Transkribering av ljudfiler/filmer

1.Information

1.1 Om Stockholms universitet

Stockholms universitet är ett av landets största lärosäten med cirka 27 000 studenter, 1 400 doktorander och cirka 5 700 medarbetare. Miljön är mångkulturell och på vissa institutioner är engelska arbetsspråket.

Avtal som tecknas med Stockholms universitet gäller för samtliga institutioner och motsvarande, samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till Stockholms universitet.

Mer information om Stockholms universitet finns på vår webbplats, www.su.se

1.2 Bakgrund, omfattning och syfte

Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) är Stockholms universitets största institution med169 anställda och närmare 5 100 studenter. Med sin nära relation till samhälle och ett av världens största IT-kluster, väl utbyggda infrastruktur och starka ekonomiska bas har DSV de bästa förutsättningar att bedriva svensk och internationell utbildning och forskning av högsta kvalitet.

Redan år 1966 började DSV att bedriva utbildning och forskning inom IT, genom att blanda systemvetenskap i ett samhällsvetenskapligt perspektiv med tillämpad datavetenskap och kommunikationsteknik, vilket gör DSV till Sveriges äldsta institution för informationsteknik (IT).

På DSV pågår det inom de olika forskningsområdena kontinuerliga intervjuer som behöver transkriberas från ljudfil eller film.

Vi vill på detta sätt slippa att göra en ny offerering inför varje nytt behov av transkribering och istället kunna vända oss direkt till leverantör för avtalat pris.

För mer information se p. 4 Kravspecifikation.

1.3 Avtal

Stockholms universitet avser att teckna avtal (kontrakt) med en leverantör.

2021-10-15--2022-03-30

1.4 Direktupphandling

Upphandlingen sker som direktupphandling enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Komplettering av anbud kan bara ske i mindre omfattning och efter begäran från upphandlaren. Anbudet ska därför innehålla all information redan vid inlämnandet.

Anbudsöppning kommer att ske så snart som möjligt. Därefter granskas anbuden och de anbud som uppfyller samtliga krav utvärderas. Tilldelningsbeslutet sänds via e-post. Tilldelningsbeslut i sig utgör inte ett accepterande i avtalsrättslig mening. Rättsligt bindande avtal förutsätter att ett skriftligt kontrakt upprättats och undertecknats av samtliga parter.

Upphandlingen är avslutad först när ett skriftligt avtal föreligger eller när upphandlingen avslutats på annat sätt.

Stockholms universitet förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna anbud väsentligt överskrider budget eller ändrade förutsättningar medför att behovet ändrats väsentligt.

1.5 Upphandlingsdokumentens utformning         

Ordet ”ska” visar på krav som måste accepteras. I vissa fall krävs också att anbudet visar hur kravet uppfylls. Anbudet ska då innehålla den efterfrågade informationen och bekräftelse av att kravet är uppfyllt.

Om anbudet inte innehåller tillräcklig information och bekräftelse av att alla krav uppfylls kommer det inte att antas.

Ordet "bör" visar på kriterier för tilldelning av avtal. Uppfyllande av kriterier kommer att tilldelas mervärde i enlighet med vad som anges i avsnitt Utvärdering och tilldelning. I vissa fall krävs att anbudet också visar hur ett visst kriterium uppfylls. För att erhålla mervärde för kriteriet krävs då också att anbudet innehåller den efterfrågade informationen.

1.6 Offentlighet och sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattas eller ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir anbuden och övriga dokument offentliga. Utlämnande av allmän handling ska ske på begäran.

Uppgifter i de allmänna handlingarna kan skyddas i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgifterna röjs, eller om det av särskild anledning kan antas att enskild som trätt i affärsförbindelse med Stockholms universitet lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs.

En anbudsgivare som önskar att uppgifter i anbudet hålls hemliga bör ange det, vilka uppgifter det rör och vilken skada som riskeras om uppgifterna lämnas ut. Bedömningen av om skälen är tillräckliga för sekretess görs av Stockholms universitet i samband med att någon begär att få tillgång till dem.

Observera att uppgifter som är avgörande för kontraktstilldelningen endast undantagsvis kan sekretessbeläggas.

1.7 Behandling av personuppgifter

Stockholms universitet är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, exempelvis namn på kontaktpersoner och e-postadresser, som lämnas i samband med anbudsgivning och vid tecknande av avtal med Stockholms universitet.

Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att Stockholms universitet ska kunna slutföra upphandlingen och fullgöra det efterföljande ingångna avtalet. Det är dock upp till anbudsgivande företag att ansvara för att utlämnandet av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och dataskyddslagen (2018:218).

Genom att lämna anbud godkänner anbudsgivande företag att samtliga uppgifter i anbudet och därmed tillhörande bilagor, inklusive personuppgifter, hanteras elektroniskt av Stockholms universitet. I de fall inlämnande av sådana personuppgifter kräver medgivanden från anställda eller tredje man i övrigt, är det anbudsgivande företags ansvar att inhämta sådana medgivanden.

2.Krav på anbudet

2.1 Anbudets omfattning                

Anbud ska omfatta allt som krävs inom samtliga delar av dessa upphandlingsdokument.

Stockholms universitet förbehåller sig rätten att anta hela anbudet eller de delar av anbudet som överensstämmer med ställda krav och bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för delen.

2.2 Anbudets form    

Anbudet ska vara skriftligt. Samtliga handlingar ska vara på svenska

Anbud ska insändas enligt vad som angivits. Svar bör lämnas på avsedd plats och på det sätt som anges. Vid fritextsvar får hänvisning ske till bilaga.

2.3 Användande av underleverantörer            

Anbudsgivare har möjlighet att nyttja underleverantör för delar av leveransen. Om anbudsgivaren avser att använda underleverantör för direkt leverans till Stockholms universitet i enl. med LOU 14:6 ska detta klart framgå av anbudet.

Underleverantör ska uppfylla samma krav som leverantören under hela leveransperioden. Leverantör ansvarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 

2.4 Pris

Anbudet ska innehålla de prisuppgifter som efterfrågas. Pris ska anges i avsnitt 5. Utvärdering och Tilldelning. Pris ska anges enligt de förutsättningar som Stockholms universitet angivit.

Priser ska anges i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt och utan andra prisjusteringsklausuler än de som gäller enligt avtalet.

Samtliga ingående delar som krävs ska ingå i offererat pris.

2.5 Frågor och svar samt informationsmeddelanden      

Frågor kan ställas via Mercell Direktupphandling. Detta bör ske så snart som möjligt eftersom svaren kan påverka underlaget och ska offentliggöras.

Sista datum att inkomma med frågor är 2021-09-27, kl 16.00CET

Svar på frågor och annan information som förtydligar underlaget kommer att publiceras löpande, och gäller därefter före upphandlingsdokumenten. Anbudsgivare ansvarar för att löpande kontrollera publicering av nya uppgifter rörande upphandlingen.

Stockholms universitet kommer att publicera svar och eventuella förtydliganden senast 3 dagar innan sista anbudsdag.

2.6 Insändande av anbud

Anbud ska lämnas elektroniskt via Mercell Direktupphandling.

Anbudsgivare registrerar sig och skapar på så vis ett individuellt anbudsgivarkonto vilket används för att läsa förfrågningsunderlag, ställa frågor etc. och för att skapa och skicka anbud. Anbudsgivarkontot ska vara registrerat på identiskt organisationsnummer som det anbudsgivande företaget, samt av behörig anbudslämnare. Det finns möjlighet att stänga kontot efter slutförd upphandling.

Läs igenom upphandlingsdokumenten och anbud noggrant för att vara säker på att all efterfrågad information verkligen finns med. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kommer inte att antas.

Anbud ska sändas senast den 2021-09-30, kl.23.59CET

2.7 Anbudets giltighetstid    

Anbudet ska vara bindande till och med 2021-11-30

2.8 Avtalsvillkor           

Avtal avses tecknas som visas i Bilaga Avtalsvillkor. Villkoren ska accepteras. Anbud som innefattar villkor som strider mot Stockholms universitets villkor i denna förfrågan kommer inte att antas.

Anbud kan innefatta kompletterande villkor. Sådana villkor kommer att gälla efter skriftligt godkännande och endast i de delar som inte strider mot Stockholms universitets villkor.

3.Krav på anbudsgivare

3.1 Information om anbudsgivaren

Information om anbudsgivaren registreras på anbudsgivarkonto i Mercell Direktupphandling. Säkerställ att följande uppgifter är korrekt registrerade:

Företagsnamn och organisationsnummer,

Företagsform/ Bolagsform,

Postadress,

Besöksadress,

Telefonnummer,

E-post samt Webbsida/ Hemsida.

Anbudet ska innehålla uppgift om vem som är behörig att teckna avtal för anbudsgivaren (firmatecknare).

3.2 Registerkontroll   

Anbudsgivaren ska vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter, inneha F-skattsedel, vara registrerad som arbetsgivare (om man har anställda), samt vara registrerad för mervärdesskatt (om inte företaget är mvs-befriat).

För kontroll av svenska anbudsgivare kommer Stockholms universitet att använda uppgifter från Skatteverket. För det fall att uppgifter inte kan erhållas via Skatteverket ska anbudsgivaren, på Stockholms universitets begäran, styrka skuldfrihet från skatter och socialförsäkringsavgifter genom intyg från berörd myndighet i det land vilket anbudsgivaren har som hemvist. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag. Redovisning ska inkomma inom fem arbetsdagar efter begäran.

3.3 Finansiell och ekonomisk ställning          

Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning ska vara tillräcklig för att säkerställa en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Detta anses vara säkerställt då anbudsgivaren uppnår nivån motsvarande Kreditvärdig (40) hos CreditSafe i Sverige AB.

Anbudsgivaren ska bifoga handling som visar tillräcklig finansiell och ekonomisk ställning enligt ovan, antingen genom utdrag från CreditSafe, genom intyg från annat kreditinstitut, eller annan redovisning vilken Stockholms universitet bedömer som likvärdig. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag.

3.4 E-faktura    

Fakturering ska ske elektroniskt enligt lag (2018:1277), enligt de standarder som finns beskrivet hos SFTI eller genom att Leverantören registrerar sina fakturor på en av Stockholms universitet anvisad webbportal.

Mer information finns här: https://www.su.se/om-universitetet/kontakt/information-till-dig-som-%C3%A4r-leverant%C3%B6r

3.5 Miljökrav

Stockholms universitets målsättning med miljöarbete är att bidra till en hållbar utveckling. Genom ständiga förbättringar verkar Stockholms universitet för att största möjliga miljöhänsyn tas i verksamhetsutövningen.

De leverantörer som Stockholms universitet samarbetar med ska bedriva ett aktivt och kvalificerat miljöarbete kring den egna verksamheten efter ett miljöledningssystem med ständiga förbättringar. Anbudsgivaren ska bedriva verksamheten i enlighet med gällande rätt.

3.6 Kvalitetsledningssystem

Anbudsgivaren ska tillämpa ett kvalitetsledningssystem som säkerställer att överenskommen kvalitet uppnås.

Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga intyg om certifiering alternativt redovisa hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet.

3.7 Teknisk och yrkesmässig kapacitet                   

Anbudsgivaren ska visa tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet för leveransen genom att lämna begärda uppgifter och handlingar.

A. Anbudsgivaren ska beskriva de resurser som företaget förfogar över för detta uppdrag/ leveransen, samt hur resurserna kommer att användas för att säkerställa avtalets uppfyllande. Med resurser avses den verksamhet som kommer att användas för leveransen.

B. Anbudsgivaren ska under de senaste tre åren ha genomfört ett flertal uppdrag av motsvarande slag och omfattning. Leveranserna ska ha genomförts med gott resultat.

Beskriv två uppdrag som till omfattning och innehåll liknar efterfrågad tjänst, vilka utförts från 2018 eller senare med gott resultat

4.KRAVSPECIFIKATION

4.1 Obligatoriska krav

Grundpris per ljudtimme där följande ska vara inkluderat:

- manuell transkribering,

- bastranskribering,

- transkribering svenska/svenska,

- 2 personer samtalar,

- leveranstid 5 veckodagar,

- särskiljning: Person 1, Person 2.

- Prisavrundning

Observera att grundpriset och prisavrundningen kommer att få ett mervärde.

Önskvärda krav(mervärde):

- transkribering engelska/engelska,

- exakt transkribering,

- ljudfil där 3 eller fler personer deltar i samtal,

- särskiljning: Personnamn,

- 72 timmars leverans,

- transkribering svenska till engelska.

4.2 Leveranstid

Avser tiden från att ljudfil/film laddas upp/skickas till leverantör till och med den dag den levereras  tillbaka i wordformat till beställarens email.

5.UTVÄRDERING OCH TILLDELNING

5.1 Utvärdering av anbud

De anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav kommer att utvärderas. Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som Anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.

Stockholms universitet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga avseende bästa förhållandet mellan pris och mervärde, vilket visas genom jämförelsepriset. Jämförelsepriset beräknas genom att mervärden räknas bort från offererat pris.

Om två eller fler anbud får samma jämförelsepris kommer den anbudsgivare som erhållit högst mervärde att antas

Om två anbud har offererat samma jämförelsepris och tilldelats samma mervärde kommer lottning att avgöra vilket anbud som ska antas. Lottningen kommer att utföras av två(2) personer.

5.2 Pris           

Anbudsgivaren ska ange pris nedan.

Pris ska inkludera samtliga kostnader för uppdragets genomförande såsom resor och restid, ev. logi, traktamente, kostnad för dator och mobiltelefon eller dylikt som behövs för uppdragets genomförande.

De priser som ska anges är:

- Grundpris per ljudtimme

- Priset för de önskvärda kraven.

Dessa ska presenteras som ett tillägg till grundpriset och även det baseras på pris per ljudtimme. Dessa ska tydligt specificerat separat från det grundpriset.

5.3 Mervärden

Utvärderingsmodellen innebär att anbud erhåller prisavdrag baserat på hur kriterierna uppfylls/presenteras/prissätts. För att bedöma anbudets mervärde kommer nedanstående att beaktas:

Grundpris(per ljudtimme, inspelat material):

0-1500SEK                                              -200

1501-1550SEK                                        -150

1551-1600SEK                                        -100

1601-1700SEK                                        -50

1701--                                                      -0

Prisavrundning av ljudfil:

Exakt på minuten/till närmaste minut      -250

Närmaste kvart                                        -150

Per påbörjad kvart                                   -100

Närmaste halvtimme                               -75

Per påbörjat halvtimme                           -50

Närmaste timme                                      -25

Per påbörjad timme                                 -0

Engelska/engelska(tillägg på grundpris/ljudtimme):

+0SEK                                                      -200

+1-100SEK                                              -100

+101-200SEK                                          -50

+200--                                                      -0

-Exakt transkribering (tillägg på grundpris/ljudtimme):

+0SEK                                                     -75

+1-200SEK                                              -50

+201-250SEK                                          -25

+251--                                                      -0

-Ljudfil där 3 personer deltar i samtal(tillägg på grundpris per person och ljudtimme):

+0-100SEK                                              -75

+101-200SEK                                          -50

+201--                                                      -0

Särskiljning: Personnamn (tillägg på grundpris/ljudtimme ):

+0SEK                                                     -75

+1-100SEK                                              -50

+101-200SEK                                          -25

+201--                                                      -0

72 timmars leverans (tillägg på grundpris per/ljudtimme):

+0-200SEK                                              -75

+201-299SEK                                          -50

+300-350SEK                                          -25

+351--                                                      -0

Pristillägg i % räknas om utifrån offererat grundpris till Pris per ljudtimme.                                                                                

Pristillägg fast summa per uppdrag         -0 

Transkribering direkt från Svenska till engelska (tillägg på grundpris per/ljudtimme):

+0-300SEK                                              -50

+301-400SEK                                          -25

+401--                                                      -0

Saknas prisuppgift/tillägg på något av de önskvärda kraven så kommer det att bli -0 i avdrag

Maximalt mervärde/avdrag är därmed 1000SEK

Avtal kommer att omfatta samtliga krav samt de kriterier som anbudgivaren offererat