 deltagare

- Exakt transkribering

- I det transkriberade dokumentet skriva ned noteringar på engelska om vad respondenten gör på filmen,      t.ex. om personen klickar på något på skärmen, vad klickar den då på, fäller den ut en meny etc.

Dessa noteringar ska stå inom parentes i relation till texten som transkriberats av det tal som sägs vid      utförandet av den praktiska handlingen.

- Transkribering Svenska - Engelska.

- Transkribering Engelska - Engelska.   

- Särskiljning Person 1 Person 2, Moderator

- Information om prisavrundning

- Leveranstid 72 timmar

Leverantören ska visa att Ska-kraven uppfylls genom att :

- Bifoga egen information om hur kraven uppfylls.

- Bifoga referenser på tidigare uppdrag gällande noteringar om vad respondenten utför på videomaterialet.

- Bifoga utdrag av arbetsprover på utförts uppdrag gällande noteringar om vad respondenten utför på videomaterialet.

Leverantören bör leverera följande:

- Prisavrundning till närmaste minut av video/ljudfil

- Leveranstid 48 timmar.

För att uppfylla alla bör-kraven ska leverantören i anbudet med egna ord informera om hur/att dessa uppfylls.

Bekräftas att kraven accepteras?:                              

Bifogas Information/referenser/arbetsprov enlig ovan?:   

4.2 Leveranstid

Önskad leveranstid står angivet i 4.1.1

5.UTVÄRDERING OCH TILLDELNING

5.1 Utvärdering av anbud

De anbud som uppfyller samtliga krav kommer att utvärderas. Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som Anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.  Stockholms universitet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga avseende bästa förhållande mellan pris och extra kvalitet, vilket visas genom jämförelsepriser. Jämförelsepriset beräknas genom att eventuella mervärden räknas bort från offererat Pris.

Om två eller fler anbud har samma jämförelsepris kommer den anbudsgivare som erhållit högst mervärde att antas.

Om två anbud har offererat samma pris och erhållit samma mervärde kommer lottning att avgöra vilket anbud som ska antas.

5.2 Pris           

Anbudsgivaren ska ange pris nedan. Observera att angivna volymer för prisberäkning är en uppskattning av Stockholms universitets behov, inga volymer är garanterade.

Pris ska inkludera samtliga kostnader för uppdragets genomförande såsom kostnad för dator och mobiltelefon eller dylikt som behövs för uppdragets genomförande. Inga andra kostnader får tillkomma.

Bekräftas att kraven accepteras:

Ange pris:

Vi vill att ni anger följandesom ska ingå i grundpriset;

-Pris per ljud/videotimme.

-Noteringar på engelska om vad respondenten gör på filmen

-Transkribering Engelska-Engelska

-Transkribering av videomaterial med 2 deltagare

-Manuell transkribering

-Exakt transkribering

-Särskiljning Person 1 Person 2, Moderator

-Leveranstid 72 timmar

Eventuella tilläggspriser:

-Leveranstid 48 timmar

-Leveranstid 24 timmar    

-Transkribering Svenska-Engelska

5.3 Mervärden

Utvärderingsmodellen innebär att anbud erhåller prisavdrag baserat på hur väl kriterierna uppfylls. För att bedöma anbudets mervärde kommer nedanstående att beaktas:

Pris per video-/ljudtimme 2000 kr och över motsvarar ett avdrag om -0 SEK

Pris per video-/ljudtimme i intervallet 1800-1999 kr motsvarar ett avdrag om -50 SEK

Pris per video-/ljudtimme i intervallet 1301-1799 kr motsvarar ett avdrag om -100 SEK

Pris per video-/ljudtimme 1300 kr och under motsvarar ett avdrag om -200 SEK  

Prisavrundning på exakt minut eller till närmaste minut motsvarar ett avdrag om -300SEK

Leveranstid om 48 timmar motsvarar ett avdrag om -100 SEK

Maximalt avdrag är därmed -600 SEK

Avtal kommer att omfatta samtliga krav samt de kriterier som anbudsgivaren offererat.