Simrishamns kommun Rättsfallsdatabas inkl. kringtjänster

Rättsfallsdatabas inkl. kringtjänster

Simrishamns kommun

Inledning

Sista dag att ställa frågor: Sex (6) dagar före sista dag att lämna offert.

Offertens giltighetstid: 30 dagar efter sista dag att lämna offert.

Allmänna krav: Kommunen kommer att kontrollera om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: I inlämnad offert ska det tydligt framgå att avtalsföremålet och anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla följande uppgifter för att vara godkänd:

Pris exklusive moms.

Inloggningsuppgifter till tjänsten (för utvärdering).

Fullständigt avtalsförslag.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

Simrishamns kommun har sedan några år tillbaka haft ett avtal med Infosoc Rättsdata avseende kommunövergripande rättsfallsdatabas. Detta avtal är nu uppsagt och löper ut 2020-03-31. Från och med 2020-04-01 är kommunen därför i behov av en ny rättsfallsdatabas inklusive kringtjänster.

Detta underlag har tagits fram i samverkan mellan samtliga förvalningar i kommunen och omfattar rättsfallsdatabas samt eventuella andra tjänster som specificeras i det här avtalet. Kommunen är intresserad av en kommunlicens, som ger samtliga anställda i kommunen möjlighet att logga in i tjänsten via en länk på kommunens intranät. 

Syfte och Mål

Syftet med upphandlingen är att få tillgång till en högkvalitativ rättsfallsdatabas som täcker behoven för samtliga verksamheter i kommunen. Målsättningen med upphandlingen är att samtliga kommunala verksamheter ska kunna använda sig av den kommunövergripande rättsfallsdatabasen, utan behov av att köpa individuella licenser på enstaka enheter.

Krav på avtalsföremålet

Databaser

Kommunen är i behov av rättsfallsdatabaser inom följande områden:

Arbetsrätt

Offentlig upphandling

Offentlig förvaltning

Social omsorg och familjerätt

Dataskyddslagstiftningen

IT-rätt

Förskola/skola

Vård och Omsorg

Individ och Familjeomsorg

Familjerätt

LSS

Plan och Bygg

Detta är ett minsta krav på vad tjänsten ska omfatta. Eventuella extra databaser som finns i tjänsten utöver ovanstående ska ingå i avtalet, och även tillkommande databaser under avtalstiden. Kommunen ska ha en så kallad "kommunlicens" eller motsvarande, som ger alla kommunens medarbetare tillgång till hela anbudsgivarens tjänst.

Experter

Kommunen har behov av att kunna ställa frågor och få svar från experter inom samtliga områden som nämns ovan, direkt i tjänsten.

Innehåll

Tjänsten ska innehålla följande:

Lagar och förordningar

Lagkommentarer

Rättsfall

Förarbeten

Författningsamlingar och avgöranden från svenska myndigheter

Avtalsmallar

Möjlighet till individuell anpassning av vilka områden som ska bevakas

Möjlighet att skapa, och dela, utredningar genom exempelvis favoritmarkering eller mappar

Hjälpfunktion direkt i systemet

Tjänsten bör innehålla följande:

Avtalsmallar

Tidskrifter

E-böcker

Prövoperiod

Avtalets första månad (2020-04-01 - 2020-04-30) ska vara en prövoperiod där avtalet används som vanligt av kommunens anställda. Kommunen ska dock, oavsett anledning, ha möjlighet att säga upp avtalet i sin helhet med omedelbar verkan under denna period. Detta skulle kunna bli fallet om användarna av tjänsten märker att den inte tillgodoser deras behov på ett lämpligt sätt, eller liknande. 

Om uppsägning inte görs under denna period löper avtalet vidare enligt plan.

Utvärderingskriterier

Utvärderingen kommer att göras genom en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet. Pris lämnas som ett totalpris för år. Totalpriset ska inkludera samtliga kostnader förknippade med tillhandahållande av tjänsten enligt denna förfrågan och leverantörens anbud.

Kvalitet kommer att bedömas utifrån följande kriterier:

Omfattning och aktualitet för de efterfrågade tjänsterna. Observera att detta även gäller omfattning och aktualitet för de krav som anges som "ska"-krav ovan.

Tjänstens användbarhet, det vill säga hur lätt den är att använda för en nybörjare, hur lätt det är att minnas det man gjort samt, hur lätt/svårt det är att göra fel vid användningen av tjänsten samt hur lätt det är att hitta den information man söker efter.

Omfattning och kvalitet på "Fråga expert"-tjänsten.

Omfattning och kvalitet på eventuella avtalsmallar, tidsskrifter och e-böcker.

Bedömningen kommer att göras genom att en grupp personer gemensamt sitter och provar hur leverantörens tjänst kan bidra till några vanliga problem inom deras verksamhetsområde. Dessa personer är:

Marcus Bäckström, Upphandlingsstrateg, Kommunledningskontoret

Gunilla Persson, Administrativ handläggare, Barn- och Utbildningsförvaltningen

Annika Lindroth, Dataskyddsombud, Kommunledningskontoret

Person från socialförvaltningen (ej beslutat vem)

Person från samhällsbyggnadsförvaltningen (ej beslutat vem)

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2019-12-09)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2019-11-25

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Skåne län

Diarie-/referensnummer

20191108