Skolfotokatalog

Beskrivning av uppdraget

Simrishamns kommun (upphandlande myndighet, UM) har sedan tidigare valt att upphandla fotografering av elever för en skolfotokatalog samt produktion av en sådan till elever i grund-, gymnasieskolan samt grundsär- och gymnasiesärskolan.

I kommunen finns fyra grundskoleområden och två gymnasieskolor. I Simrishamn finns Skolområde Korsavad består av Korsavadsskolan och Skolområde Simrislund som består av Simrislundsskolan F-3 och Korsavadsskolan 4-6. Skolområde Syd består av Borrby skola. Skolområde Nord består av Gärsnäs skola, Sankt Olofs skola och Piratenskolan i Kivik. I Simrishamn finns även ett särskoleområde samt gymnasieskolorna Österlengymnasiet och Nova Academy. Sammanlagt finns det cirka 1 500 elever i skolorna.

Kontraktet omfattar fotografering av elevgrupper samt en produktion av ca 1 500 kataloger som ska delas upp i fem olika kataloger, det vill säga en katalog per skolområde. Minsta beställningsgaranti är 1 000 kataloger per år. Förutom kataloger till elever ska 100 kataloger produceras per år för att användas av skolorna inom de olika skolområdena. Dessa kataloger ska erbjudas kostnadsfritt till uppdragsgivaren. Ingen porträttfotografering förekommer.  

Simrishamns kommun kan komma att anlita annat företag för avslutningskatalog för årskurs 9 samt studentfotografering.

Upphandlingsförfarande:

direktupphandling enligt LOU 19 kap. 4 § (2 år 400´)

Kravspecifikation

Krav på leverantören

UM kan utesluta en leverantör från att delat i upphandlingen om myndigheten genom kontroll enlig LOU 15 kap. eller på anna sätt får kännedom om att leverantören enligt en dom som fått laga kraft är dömd för brott enligt LOU 13 kap.

Anbudsgivaren ska ha behörighet att utöva yrkesverksamheten, ha god och ekonomisk och finansiell ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Anbudsgivaren ansvarar för hela slutproduktionen vilket innefattar fotografering, tryck och leverans av upphandlat material.

Anbudsgivaren ska uppfylla kraven enligt LOU 13 kap. 1 - 3 §§. Anbudsgivaren ska lämna refrensmaterial som efterfrågas under krav på vara/tjänst. 

Vid fullgörande av kontrakt ska anbudsgivaren tillse att centrala kollektivavtal för arbetstagare i aktuell bransch följs. Villkoren ska minsta motsvara de nivåer som följer lag. Anbudsgivaren ska säkerställa att de underleverantöre som används för att fullgöra kontraktet uppfyller samma villkor. (LOU 17 kap. 1 - 3, 5 - 7 §§)

Krav på vara/tjänst

Avtalstid

Kontrakt avser 1 år samt förlängning om 1 år. Första avtalsperiod omfattar tiden 2018-07-01 till och med 2019-06-30. Om UM inte vill nyttja förlängning ska UM skrftligt meddela leverantören senast tre månader före avtalsperiodens utgång. On leverantören inte vill nyttja förlängning ska leverantören skrftligt meddela UM senast tre månader före avtalsperiodens utgång.

Leveranstid

Fotografering av klasserna ska ske under första halvan av september månad. Tider ska finnas för kompletteringsfotografering.

Alla fotokataloger ska slutkorrekturläsas av uppdragsgivaren.

Leverans av fotokataloger ska ske senast en månad efter fotografering. Leveransvillkoren i ALOS05 ska gälla för allt som inte angetts specifikt i förfrågningsunderlaget.

Krav på anställdas kompetens

Fotografen ska ha dokumenterad yrkesskicklighet som fotograf inom det område som upphandlingen avser, skolfotografering. Om inte fotografen har någon erfarenhet ska anbudsgivaren visa att fotografen har tillräcklig utbildning som fotograf för att genomföra uppdraget. Bevis ska lämnas till upphandla myndighet vid anmodan.

Fotografen ska ha vana att arbeta med barn och ungdomar.

Fotografen ska enligt SFS 2013:852 uppvisa för sin arbetsgivare ett utdrag ur belastningsregistret. Fotoföretaget ska i sin tur redovisa detta till uppdragsgivaren.

Krav på tjänsten

Fotograferingen ska ske på respektive skola. Tidpunkten ska överenskommas med uppdragsgivare samt av skolan utsedd person.  Fotografering ska endast omfatta gruppbilder i syfte att publiceras i skolfotokatalog. Inga fotografier får tas av enskilda elever.

Fotografen ska samråda med mentor om bilds medverkan i katalog. Om tveksamhet skulle uppstå så ska skolledningen kontaktas rörande en bilds medverkan i skolkatalogen.

Krav på varan

Fotografierna ska vara i färg.

Katalogen ska vara häftad.

Bild på skolan eller annat motiv som visar verksamheten ska finnas på omslaget till katalogerna.

Krav på bilder

• Öl, vin och sprit eller dess förpackningar får inte förekomma i bild.

• Rökverk, även otänd cigarett eller dylikt, får inte förekomma på bild.

• Narkotiska preparat, andra droger eller tillhörande attribut får inte förekomma på bild.

• Vapen eller annat tillhygge med våldsinslag får inte förekomma på bild.

• Banderoll eller skylt med rasistisk eller diskriminerande innebörd får inte förekomma på

bild.

• Omotiverad nakenhet, obscen gest eller bild får inte förekomma på bild.

• Bilder på utklädda elever får endast förekomma i samråd med skolan.

Krav på leverantören

En beskrivning av personalens professionalism och utbildning ska lämnas.

Anbudsgivare ska bifoga minst fem bilder inom det område som upphandlingen avser.

Anbudsgivaren ska bifoga minst en katalog inom det område som upphandlingen avser. Katalog ska komma från den av företaget senast utförda produktion.

Anbudsgivarna ska redovisa minst tre uppdrag inom det områden som upphandlingen avser som anbudsgivaren utfört under de senaste tre åren. Av redovisningen ska det framgå uppdragsgivarnas namn och telefonnummer samt uppdragets omfattning. Redovisningen får inte omfatta tidigare uppdrag inom Simrishamns kommun.

Kommunen kommer att ställa frågor till kontaktpersonen via mail:

1. Hur skötte sig anbudsgivaren vad gäller överenskomna leveranstider?

2. Hur fungerade informationen mellan anbudsgivare och uppdragsgivare?

3. Hur skötte sig anbudsgivaren vad gäller överenskomna kriterier för bilder?

4. Vilken helhetsbedömning vill ni ge anbudsgivaren avseende det aktuella referensuppdraget?

Kontaktperson ska besvara frågorna på en skala från 1-4 där:

1 poäng = Oacceptabelt.

2 poäng = Dåligt. Anbudsgivaren genomförde uppdraget, dock med stora brister.

3 poäng = Godkänt. Anbudsgivaren genomförde uppdraget med endast mindre brister.

4 poäng = Bra. Anbudsgivaren genomförde uppdraget utan något övrigt att önska.

Anbudsgivaren ska teckna ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28.3, Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 med UM.

Kommunikation

Detaljerad genomgång mellan anbudsgivare och upphandlande myndighet av bildernas utformning och katalogens produktion ska ske i god tid före fotografering. Vid denna genomgång delas ansvaret upp mellan leverantör och upphandlande myndighet avseende information inför och i samband med fotograferingstillfällena.

Utvärderingskriterier

Upphandlande myndighet utvärderar anbud genom bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud efter utvärdering vinner upphandlingen.

Utvärderingsmodell:

Absolut prissättning av kvaliteten utifrån anbudspris

Mervärde satt för

a) pappers- och häftningskvalitet (stabilt papper och häftning som tål många bläddringar)

b) bildkvalitet (tydliga bilder med lite luft runt gruppen, ansikten ska vara synliga och tydliga utan grimaser)

c) medelpoäng referenstagning

Poängbedömning enligt följande.

1 poäng = Oacceptabelt = prisavdrag om 0 kr

2 poäng = Dåligt = prisavdrag om 10 000 kr

3 poäng = Godkänt = prisvdrag om 20 000 kr

4 poäng = Bra = prisavdrag om 30 000 kr

Utvärderingspris: Pris efter avdrag.

Anbud

Anbud lämnas digitalt med undantag för följande:

Anbudsgivare ska bifoga minst fem bilder inom det område som upphandlingen avser.

Anbudsgivaren ska bifoga minst en katalog inom det område som upphandlingen avser. Katalog ska komma från den av företaget senast utförda produktion.

Detta material ska skickas till:

Simrishamns kommun

Barn- och utbildningsförvaltningen

272 80 Simrishamn

Kuvertet ska skickas utan företagets logga och vara märkt med ANBUD SKOLFOTOKATALOG. Materialet ska vara poststämplat senast 2018-05-07 samt skickat med a-post.