Hitta och boka lediga arbetsytor och medarbetare på en aktivitetsbaserad arbetsplats

Inledning

Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

Inledning

Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

Upphandlingsdokumenten innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Vi emotser ert anbud med intresse.

Upphandlande myndighet

Upphandlande myndighet för denna upphandling är Örebro kommun, organisationsnummer 212000-1967. För mer information se www.orebro.se.

Upphandlingens bakgrund, syfte och mål

Örebro kommun har beslutat att delar av förvaltningarna inom Samhällsbyggnad (tekniska, stadsbyggnad, miljö, kultur och fritid, totalt ca 320 personer) som idag sitter i Stadbyggnadshus 1 ska flytta in i den nya aktivitetsbaserade arbetsplatsen Citypassagen under våren 2019. I Citypassagen kommer kommunen ha tillgång till delar av källaren och de tre översta våningsplanen som totalt rymmer ca 7 000 kvm. På en aktivitetsbaserad arbetsplats har medarbetarna inga egna platser utan de har tillgång till hela Örebro kommuns lokalytor beroende på det specifika behovet deras arbete kräver för dagen. Därmed kan hela arbetsplatsen nyttjas av alla medarbetare i Citypassagen.

Ett viktigt behov för medarbetare och chefer i Citypassagen är att på ett enkelt och snabbt sätt hitta lediga arbetsplatser, hitta lediga mötesrum och hitta kollegor. Andra ändamål är att skapa ett statistiskt underlag på hur lokalerna faktiskt används för att ta beslut om framtida optimeringar av arbetsplatsen för en effektiv vardag.

Därmed behövs en IT-lösning som ska minska ineffektivitet och tidsspillan genom att minska söktiden för behoven ovan och även bidrar till en bättre och mer kreativ arbetsmiljö.

Utan en lösning för behovet åtgår onödig tid per dag och medarbetare i Citypassagen att aktivt leta och söka lediga arbetsytor och medarbetare vilket är förlorad tid för värdeskapande arbete.

Verksamhetens behov

Lösning för att ”hitta lediga kontorsplatser”

Lösning för att ”hitta kollegor”

Lösning för att ”hitta och boka lediga mötesrum”

Lösning för att ”möjliggöra anonymitet”

Lösning för att ”rapportera brister”

Lösning för att ”mäta och följa upp nytta”

Fakta om Citypassagen

Lokalyta: ca 7 000 m2

Antal våningsplan: 3 st

Antal personer som arbetar i lokalerna: 350 st

Antal mötesrum: 68 st i varierande storlek (16 st för fler än 10 personer)

Antal IT arbetsplatser med koppling mot USB-C docka: 240 st

Antal touch-down arbetsplatser: ca 100 st

Trådlöst nätverk för positionering (Cisco wifi finns tillgängligt)

Tillgång finns till PoE-anslutning vid respektive mötesrum