Utredningsuppdrag IT-drift Österlen VA

Inledning

Allmänna krav: Kommunen konrollerar anbudsgivarens ekonomiska ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: Genom att lämna offert accepterar anbudsgivaren de villkor som angivits i kommunens avtalsförslag och intygar att de krav som ställts är uppfyllda. Offertens giltighetstid ska vara minst 90 dagar från angivet sista datum för anbudslämnande.

Offerten bör innehålla följande:

- Uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer (kan anges i systemet vid anbudslämnande).

- Kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna (kan anges i systemet vid anbudslämnande).

- CV för den/de personer som ska ansvara för utförandet av uppdraget (bifogas till anbudet).

- 0-3 för uppdraget relevanta referensuppdrag (bifogas till anbudet).

- Förslag till arbetsprocess (bifogas till anbudet)

- Tidplan (bifogas till anbudet)

- Pris (i enlighet med vad som föreskrivits, till exempel timpris om uppdraget ska utföras på löpande räkning alternativt ett fast pris om kommunen valt den ersättningsformen).

Tilldelning och avtalstecknande: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Efter att kommunen utvärderat anbuden skickas ett meddelande om vilken anbudsgivare som tilldelats avtalet till samtliga anbudsgivare som inkommit med anbud i direktupphandlingen. Efter det skickas en formell beställning från kommunen till den antagna anbudsgivaren. Den formella beställningen innebär en avtalsrättslig accept vilket betyder att avtal har ingåtts mellan parterna. När beställningen har skickats är upphandlingsprocessen därmed avslutad.

Observera att då sista anbudsdag är den 22 december kommer inkomna offerter öppnas och utvärderas under jul och nyår, och tilldelningen kommer ske i början på januari.

Information om upphandlingen

Bakgrund

Österlen VA är Simrishamn och Tomelilla kommuners gemensamma VA-bolag som bildades 2020. Sedan dess och fram till idag har IT-driften fortsatt i båda kommuners respektive IT-miljöer, vilket gör det svårhanterligt för bolaget och dess anställda när resurser finns i olika IT-miljöer. Se ytterligare beskrivning av bakgrund i bifogat dokument.

Omfattning av uppdraget

Utreda förutsättningar för OT- och IT-system för Österlen VA som uppfyller de lagkrav som ställs genom NIS- och NIS2-direktiven.Utredningen ska också visa hur bolaget kan säkerställa långsiktig och störningsfri leverans av de samhällsviktiga tjänster som bolaget levererar samt hur man kan garantera en effektiv och säker styrning av de enheter och nät som används för dricksvattenproduktion och spillvattenrening.

Vi ser i huvudsak tre alternativa driftsformer:

- Genom outsourcing

- Egen IT-organisation inom Österlen VA

- I en av ägarkommunernas befintlig IT-organisation.

Utredningen ska visa för- och nackdelar med respektive driftsform utifrån:

- Tekniska förutsättningar

- Följsamhet till NIS/NIS2

- Drift av OT/IT

- Support

- Beredskap/Jour utifrån en verksamhet som pågår 24/7

- Ekonomi

Utredningen ska föreslå det sammanvägt bästa alternativet och föreslå lämplig implementationsplan med hänsyn till införandet av NIS2.

Avtalstid

Underlaget ska redovisas för kommunerna senast den sista mars 2024.

Ersättningsform och budget

Fast pris.

Utvärderingskriterier

Detta är en direktupphandling där kommunen kommer att anta den anbudsgivare som lämnat den bästa offerten. Vilken den bästa offerten är kommer att bedömas genom att kommunen gör en sammanvägd bedömning mellan kvalitet och pris. Vid bedömningen kommer kommunen, förutom priset, att ta hänsyn till konsultens erfarenhet och kompetens (bedöms genom lämnat CV), referensprojektens kvalitet och relevans för det aktuella uppdraget, förslaget till arbetsprocess, tidplan och konsultens förutsättningar för att genomföra uppdraget.