Kuvert 2018

Inledning

Sista dag att ställa frågor: 2018-03-05

Offertens giltighetstid: 90 dagar efter sista dag att lämna offert.

Avtalstid: 2018-04-01 - 2020-03-31 med möjlighet till förlängning 1+1 år

Allmänna krav: Kommunen kommer att kontrollera om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: I inlämnad offert ska det tydligt framgå att avtalsföremålet och anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer. Det ska även finnas en kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna. Offerten ska vara underskriven av behörig person.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

Simrishamns kommun är i behov av en leverantör som kan leverera tryckta kuvert till kommunen under en längre tid. Ramavtalet omfattar endast tryckta kuvert. För närvarande används följande kuvert i kommunen:

C6: Ca 3000 per år

C5: Ca 15000 per år

C5 (fönster): Ca 10000 per år

C4: Ca 15000 per år

C4 (fönster): Ca  10000 per år

B4 expanderpåse: Ca 3000 per år

Svarskuvert (med valbar adress) C4:  Ca 2000 per år

Svarskuvert (med valbar adress) C5: Ca 2000 per år

Vi garanterar inga volymer i framtiden utan siffrorna finns med för att anbudsgivarna ska få en uppfattning om hur mycket kuvert som beställs i kommunen.

Syfte och Mål

Kommunen har en förhoppning om att träffa avtal med en leverantör som kan leverera tryckta kuvert snabbt, smidigt och effektivt. Förhoppningen är också att parterna ska kunna samtala i god ton när problem uppstår och lösa dessa i samförstånd.

Krav på avtalsföremålet

Kuvert ska levereras i de storlekar som angivits under ”Omfattning”.

Kuvert ska kunna levereras senast 4 veckor efter beställningsdatum. Vid förseningar hänvisas till villkoren i standardavtalet ALOS05.

Kuvert ska ha en ”remsa” med klister, eller annan likvärdig lösning som innebär att kuverten enkelt kan förslutas.

Kuvert ska ha miljömärkning, exempelvis Svanen eller annan likvärdig miljömärkning.

Kuvert (exkl. svarskuvert) ska ha Simrishamns kommunlogga tryckt i svartvitt nere till vänster (Se bifogad bilaga 1 för att få en uppfattning om hur det kan se ut.). Om kommunen inte är nöjda med trycket och kan ange god grund för detta under avtalstiden ska avtalet kunna sägas upp med omedelbar verkan, om inte anbudsgivaren kan avhjälpa problemet.

Svarskuvert ska ha en utformning enligt vad som visas i bilaga 2. Om kommunen inte är nöjda med trycket och kan ange god grund för detta under avtalstiden ska avtalet kunna sägas upp med omedelbar verkan, om inte anbudsgivaren kan avhjälpa problemet. Kommunen ska kunna välja adress på svarskuverten då det är flera avdelningar som skickar svarskuvert.

Kommunens företrädare ska kunna beställa kuverten via webshop. I webshopen ska kommunens specifika priser tydligt framgå. Leverantören ska även ha möjlighet att ta emot beställningar via kommunens e-handelssystem enligt gällande standard för e-handel (SFTI), om kommunen önskar detta under avtalsperioden.

Om förändringar i UMs behov uppstår under avtalsperioden (exempelvis att man ska använda sig av kuvert med streckkod för enkel kostnadshantering), ska förhandlingar om priset på andra kuvert än ovan nämnda kunna inledas. Priset som UM erbjuds ska vara likvärdigt med de priser som man har på övriga kuvert.

Utvärderingskriterier

Kommunen kommer göra en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet. Pris lämnas som pris / 1000 kuvert inom varje kategori (beställningar under 1000 stycken görs inte).

Kommunen kommer dessutom titta på parametrar som enkla beställningsrutiner och ledtid från beställning till leverans (utöver vad som angivits som minimikrav i underlagat.). Offerten bör, förutom pris, innehålla information om detta. Parametrarna viktas inbördes enligt nedan:

Pris 80 %

Enkelhet att beställa 10 %

Ledtider 10 %