Digitala körjournaler Sävsjö kommun 2017

Upphandling av komplett fungerade system för digitala körjournaler med föraridentifiering som option.

Upphandlande myndighet (UM)

Sävsjö kommun genomför en samordnad upphandling av digitala körjournaler med föraridentifiering som option för följande kommuner, kommunalt bolag och kommunalförbund:

Sävsjö kommun org.nr. 212000-0563

Vetlanda kommun org.nr. 212000-0571

Witalabostäder AB org.nr. 556347-7297

Höglandets kommunalförbund org.nr.222000-1412

För mer information om kommunerna, det kommunal bolaget och kommunalförbundets organisationer och verksamheter se respektive hemsida.

I benämningen UM/beställaren/köparen i förfrågningsunderlaget/avtalet omfattas samtliga upphandlande myndigheter ovan.

Omfattning

Upphandlingen omfattar digitala körjournaler där upphandlande myndighet avser hyra komplett fungerande system inklusive utrustning, mjukvara, licensavgifter, installation, montering, demontering, service, garanti och övriga tjänster. Föraridentifiering ingår som option där upphandlande myndighet kan beställa efter behov.

Syftet med att inför digitala körjournaler är att säkerställa Skatteverkets krav på dokumentation av personalens resor med fordon tillhörande upphandlande myndighet samt med hjälp av de digitala körjournalerna skapa underlag för service och optimering av fordonsflottan.

Sävsjö och Vetlanda kommun har respektive ett verksamhetssystem för fordonshantering. För att hanteringen ska bli så effektiv som möjligt ska data överföras mellan systemet för digitala körjournaler och verksamhetssystemet. Då upphandlande myndighets fordon används av många olika användare ställs krav på föraridentifiering, föraridentifieringen är option i upphandlingen. Detta ställer i sin tur stora krav på integritetsskydd av användaren.

Respektive kommun, kommunalt bolag och kommunalförbund ska ha separat åtskilda systeminstallationer där de endast kan se och administrera sin organisations fordonsflotta och användare.

Den uppskattade volymen för upphandlingen är ca 280 fordon. Upphandlande myndighet garanterar ingen specifik volym då den verkliga volymen både kan överstiga samt understiga angivna volymer under avtalstiden.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som förenklat förfarande i enlighet med, Lag om offentlig upphandling (2016:1145 LOU).

Avtalstid

Avtalstiden är två år med möjlighet till förlängning (option) i ytterligare två år med oförändrade villkor från UM sida. Avtalsförlängning med oförändrade villkor ska meddelas leverantören senast tre månader före avtalets utgång av UM.

Avtalsstart

Avtalet beräknas börja gälla från och med 2017-12-01

Sista anbudsdag

Anbudet ska ha inkommit senast:   2017-11-06 23:59

Anbudets giltighet

Anbudets ska vara giltigt till och med: 2018-02-07

Om upphandlingen blir föremål för överprövning ska anbudslämnaren vara bunden av sitt anbud fram till och med en månad efter den tid då överprövningen avslutats genom lagakraftvunnen dom.