Underhållssystem

Inledning

Sista dag att ställa frågor: Sex dagar före sista anbudsdag.

Offertens giltighetstid: 180 dagar efter sista dag att lämna anbud.

Avtalstid

Införandeprojekt påbörjas: 2024-04-01.

Önskat datum för driftstart: 2024-05-01.

Avtalstid (räknat från datum för driftstart): 2 år. 

Förlängningsoptioner: 2 stycken á 1 år. 

Uppsägning: Avtalet förlängs automatiskt med ytterligare en period om kommunen inte säger upp avtalet senast 3 månader före avtalsslut. Efter 2 nyttjade förlängningar kan avtalet inte förlängas ytterligare, då upphör det att gälla utan föregående uppsägning.

Allmänna krav: Kommunen kontrollerar om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: Anbudsgivaren intygar genom anbudslämnande att ställda krav är uppfyllda och att man accepterar avtalsvillkoren. Kommunen kan komma att verifiera kravuppfyllnad under utvärderingsprocessen. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer. Det ska även finnas en kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

Systemet ska användas för planering och underhåll av kommunens fastigheter. Användarna kommer att vara anställda inom fastighetsenheten som arbetar med projektledning och lokalförsörjning. Tidigare har systemet Incit Xpand använts för att hantera fastighetsobjekt och underhållsplaner. Anledningen till att ett nytt system ska köpas in är att avtalet för Incit Xpand löper ut, samt att det finns önskemål om funktionaliteter utöver de som erbjuds i det nuvarande systemet. 

Syfte och Mål

Målet är att upphandla ett system som effektiviserar och förenklar medarbetarnas underhållsarbete av kommunens fastigheter. 

Krav på avtalsföremålet

Data- och informationssäkerhet

- Systemet ska levereras som en Saas-tjänst (Software as a Service).

- All data som beställaren lagrar i systemet ägs av beställaren.

- Data som lagras och överförs i systemet ska skyddas med avseende på Konfidentialitet, Riktighet och Tillgänglighet.

- Data ska lagras och hanteras i enlighet med EU:s gällande direktiv och lagar på området.

- Systemet ska tillhandahålla inloggning och autentisering med Svensk e-identitet. 

Drift, underhåll och support

- All drift och underhåll av systemet ska skötas av leverantören.

- System-/programvaruuppdateringar ska ingå utan extra kostnad.

- Enklare support för systemanvändning på kontorstid ska ingå utan extra kostnad.

- Leverantören ska tillhandahålla ett molnbaserat system (SaaS - Software as a service) för planerat underhåll av fastigheter genom åtkomst med hjälp av alla standardwebbläsare.

- All drift och underhåll av systemet ska skötas av leverantören och ingen lokal installation av programvara ska genomföras.

- Systemet ska kunna användas direkt utan särskilda kundanpassningar.

- Systemet ska hantera minst 10 användare.

- Systemet ska hantera 5 administratörer. 

- System-/programvaruuppdateringar ska ingå utan extra kostnad.

- Systemet ska kunna användas omgående med endast enklare utbildning (< 3h) av systemet för alla användare.

- Systemets användarvänlighet ska vara hög och inte kräva konfiguration i systemet eller utbildning i högre utsträckning än max 3 timmar

- Enklare support för systemanvändning ska ingå utan extra kostnad.

- Systemet ska ha öppna API:er för att säkerställa eventuella behov av att integrera eller överföra data till och från andra system.

Funktioner/innehåll i systemet

- Det ska vara möjligt att skapa heltäckande underhållsplaner och med koppling till pris/åtgärdslista innehållande åtgärd, livslängd/intervall och enhet. 

- Det ska vara möjligt att lägga till- och/eller redigera åtgärder med automatiska förslag på åtgärder, pris och intervall. 

- Det ska vara möjligt att ändra status och identifiera underhållsskuld per byggnad, fastighet och för hela beståndet. 

- Det ska vara möjligt att visualisera underhållskostnader och nyckeltal i diagram utifrån användarens önskemål och filtrering. 

- Det ska vara möjligt att bifoga bilder och dokument till varje underhållsåtgärd. 

- Det ska vara möjligt att skriva kommentarer på åtgärder. 

- Det ska vara möjligt att ta ut underhållsrapporter (PDF) per fastighet, typ av underhållsåtgärder och/eller för hela beståndet. 

- Det ska vara möjligt att gruppera fastigheter i olika förvaltningsområden (per ansvarig förvaltare, kostnadsställen eller motsvarande). 

- Det ska vara möjligt att samordna åtgärder mellan olika byggnader/fastigheter för att spara tid och pengar.

- Det ska vara möjligt att märka åtgärder/projekt med valfritt antal fritextfält (t.ex. avtalsnummer eller projektnummer).

- Det ska vara möjligt att massredigera åtgärder (t.ex. för att flytta fram, märka med projektnummer eller ta bort åtgärder). 

- Det ska vara möjligt att exportera enskild underhållsplan till Excel. 

- Det ska vara möjligt att exportera hela beståndets eller valda/filtrerade delar till Excel. 

- Det ska vara möjligt att anpassa innehållet löpande med fler/färre fastigheter, komponenter och underhållsåtgärder.

- Det ska vara möjligt att hantera faktiska kostnader per underhållsåtgärd för uppföljning mot budgeterade kostnader. 

- Systemet ska innehålla en prisdatabas som uppdateras av leverantören för stöd vid kostnadsbedömning/budget och som går att redigera av beställaren. 

- I systemet ska det vara möjligt att hantera egna prislistor som användaren upprättar. 

- I systemet ska det vara möjligt hantera egendefinierade komponenter/kategorier enligt beställarens behov (anläggningsregister/K3). 

- Det ska vara möjligt att fritt söka och sortera i hela systemet. 

Utbildning i systemet

- Utbildning av beställarens användare ska ske i samband med införandet av systemet.

- Utbildning ska vid införandet av systemet ske på plats hos beställaren i Simrishamn. 

- Utbildning av nya användare, eller annan utbildning utöver den utbildning som krävs vid implementeringen kan ske på distans eller på plats.

Övrigt

- Anbudsgivaren intygar genom anbudslämnande att tillämpliga delar i bilagan med tekniska krav är uppfyllda. Den tekniska bilagan ska gås igenom av leverantören och de uppgifter som efterfrågas där ska bifogas anbudet.

- Om anbudsgivaren inte kan uppfylla samtliga krav enligt förfrågningsunderlaget ska bilaga bifogas anbudet där det tydligt framgår vilka krav som inte uppfylls samt vilka alternativa lösningar som kan erbjudas. 

- Anbudsgivaren intygar genom anbudslämnande att man kommer underteckna PUB-avtal enligt bifogad mall med Simrishamns kommun, om detta bedöms som nödvändigt av kommunen.

- Anbudsgivare ska lämna en sanningsförsäkran för att bli kvalificerad. 

- Anbudsgivaren ska bifoga en tidplan för införnadet av systemet. 

Utvärderingskriterier

Pris ska lämnas som ett totalpris inklusive leverans enligt villkor i denna förfrågan. Priset ska inkludera alla med uppdraget förenade kostnader. Pris ska lämnas fördelat på följande poster:

- Pris per år för hantering av planerat underhåll för ca 100 fastigheter med obegränsat antal användare/licenser.

- Pris för SLA.

- Pris för införandeprojektet med onboarding.

- Pris för uppdateringar och löpande säkerhetskopiering av systemet.

- Pris för årlig utbildning (max 3 timmar) av systemanvändare.

Utvärderingen kommer att göras genom en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet. Kvaliteten kommer att bedömas utifrån följande kritierier:

- Användbarhet (beskrivning av användbarhet ska bifogas). 

- Servicenivå SLA (avtal ska bifogas). 

- Referenser (ifyllt referensformulär ska bifogas).

- Kompetens hos konsulter som ska ansvara för införandet (CV ska bifogas). 

- Efterlevnad av tekniska krav (bilaga IT-miljö och tekniska krav bifogas).