Simrishamns kommun Schemaläggningsprogram för grundskola och gymnasieskola

Schemaläggningsprogram för grundskola och gymnasieskola

Simrishamns kommun

Inledning

Sista dag att ställa frågor är: 2020-05-04.

Sista dag att få svar är: 2020-05-05.

Offertens giltighetstid: 180 dagar efter sista dag att lämna anbud.

Avtalstid: Avtalstiden är 3 år med möjlighet till årsvis förlängning. Överenskommelse om förlängning av avtalet ska ske senast en (1) månad före avtalsperiodens utgång. Överenskommelsen ska vara skriftlig och godkänd av båda parter för att vara gällande. 

Allmänna krav: Kommunen kommer att kontrollera om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: I inlämnad offert ska det tydligt framgå att avtalsföremålet och anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer. Det ska även finnas en kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna. Offerten ska vara underskriven av behörig person.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

Barn- och utbildningsförvaltningen i Simrishamns kommun inbjuder till att lämna anbud i en direktupphandling avseende schemaläggningsprogram för grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning.

Barn- och utbildningsförvaltningen i Simrishamns kommun har ett nytt elevadministrativt system och en lärplattform, Schoolsoft. Vi har nu behov av ett schemaläggningsprogram som går att integrera med Schoolsofts lärplattform.

Syfte och Mål

Barn- och utbildningsförvaltningen upphandlar ett schemaläggningsprogram för att nuvarande schemaläggningsprogram inte har någon integration med Schoolsoft.

Målet är att få ett schemaläggningsprogram som integrerar med Schoolsoft och motsvarar dagens moderna skola.

Krav på avtalsföremålet

Nedan listas de krav som gäller för schemaläggningsprogrammet: 

Schemaläggningsprogrammet ska integrera mot Schoolsofts lärplattform.

Upp till 10 användare ska ha tillgång till schemaläggningsprogrammet.

Schemaläggningsprogrammet ska fungera på dator. 

Det ska vara möjligt att lägga schema för grundskola, gymnaium och vuxenutbildning och vi önskar en kommunlicens.

Beskriv hur tjänstefördelningen ser ut samt visa lärarens arbetsplatsförlagda tid.

Det ska finnas automatiska  funktioner som ger förslag på lämpliga lektionsplaceringar för optimerat resultat.

Det ska finnas möjlighet att spara ändringar i schemat varje dag och i olika namn så att man kan gå tillbaka i tiden.

Det ska vara möjligt att färglägga lektioner.

Det ska vara möjligt att att modifiera texten i lektionsrutan.

Det ska vara möjligt att arbeta lokalt utan uppkoppling mot Internet.

Schemaläggninsprogrammet ska ha responsiv design.

Det ska vara möjligt att kontrollera "rätt garanterad undervisningstid".

Det ska vara en enkel hantering för att individanpassa schema utan att grupper behöver skapas.

Det ska vara möjligt att arbeta i opublicerat läge där schemaläggare själv beslutar att publicera schemat som då blir synligt för användarna.

Systemet ska vara på svenska.

Det ska vara möjligt att avboka lektioner.

Programmet ska kombinera perioder, grupper, lärare, ämnen samt salar och skapa anpassade utskrifter direkt i det grafiska schemat.

Det ska finnas fasta rapporter för exempelvis tjänstefördelning, rastschema och lärarens arbetsplatsförlagda tid.

Det ska finnas sökfunktioner som gör det enkelt att hitta lediga lärare, lediga salar och lämpliga vikarier.

Det ska gå att kvittera lektioner och registrera all frånvaro.

Det ska finnas möjligheter att få regelstyrda utskick som visar elever med oroande hög frånvaro.

Systemet ska vara implementerat senast två veckor efter avtalsskrivning.

Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga bilagan Tekniska krav vid IT-systemupphandling.

Utvärderingskriterier

Utvärderingen av programmets användbarhet görs av nuvarande schemaläggare. Anbudsgivaren ska på anmodan hålla i en presentation på plats i kommunen eller på distans där man visar samtliga funktioner som anges som ska- och börkrav under rubriken "Krav på avtalsföremålet". 

Pris ska lämnas som ett totalpris inklusive leverans enligt villkor i denna förfrågan. Priset ska inkludera alla med uppdraget förenade kostnader. Pris ska lämnas fördelat på följande poster:

- Eventuellt pris för införande.

- Pris per år för drift, SLA, licenser och allt annat som krävs för att upprätthålla full funktionalitet enligt avtalet och denna förfrågan.

- Integration med Schoolsoft ska ingå i priset.

Utvärderingen kommer att göras genom en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet. Kvaliteten kommer att bedömas utifrån följande kritierier:

-  Användbarhet

- Schemaläggares upplevelse

- Kompetens hos konsulter som ska ansvara för införandet

- Referenser

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2020-05-07)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2020-04-22

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Skåne län

Diarie-/referensnummer

2020-04-14