Konsultstöd till förstudie av systemstöd för ärendehantering och självserviceportal

Skövde kommun inbjuder er att lämna offert på denna direktupphandling.

Bakgrund

Skövde kommun och avdelningen för IT- och verksamhetsutveckling levererar IT-tjänster till den egna kommunkoncernen samt kommunerna i Hjo, Karlsborg och Tibro. De senaste åren har präglats av en stark expansion, 2015 hanterade IT-avdelningen cirka 18 000 kundärenden per år idag är utgörs volymen av cirka 50 000 ärenden. Vidare har antalet datorer, plattor och mobiltelefoner ökat och därtill hyr kunderna datorer och plattorna av IT. Avdelningen är intäktsfinansierad och fakturerar kunderna IT-tjänsterna samt tillhandahåller olika slags underlag för de tjänsteköp som kunderna avropar.

Som en konsekvens av expansionen tillgodoser inte längre nuvarande ärendehanteringssystem och självserviceportal behoven. Ett omtag behöver göras utifrån ett helhetsperspektiv där kundernas såväl som avdelningens behov bättre kan tillgodoses. Vi vill börja arbetet med en förstudie enligt denna direktupphandling.

Syfte

Förstudien syftar till att med ett utifrånperspektiv identifiera den samlande behovsbilden och utifrån nuläge och förutsättningar ge förslag på lösningar, införanden och förvaltning.

Förstudien görs av extern part i syfte att omvärldsbevaka i avseendena tekniska lösningar men också för att fånga andra liknande kunders behov och deras framgångsrika väg till bättre IT-stöd för användare och IT-avdelningens interna processer.

-           Enkla, effektiva och nåbara självservicefunktioner för målgruppen slutanvändare

-           Ärendehanteringssystem med bra integrationsmöjligheter och koppling till katalogtjänst.

-           Identifiering av beroenden till övriga mål- och källsystem

-           Skalbara lösningar för hög prestanda och löpande anpassningar utifrån behov

-           IT-stöd baserade på färdiga standardiserade lösningar från leverantör vilken kunden kan anpassa i viss omfattning.

-           Statistik och fakta för underlag och beslut samt kommunicering (dashboard)

Förstudien ska redovisa nutida beroenden och utifrån behoven och omvärlden redogöra för lämpliga lösningar, delinföranden och parametrar för löpande förvaltning.

2015 gjorde Avdelningen för IT- och verksamhetsutveckling gjorde tillsammans med partnern InnoFactor ett liknande arbete med utgångspunkt ifrån nuvarande ärendehanteringssystem (Service Manager). Detta uppnådde inte det önskade resultat som IT-avdelningen hade hoppats på och implementerades därför inte till fullo.

Det pågår även en upphandling på en ny eTjänsteplattform som har möjlighet till självservicefunktioner. Denna plattform kan eventuellt tillgodose IT-avdelningens behov av självservicefunktioner.

Förstudien uppskattas ta cirka 100 timmar i anspråk för extern konsult och cirka 50 timmar för IT-avdelningen samt intervjuer med objektspecialister, teknikansvarig, processledare, teamleaders samt verksamhetsutvecklare. Tidsuppskattningen är baserad på att diskussioner om andra stödsystem har pågått under flera år varför det finns mycket input att hämta och sammanställa för den som kommer leda förstudien.

IT-chef Theres Ahlberg utgör beställare och IT-avdelningens ledningsgrupp utgör referensgrupp, slutrapport med rekommendationer redovisas för kommunens verksamhetsutvecklingsråd där samtliga sektorchefer ingår.  

Kravspec/önskemål

Leverantören ska ha kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag och kunna lämna goda referenser som sträcker sig maximalt 3 år tillbaka i tiden. Till offertsvaret ska referenser bifogas.

Start 2021-11-01

Ange ja eller nej i ert offertsvar om arbetet kan påbörjas 2021-11-01. Om nej anges ska uppgift

lämnas när uppdraget kan påbörjas.

Utvärdering

Köparen kommer att anta den Leverantör som har lämnat den offert köparen anser uppfylla köparen önskemål på bästa sätt. 

Av offerten ska därför framgå ett förslag på genomförande/upplägg, timpriser samt uppskattad tidsåtgång.

Av offertsvaret ska fast pris per timme framgå. Timpriset ska inkludera eventuella kostnader för resor, logi och övriga utgifter förenade med uppdraget.

Anbudsdatum

Publiceras 2021-10-01

Sista dag för frågor 2021-10-12

Sista anbudsdag 2021-10-15