Tjänst för processledning, fastighetsprojekt

Allmän information

Beställare: Marian Sarenbrant

Inst/motsv: Fastighetsavdelningen 

Direktupphandlingen avser: Tjänst  

Uppskattat värde:  Över 100 000 kr  

Frågor besvaras genom: www.tendsign.se

Sista dag för frågor: 2018-11-02  

Anbudet ska vara bindande t o m 2018-12-31

Leveranstid/uppdragsstart, senast: 2018-11-09  

Avtalet ska gälla fr.o.m. 2018-11-09 t.o.m. 2019-02-28  med möjlighet till sex månaders förlängning.

Förbehåll

Direktupphandlingen kan komma att avbrytas om godtagbara anbud inte inkommit eller om anbuden överskrider budgeten för uppdraget.

Även i det fall anbudsvärdet överstiger gränsen för direktupphandling, för närvarande 586 907 SEK avbryts upphandlingen.

Reservationer

Anbudet ska utformas helt enligt detta förfrågningsunderlag. Reservationer accepteras ej.

Utvärdering av anbud

Anbud utvärderas utifrån i förväg angivna kriterier och förutbestämd utvärderingsmodell.

Rangordnade utvärderingskriterier:

1 erfarenhet av liknande arbete

2 erfarenhet av att kartlägga processer inom fastighetsrelaterat arbete

3 erfarenhet av att tydliggöra roller i genomförande

4 erfarenhet av byggprojekt

5 erfarenhet av universitet/högskola

6 timpris

Krav på leverantör/kvalificering

Registrering och skattekontroll

Leverantören ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register, som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad.

Anbudsgivaren ska även uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrering för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt, arbetsgivaravgifter samt innehavare av F-skattesedel. Anbudsgivare ska vidare vara fri från obetalda skulder för sociala avgifter och skatter.

Stockholms universitet kommer att kontrollera detta genom Skatteverket och Bolagsverket. Svenska anbudsgivaren ska därför inte bifoga dokumentation som styrker att kraven uppfylls.

Utländsk leverantör ska bifoga motsvarande intyg översatta från sitt hemlandsspråk till svenska eller engelska som visar att de uppfyller lagstadgade krav avseende registrering och skatt ovan:    

Uteslutning av leverantör

Uteslutning av anbudsgivare kommer att ske om omständigheter enligt 13 kap. 1-3 § LOU föreligger.

Krav på förmåga och kapacitet

Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet för att klara efterfrågat uppdrag/leverans.

Anbudsgivaren ska redovisa detta genom att kort beskriva företaget, organisation, storlek, och kompetensprofil.

Företagsbeskrivning

Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad företagsbeskrivning.

Underleverantör

Avser anbudsgivaren anlita underleverantör för att utföra vissa delar av leveransen ska anbudet innehålla en förteckning över vilka underleverantörer och vilka delar av leveransen det rör sig om. Med anlitande av underleverantör ansvarar anbudsgivaren för underleverantörens personal och arbete som för sin egen del. Samma krav gäller för underleverantör som för anbudsgivaren.

Förteckningen ska innehålla:

1. Uppgift om underleverantör

2. Förteckning över vilka delar för vilka underleverantören avses anlitas

Referenser

Anbudsgivaren ska bifoga referenser från tidigare uppdrag under senaste tre åren (namn/företag, kontaktpersoner, tfn eller e-postadress). Används för kvalificering av anbudsgivare.

Krav på varan/tjänsten

Universitetets strategidokument betonar att förvaltningen genom sitt arbete skall säkerställa rättssäkerhet, likformighet och transparens i universitetets myndighetsutövning och att förvaltningen ska driva på och utveckla universitetets administrativa processer.

Sektionen för Lokalförsörjning, Fastighetsavdelningen, ansvarar för framdriften av de byggnadsanknutna projekt som hanteras på universitetet. Denna process kan förbättras i flertalet delar, inte minst med hänsyn till gränsdragning avseende roller och ansvar, kostnader, kvalitet, rättssäkerhet, likformighet, transparens och en effektiv utformning av lokaler. En processkartläggning och framtagande av erforderliga styrdokument och mallar samt ett klargörande av roller och ansvar avseende projekt behöver tas fram.

Utifrån ovan vill upphandlas tjänst om processledning. Processledaren ska leverera följande;

En processkarta över processerna inom lokalförsörjning uppdelade i styrprocess, huvudprocess och stödprocess.

* En kartläggning av projektprocessen.

* En beskrivning över erforderliga ingående styrdokument.

* En beskrivning över roller och ansvar.

* En beskrivning över erforderliga mallar och checklistor, inkluderat tex leveransgodkännanden från   beställare.

* En beskrivning över uppföljningspunkter med tillhörande checklistor.

* Ett förslag på kommunikations- och informationsinsatser i syfte att utbilda personalen på sektionen som helhet.

* Ett förslag på övergripande kommunikationsstrategi avseende information till övriga berörda såsom    fastighetsägare, brukare etc.

Kommersiella villkor-avtalskoncept

Andra standardvillkor än de angivna i avtalskonceptet accepteras inte.

Anbudsgivare acceptera bifogat avtalskoncept genom att inkomma med anbud. Anbud med reservationer eller ändringar av avtalsvillkoren kommer inte att accepteras. Se bifogat avtalskoncept som utgör underlag till det slutliga avtalet mellan Anbudsgivaren och Stockholms universitet.

Sekretess

Den som begär det har som huvudregel rätt att ta del av upphandlingsdokumentationen.

Men absolut sekretess gäller för alla uppgifter i anbudshandlingar med bilagor, skriftliga och/eller elektroniska dokument, fram till offentliggörande av tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandlingen. Efter tilldelningsbeslut eller beslut att avbryta upphandling, kan uppgifter i anbudshandlingar med bilagor omfattas av sekretess som avser enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde kan komma att lida skada om uppgiften röjs. Stockholms universitet prövar sekretess och anbudssökande får skriftligt precisera vilka uppgifter som kan vara aktuella och vilken konkret risk för skada som finns om uppgifterna offentliggörs. Observera att Stockholms universitet aldrig kan garantera sekretess för lämnade uppgifter utan prövning görs i varje enskilt fall.

Vid önskan om sekretess ska anbudsgivaren inkomma med uppgifter om vilka delar man önskar sekretessbelägga samt vilken risk för skada som finns om uppgifterna röjs.