Webbanalysverktyg för hemsidor

Inledning

Sista dag att ställa frågor: Sex dagar före sista anbudsdag.

Offertens giltighetstid: 180 dagar efter sista dag att lämna anbud.

Avtalstid: 15 maj 2022 - 31 maj 2023, med möjlighet till förlängning 1+1 år.

Allmänna krav: Kommunen kommer att kontrollera om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: I inlämnad offert ska det tydligt framgå att avtalsföremålet och anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer. Det ska även finnas en kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna. Offerten ska vara underskriven av behörig person.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

Simrishamns kommun genom kommunledningskontoret direktupphandlar ett webbanalysverktyg till kommunens hemsidor. Kommunen har flera hemsidor, varav en är kommunens officiella hemsida, Simrishamn.se. Verktyget ska användas av medarbetare som operativt och strategiskt följer upp tillgänglighet, statistik och övrig data på hemsidorna, och som analyserar innehåll och besökarnas beteende på hemsidorna. Idag använder kommunen Siteimproves verktyg, men då avtalet löper ut genomförs en ny konkurrensutsättning. 

Syfte och Mål

Syftet med inköpet är att kunna följa statistik och analysera information om besökarnas beteende på hemsidorna, samt att följa upp tillgänglighet och upptäcka eventuella fel och brister på hemsidorna avseende sidornas innehåll. Verktyget är till för att på ett effektivt sätt kunna hålla sig uppdaterad, ta fram och presentera statistik och analyser för hemsidan, besökarnas beteende och hur väl kommunen uppfyller tillgänglighetskraven. Huvudsyftet är att kunna erbjuda medborgarna välfungerande och ändamålsenliga hemsidor utifrån deras behov och beteenden. 

Krav på avtalsföremålet

Siteimprove är det befintliga system som kommunen idag använder och som ska ersättas.

Det finns information i befintligt system som ska flyttas med, datatrafiken över användarnas beteende på hemsidan samt tillgänglighetsanalysen.

Systemet ska integrera mot Simrishamn.se och övriga kommunala hemsidor.

Alla som på något sätt är involverade i arbetet med innehåll på våra kommunala hemsidor ska kunna vara användare och ha tillgång till systemet.

Användarna har olika typer av enheter som systemet ska stödja, desktop, surfplatta och mobil. 

Systemet ska gå att nå på enheter utanför kommunens närverk. 

Systemet ska inte ha några e-tjänster kopplat till sig, men det ska gå att utläsa trafik som e-tjänster genererar. 

Kommunen ska kunna ha obegränsat antal administratörer i systemet.                                                                                                                                                                   

Leverantören ska ha regler för skydd av personuppgifter med stöd i lagar och förordningar. Dessa regler ska kommuniceras till medarbetare hos leverantören som berörs av leveransen som hanterar personuppgifter.  

Leverantören ska ha avtal om tystnadsplikt med sina anställda. Tystnadsplikten ska omfatta information om leverantörens kunder. Via avtal ska leverantören även säkerställa tystnadsplikt för underleverantörer. Detta krävs dock inte om dessa redan omfattas av en straffsanktionerad tystnadsplikt som följer av lag.

All data samlas och lagras på systemets egna servrar i Sverige (EU). Beställaren äger all insamlad data, och bestämmer vad som ska användas och sparas. Ingen information delas med tredje part.  IP-adresser samlas och sparas endast på det sätt som godkänts av EU, och beställaren styr vilken data som samlas in och sparas. Verktyget ska kunna användas utan cookies. Den information som lagras är besöksstatistik på våra kommunala hemsidor, insikter om besökarnas beteenden på hemsidorna samt analys av vårt innehåll ur ett tillgänglighetsperspektiv.

Beställaren äger all data i systemet. 

Vid inloggning till systemet krävs 2 faktors inloggning. 

Funktioner som ska finnas i systemet är Analytics, möjlighet att samla in besöksstatistik och analyser kring besökarnas beteende på våra hemsidor.

Analys av tillgänglighet (WCAG 2.1), hemsidornas prestation, SEO, stavfel, brutna länkar, inkonsekvent och otillgängligt språkbruk.

Data ska kunna ta ut från systemet och exporteras via en rapportgenerator. 

Systemet ska driftas som en ren molntjänst.

Systemet ska ha en funktion för back up för att säkerställa informationen i systemet och användarnas tillgång till systemet.

.

Systemet ska senast implementeras och vara i drift den 15 maj 2022

Anbudsgivaren ska bifoga ett förslag till Service Level Agreement (SLA avtal) i anbudet. 

Personuppgifter i form av IP-adresser hanteras i systemet. 

Beställaren tillhandahåller ett personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar förhållandena mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträdet, se vidare under rubriken PUB-avtal.

Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga en tidplan/projektplan.

Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga bilagan Tekniska krav vid IT-systemupphandling.

Leverantören ska uppfylla, för en molntjänst relevanta krav, i den tekniska bilagan.

Utvärderingskriterier

Pris ska lämnas som ett totalpris inklusive leverans enligt villkor i denna förfrågan. Priset ska inkludera alla med uppdraget förenade kostnader. Pris ska lämnas fördelat på följande poster:

Eventuellt pris för införande.

Pris per år för drift, SLA, licenser och allt annat som krävs för att upprätthålla full funktionalitet enligt avtalet och denna förfrågan.

Utvärderingen kommer att göras genom en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet.

Kvaliteten kommer att bedömas utifrån följande kriterier:

- Användarvänlighet

- Servicenivå enligt SLA

- Rapportgeneratorns funktionalitet och möjligheter

- Referenser

Användarvänlighet och funktionalitet bedöms genom anbudsgivarens visning av systemet. Servicenivå bedöms enligt det SLA-förslag som bifogats upphandlingen. Referenser bedöms genom att anbudsgivaren får möjlighet att ange upp till 2 referenser för liknande uppdrag som kontaktas av kommunen.”

Leverantören ska alltså genomföra en visning av systemets funktioner efter att anbud lämnats som en del i beställarens utvärdering, om beställaren begär detta.