Webbsändning av sammanträden och digitala mötesfunktioner

Inledning

Sista dag att ställa frågor: Sex dagar före sista anbudsdag.

Offertens giltighetstid: 180 dagar efter sista dag att lämna anbud.

Avtalstid: 15 oktober 2022 - 30 september 2024, med möjlighet till förlängning 1+1 år. 

Allmänna krav: Kommunen kommer att kontrollera om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: I inlämnad offert ska det tydligt framgå att avtalsföremålet och anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer. Det ska även finnas en kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna. Offerten ska vara underskriven av behörig person.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

I Simrishamns kommun har kommunfullmäktige sammanträden ungefär en gång per månad, vanligtvis med sommaruppehåll under juli månad. Kommunfullmäktiges sammanträden webbsänds och direktupphandlingen omfattar i sin ena del webbsändning av sammanträdena samt möjlighet till autotextning av sammanträdena. Sändningarna ska kunna visas direkt i realtid, men också publiceras i efterhand efter redigering. 

I sin andra del omfattar direktupphandlingen funktioner för digitala politiska sammanträden för att effektivisera och modernisera sammanträdena och därmed ge en bättre upplevelse av sammanträdena för så väl förtroendevalda som åhörare. Här avses bland annat digitala funktioner för votering och närvarohantering. 

Syfte och Mål

Syftet med denna direktupphandlingen är att genom lättanvända och användarvänliga digitala mötesfunktioner som stödjer de förtroendevalda och tjänstepersoner vid såväl fysiska sammanträden som digitala sammanträdena och i vissa fall hybridmöten, få politiska sammanträden som är effektiva och lätta att hantera och delta i. Syftet är också att ge våra medborgare som följer sammanträdena via webben en bra upplevelse av sändningarna. 

Krav på avtalsföremålet

Simrishamns kommun använder idag Quickchannels tjänster för webbsändning av kommunfullmäktge. Genom tjänster från Netpublicator får de förtroendevalda tillgång till handlingar inför det politiska sammanträdet. Kommunen använder Tromans förtroendemannaregister. Kommunen har idag manuell hantering av upprop, votering mm. 

Webbsändning

Kommunfullmäktiges sammanträden webbsänds och direktupphandlingen omfattar i sin ena del webbsändning av sammanträdena samt möjlighet till autotextning av sammanträdena. Sändningarna ska kunna visas direkt i realtid, men också publiceras i efterhand efter redigering. 

Systemet måste vara kompatibelt med kommunens hemsida, där medborgarna ska kunna ta del av kommunfullmäktiges sammanträden. 

Systemet ska möjliggöra direktsändning och eftersändning av kommunfullmäktiges sammanträden via Simrishamns kommuns hemsida. Sändningarna ska kunna redigeras vid behov före publicering. Systemet ska kunna hantera flera kameror som bildproducenten kan växla mellan. 

Den som följer sändningen på kommunes hemsida ska kunna se dagordning/ärendelista och klicka sig vidare till de ärendehandlingar som de förtroeendevalda har. Handlingarna skapas i ärendehanteringssystemet Evolution och de förtroendevalda läser sina handlingar i Netpublicator. 

Redigering ska kunna ske användarvänligt, och det ska vara möjligt att på ett enkelt sätt lägga in talares namn och partibeteckning i sändningen.

Det ska finnas möjlighet till autotextning som ska ingå i anbudet, kommunen kommer att använda detta framöver men har inte valt tidpunkt för att starta igång denna funktion.

En backup lösnng ska finnas så att inspelningen inte går förlorad vid avbrott i drift.

Funktionerna ska vara anpassade i enlighet med tillgänglighetsdirektivet och lag (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service. 

Digitala mötesfunktioner

De digitala funktioner som tjänsten ska omfatta är votering, digitalt upprop/närvaroregistrering, att begära ordet, talarordning, talartid och begära replik.

Systemet ska kunna välja ut de ledamöter och tjänstgörande ersättare som har rätt att deltaga i voteringen. Systemet ska alltså kunna aktivera adekvat ersättare. Ersättare ska också kunna sättas in då en förtroendevald anmält sig som jävig och inte kan delta i voteringen. 

Ledamöter samt tjänstgörande ersättare ska kunna registrera sin närvaro i systemet, därefter ska systemet kunna få fram (utifrån inlagda parametrar) vilken ersättare som tjänstgör för respektive frånvarande ledamot. Ledamöter samt tjänstgörande ersättare ska kunna votera.

Ledamöter samt tjänstgörande ersättare ska kunna begära votering genom tjänsten.

Under tiden som en votering sker ska systemet kunna visa hur ledamöter röstar, det ska alltså gå att följa varje röst digitalt på väggskärmar tills dess att samtliga ledamöter som har rätt att rösta har avlagt sin röst. Voteringsresultatet ska då automatiskt sammanställas så att ett resultat av voteringen kan presenteras direkt på mötet i realtid på väggskärmar. Där ska samtliga förtroendevalda kunna följa voteringen i realtid, samt se det slutliga resultatet. Resultatet ska därefter generera en rapport att bifoga till protokollet.

Det ärende som behandlas ska kunna visas på väggskärm. Även talarlista som visar både begäran om ordet, replik samt presentation av tidtagning ska kunna visas på skärm.

När det är dags för den förtroendevalde att vara aktiv, till exempel att votera,  ska den förtroendevalde automatiskt få upp en aktivitet- dialogsruta i sin personliga Ipad där det tydligt framgår instruktion om vad den förtroendevalde behöver göra vid givet tillfälle, såsom när det är dags att avlägga röst vid votering eller att anmäla sin närvaro vid det digitala uppropet. 

Systemet ska vara användarvänligt och det ska vara enkelt för den förtroendevalde att förstå vilken aktivitet som krävs. Av stor vikt är också att den förtroednevalde lätt kan växla mellan sina möteshandlignar och de digitala mötesfunktionerna. 

Det ska gå att ta ut en rapport över ett enskilt omröstningsresultat tills dess att uppgifterna gallrats av administratören. Rapporten ska kunna konverteras till formaten: pdf, xls och docsx.

Voteringsalternativen ska vara Ja, Nej och Avstår men bör gå att redigera.

Alla ledamöter samt tjänstgörande ersättare måste delta i voteringen och välja ett av svarsalternativen. Voteringen kan inte avslutas förrän alla har angett ett svarsalternativ.

Vid personval bör det gå att genomföra en sluten, hemlig omröstning. Varken administratör eller annan ska kunna se vem som har röstat på vilken kandidat.

Tjänsten ska fungera både på dator och IPad. 

Tjänsten ska fungera även vid hybridmöten, där någon eller några deltagare deltar digitalt och övriga på plats. Simrishamns kommun använder idag Teams för digitala möten.

Tjänsten ska inte vara beroende av någon fast utrustning vid votering, eller övriga funktioner. Alla aktiviteter kan den förtroedevalde göra från sin dator eller Ipad, såsom att votera, begära ordet och meddela närvaro vid upprop. 

Gemensamma krav på båda tjänsterna (webbsändning och digitala mötesfunktioner)

Den plattform som används ska vara krypterad, systemet ska också klara de krav som GDPR ställer och personuppgifter får inte skickas vidare utanför EU. Detta regleras vidare i bifogat personuppgitsbiträdesavtal. 

Leverantören ska tillhandahålla kostnadsfri support mellan 09.00 och 16.00 helgfria vardagar dit kommunens mötesadministratörer kan vända sig till vid problem eller frågor. I samband med kommunfullmäktiges sammanträden, vanligtvis sista måndagen i månaden, ska det vara möjligt att avtala om tillgänglig support även kvällstid. 

Nya versioner av tjänsten med förbättringar ska tillhandahållas löpande och uppgraderingar ska normalt ske utan extra kostnad. Vid större uppgraderingar kan avtalas om extra kostnader. 

Planerade driftsstopp ska aviseras senast 30 dagar i förväg och får inte planeras till ett datum då kommunen har kommunfullmäktigesammanträde. 

Utbildning av tjänsten ska hållas för cirka tio administratörer på plats i Simrishamn. Uppskattad utbildningstid 1-2 timmar. Kostnaden för den initiala utbildningen ska ingå i anbudspriset.

Till anbudet ska anges fast pris för utbildningstillfälle, enligt ovan, utöver den initiala utbildningsinsatsen som sker vid avtalets start. Detta är en option som Simrishamns kommun har rätt att avropa, men ingen skyldighet. Priset utvärderas inte.

Tjänsterna ska implementeras under perioden 18 oktober-28 oktober 2022. Utbildningarna ska också ske under denna period. Detta är en preliminär tidplan som kan komma att ändras något. 

Leverantören ska bifoga ett förslag på SLA avtal till anbudet. 

Leverantören ska i anbudet lämna minst två referenskunder som kommun kan kontakta. 

Anbudsgivaren ska bifoga en tid/projektplan för införande av tjänsterna.

För inloggning till system för digitala mötesfunktioner krävs 2-faktors inloggning med BankId.

För administratörers inloggning till system för webbsändning krävs lösenordsinloggning

Simrishamns kommun äger all data i systemen.

Inga personuppgifter eller annan information får lagras utanför EU. Därmed får ingen information på något sätt delas med tredje part i ett land utanför EU. Den plattform som används ska vara krypterad.

Personuppgifter hanteras i systemen. Beställaren tillhandahåller ett personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar förhållandena mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträdet, se vidare under rubriken PUB-avtal.

Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga bilagan Tekniska krav vid IT-systemupphandling.

Leverantören ska uppfylla, för en molntjänst relevanta krav, i den tekniska bilagan.

Utvärderingskriterier

Utvärderingen kommer att göras genom en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet.

Kvaliteten kommer att bedömas utifrån följande kriterier:

- Användarvänlighet

- Servicenivå enligt SLA

- Tjänsternas funktionalitet och möjligheter

- Referenser

Användarvänlighet och funktionalitet bedöms genom anbudsgivarens visning av systemet. Servicenivå bedöms enligt det SLA-förslag som bifogats upphandlingen. Referenser bedöms genom att anbudsgivaren får möjlighet att ange upp till 2 referenser för liknande uppdrag som kontaktas av kommunen.”

Leverantören ska alltså genomföra en visning av systemets funktioner efter att anbud lämnats som en del i beställarens utvärdering.