Digitalt Mellanarkiv Bygglovsenheten

Inledning

Sista dag att ställa frågor: Sex dagar före sista anbudsdag.

Offertens giltighetstid: 180 dagar efter sista dag att lämna anbud.

Avtalstid: 2 år från driftstartsdatum

Allmänna krav: Kommunen kommer att kontrollera om anbudsgivare har en god ekonomisk ställning samt om denne sköter sina skatter och avgifter. Väsentliga avvikelser i dessa avseenden kan leda till uteslutning. Kommunen ska ha rätt att utesluta anbudsgivare som är dömda för brott avseende gällande diskrimineringslagstiftning. Fakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag. Fakturor ska kunna märkas med referensnummer. Kommunen ska kunna få elektroniska fakturor i form av Svefaktura.

Offert: I inlämnad offert ska det tydligt framgå att avtalsföremålet och anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan. Pris ska lämnas på det sätt som angetts under rubriken utvärderingskriterier. Lämnade priser ska innefatta leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Tillägg för exempelvis administration, fakturering, transport och liknande kommer ej att accepteras.

Offerten ska innehålla uppgifter om företagsnamn och organisationsnummer. Det ska även finnas en kontaktperson vars telefonnummer och e-postadress ska vara angivna.

Tilldelning: Preliminärt öppningsdatum för inkomna offerter är dagen efter sista anbudsdag. Anbuden öppnas av två företrädare för kommunen. Efter utvärdering skickas beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontraktet och skälen för detta till samtliga anbudsgivare.

Bakgrund och omfattning

Simrishamns kommun har ett behov av att digitaliser och tillgängliggöra alla handlingar.

Syfte och Mål

Syftet är att vem som helst, dygnet runt ska kunna få en kopia av sina handlingar själv utan att kommunen behöver lämna ut det. 

Krav på avtalsföremålet

Enkelt gränssnitt för användaren.

Inget befintligt system idag som ska ersättas.

Systemet ska integreras mot Bygg R. Kan även finnas önskemål om att integrera mot Evolution.

Obegränsat med användare ska ha tillgång till systemet. I kommunen finns det cirka 15 personer som ska använda systemet.

Systemet ska gå att nå från enheter utanför kommunens nätverk.

Systemet ska stödja att medborgare kan visa och hämta ut handlingar, till exempel via att öppna i Adobe PDF-reader.

Systemet ska köpas som en molntjänst.

Systemet ska automatiskt hämta handlingar från Bygg R.

Implementation ska påbörjas snarast efter avtalstecknande.

Anbudsgivaren bör erbjuda teknisk support, även om kommunen också kommer ge viss support.

Anbudsgivarna bör bifoga en enkel införandeplan med anbudet.

Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga bilagan Tekniska krav vid IT-systemupphandling.

Utvärderingskriterier

Utvärderingen kommer att göras genom en sammanvägd bedömning av pris och kvalitet. Kvaliteten kommer att bedömas utifrån följande kritierier:

- Användbarhet

- Funktionalitet

Pris lämnas i form av ett pris för implementering samt ett löpande månadspris från driftstart.