Fakturadistribution
Solna stad, SOLNA
Upphandlingen avser fakturadistribution, dvs. förmedling av internetbanksfakturor, e-postfakturor i pdf, svefakturor samt pappersfakturor vilket omfattar utskrift, kuvertering samt porto.
Inbjudan
Solna stad, 212000-0183, bjuder härmed in leverantörer att lämna anbud avseende Fakturadistribution
Presentation av Solna stad
Solna stad, även kallad staden, är en framtidsstad i tillväxt, unikt belägen mellan Kungliga nationalstadsparkens lugn och storstadens puls. Staden har drygt 80 000 invånare. Här finns attraktiva bostäder, framgångsrika företag, utmärkta kommunikationer, förstklassig samhällsservice och ett rikt kultur- och idrottsutbud. Solna har någonting att erbjuda alla, såväl boende som besökare och företagare.
Ca 2 300 personer arbetar inom stadens olika verksamhetsområden. Stadens verksamhet bedrivs inom åtta olika förvaltningar med ansvar för skola, fritidsverksamhet, kultur, miljö, trafik, mark och fastigheter, vård och social omsorg. Mer information om Solna stad finns på stadens hemsida solna.se.
Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser fakturadistribution, dvs. förmedling av internetbanksfakturor, e-postfakturor i pdf, svefakturor samt pappersfakturor vilket omfattar utskrift, kuvertering samt porto.
Mål och syfte
Syftet med upphandlingen är att anskaffa en tjänst för distribution av utgående fakturor från Solna stad, Råsunda Förstads AB, Solna Vatten AB samt Överjärva Gård AB. Målet är att tjänsten ska vara enkel, kostnads- och resurseffektiv samt säker. Idag utgör pappersfakturor den större andelen av fakturaflödet ut men på sikt är målet att öka den digitala andelen.
Avtalsform
Ramavtal kommer att tecknas med en (1) leverantör.
Avtalstid
Avtalet träder i kraft när bägge parter undertecknat avtalet och gäller från och med avtalad leveransdag (tidigast 20180301). Avtalet gäller för en tidsperiod om två år med ensidig optionsrätt för staden att förlänga avtalet med upp till två år, dvs. sammanlagt högst fyra år.
Volym
Antal grundar sig på statisk från tidigare år. Tecknat avtal innebär inte några garantier från staden avseende volymer. Uppskattat antal fakturor per år:
Solna stad: 120 000 st.
Råsunda Förstads AB: 300 st.
Solna Vatten AB: 14 000 st.
Överjärva Gård AB: 90 st.
Diarienummer
Stadens diarienummer och upphandlingens referensnummer är: KS/2018:191
Förutsättningar för upphandlingens genomförande
Staden kan komma att avbryta upphandlingen om inget av anbuden uppfyller de krav som ställts i upphandlingsdokumentet, om inget anbud ryms inom de ekonomiska ramarna eller om annan saklig grund för avbrytande föreligger.
Upphandlingsdokumentet
I denna upphandling består upphandlingsdokumentet av följande huvuddokument:
Anbudsinbjudan (denna del)
Administrativa villkor
Leverantörskvalificering
Kravspecifikation
Utvärdering
Avtalsutkast
Samt följande bilagor:
Sanningsförsäkran KS2018_191
Anbudsprislista KS2018_191
Allmänna villkor KS2018_191
Personuppgiftsbiträdesavtal KS2018_191
Solna Vatten exempelfaktura
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) som: Förenklat förfarande.
Solna stad får uppta förhandling med en eller flera anbudsgivare. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att detta upphandlingsdokument följs och att bästa villkor lämnas i anbudet.
Sista anbudsdag
Sista anbudsdag: 2019-01-09
Anbud som inte inkommer i tid kommer ej att beaktas.
Anbudets giltighetstid
Anbud ska vara giltiga till och med: 2019-04-10.
(2019-01-18)
Förenklat
2018-11-27
Meddelande om upphandling
Stockholms län
KS/2018:191